Mai più chiavi perse: Come un'azienda di noleggio attrezzature edili ha organizzato le chiavi della sua flotta

Wiame Fils gestisce e noleggia attrezzature edili, camioncini, veicoli pesanti e altre risorse della flotta in tutte le sue operazioni. Dipendenti e autisti hanno regolarmente bisogno di ritirare e restituire le chiavi dei veicoli per noleggi, riparazioni, prestiti e incarichi quotidiani.

Prima di implementare Keycafe, l'azienda non aveva un processo coerente per organizzare questi scambi. Le chiavi venivano spesso lasciate in luoghi diversi, rendendo difficile determinare chi le avesse prese o se fossero state restituite.

L'azienda utilizzava una piccola cassetta portachiavi interna protetta da un lucchetto, insieme a un quaderno di carta. Quando un veicolo veniva assegnato, il dipendente che gestiva lo scambio doveva registrarlo manualmente. Tuttavia, se l'assistente della flotta era assente, altri dipendenti non sempre aggiornavano il quaderno.

Di conseguenza, quando l'assistente della flotta tornava, spesso non c'era alcuna registrazione affidabile che indicasse dove fosse una chiave o chi l'avesse. Ciò portava a ricerche ripetute, chiavi perse e incertezza ogni volta che il team aveva bisogno di accedere a un veicolo.

Wiame Fils aveva bisogno di un processo più chiaro e affidabile che mantenesse le sue chiavi organizzate e fornisse una cronologia accurata di ogni ritiro e restituzione.

Wiame Fils ha implementato Keycafe per creare un processo centralizzato e tracciabile per la gestione delle chiavi dei suoi veicoli. L'azienda ora utilizza il sistema durante tutto il giorno per consegnare le chiavi dei veicoli in riparazione, in prestito o restituiti.

Il sistema supporta anche le operazioni di autotrasporto pesante dell'azienda. I camion partono ogni sera e ritornano la mattina seguente. Al termine di ogni percorso, i conducenti devono restituire le loro chiavi alla Keycafe SmartBox. Se un conducente è assente il giorno successivo, la chiave rimane al sicuro e disponibile affinché un altro dipendente autorizzato possa utilizzare il veicolo.

Le consegne e le restituzioni delle chiavi vengono registrate automaticamente, eliminando la necessità di fare affidamento su note scritte a mano. Il team della flotta può consultare il sistema per vedere chi ha una chiave specifica e quando è stata ritirata o restituita.

Per facilitare l'adozione da parte del personale, ogni conducente riceve una breve formazione interna su come utilizzare Keycafe. Il processo semplice è stato rapidamente integrato nel flusso di lavoro quotidiano dell'azienda ed è stato ben accolto dai dipendenti.

Dall'installazione di Keycafe, Wiame Fils ha stabilito un processo di gestione chiavi coerente per tutte le sue operazioni quotidiane della flotta. Le chiavi non vengono più lasciate in luoghi diversi e il team non deve più dipendere da registri scritti a mano incompleti per trovarle.

Il tracciamento automatico delle attività fornisce all'azienda una panoramica accurata del suo inventario chiavi. Quando è necessario un veicolo, il team della flotta può identificare immediatamente il suo utente attuale e confermare quando la chiave è stata ritirata o restituita.

Questa visibilità ha eliminato le perdite di chiavi che l'azienda aveva precedentemente subito. Ha anche reso i veicoli più facili da riassegnare quando gli orari cambiano o un conducente è assente, aiutando la flotta a rimanere accessibile attraverso turni consecutivi.

Il processo standardizzato è stato prontamente adottato dai dipendenti. Gli autisti sanno dove le chiavi devono essere restituite, mentre i colleghi possono recuperare le chiavi dei veicoli disponibili senza doverle cercare o contattare più membri del team.

Per Nathalie Hecht, assistente della flotta, Keycafe ha eliminato gran parte dell'incertezza legata all'amministrazione della flotta. Con un registro organizzato e affidabile di ogni scambio di chiavi, può gestire la flotta con meno stress e maggiore fiducia.