Een klant belt over een gebruikte SUV die ze op uw website hebben gezien. Uw verkoper controleert het systeem, bevestigt dat deze op voorraad is en plant een proefrit voor die middag.
De klant arriveert op tijd, en dan begint de zoektocht. Iemand denkt dat de SUV naar de detailing is gegaan, maar twintig minuten later vindt een terreinmedewerker hem op het overloopterrein. De klant heeft die tijd aan een bureau doorgebracht en raakt steeds meer gefrustreerd. De tijd die bij het autobedrijf wordt doorgebracht, speelt een aanzienlijke rol in de algehele klantervaring.
De meeste dealermanagers kennen dit verhaal, omdat een variant hiervan wekelijks voorkomt. Uw voorraadsysteem is slechts zo nuttig als de informatie die erin staat, en het accuraat houden van die informatie vereist consistente inspanning. Elk voertuig moet worden gevolgd vanaf de dag van binnenkomst tot de dag van vertrek. Elke stap langs inspectie, reconditionering, detailing, foto's, proefritten en aflevering is een extra kans dat de gegevens achterop raken.
Dit is waarom het volgen van voertuigen misgaat en wat u kunt doen om dit betrouwbaarder te maken.
Waarom het volgen van de voertuigvoorraad misgaat
Uw dealermanagementsysteem (DMS) weet dat een voertuig bestaat. Het kent het chassisnummer (VIN), het voorraadnummer, de kosten en de prijs. Wat het niet altijd weet, is waar het voertuig zich op dit moment bevindt en wat ermee gebeurt.
Die kloof ontstaat door kleine dingen tijdens de dagelijkse werkzaamheden. Een monteur verplaatst een auto om ruimte te maken in de werkplaats, of een terreinmedewerker verplaatst drie voertuigen naar het achterterrein voor een aflevering. Een voertuig is klaar met reconditioneren, maar niemand werkt de status bij. Tijdens een drukke week stapelen die niet-geregistreerde verplaatsingen zich op, totdat het systeem en het fysieke terrein niet meer overeenkomen.
De meest voorkomende oorzaken zijn onder meer:
Niet-gedocumenteerde voertuigverplaatsingen: Voertuigen worden verplaatst tussen terreinen, werkplaatsen en externe opslaglocaties, maar het systeem wordt niet bijgewerkt.
Verouderde statussen: Een auto staat nog steeds gemarkeerd als "in reconditionering", ook al staat deze al dagen klaar.
Onduidelijke overdrachten: Verkoop, service en detailing denken allemaal dat iemand anders de gegevens wel bijwerkt.
Sleutels die meegenomen worden zonder registratie: Wanneer niemand registreert wie de sleutels heeft meegenomen, is het lastig te achterhalen wie het voertuig als laatste heeft gehad.
7 manieren om het volgen van uw voertuigvoorraad te verbeteren
Beter voorraadbeheer begint niet met het kopen van nieuwe software. Het begint met consistente processen die door iedereen worden gevolgd. Hulpmiddelen helpen, maar alleen als de gewoonten erachter solide zijn.
1. Maak inname het startpunt
Elk voertuig moet volledig worden geregistreerd op het moment dat het binnenkomt. Uitstellen zorgt ervoor dat voertuigen met ontbrekende gegevens in het systeem terechtkomen.
Een volledige innameregistratie moet het volgende bevatten:
Chassisnummer (VIN) en voorraadnummer
Foto's bij binnenkomst en notities over de staat van het voertuig
Aantal ontvangen sleutels en handzenders
Toegewezen parkeerlocatie
Beginstatus (zoals "in afwachting van inspectie")
2. Definieer duidelijke voorraadstatussen
Zeggen dat een voertuig "op voorraad" is, zegt uw team niet veel. Een voertuig op voorraad kan wachten op onderdelen of bij de detailer staan. Duidelijke, gedeelde statusdefinities zorgen ervoor dat iedereen direct ziet waar elk voertuig aan toe is. Houd de lijst kort, zodat medewerkers deze zonder twijfel gebruiken.
3. Geef elk voertuig een vaste plek
Een voertuig zonder vaste parkeerplek kan overal terechtkomen. Parkeren op basis van zones geeft elk deel van uw terrein een duidelijke aanduiding. Nummer de rijen en vakken waar mogelijk. Wanneer een voertuig wordt verplaatst, moet de locatie in het systeem ook worden aangepast.
4. Beheer sleutels samen met de voertuigen
Een voertuigregistratie vertelt u waar een auto zou moeten staan, maar een sleutelregistratie vertelt u wie er als laatste toegang toe had. Combineer die twee gegevens en uw team kan een voertuig veel sneller vinden.
Veel autobedrijven gebruiken nog steeds sleutelborden of papieren aftekenlijsten voor sleutelbeheer. Daarom is een upgrade naar een slim sleutelbeheersysteem zoals Keycafe noodzakelijk. Voordat ze Keycafe gingen gebruiken, bewaarde Fuji Auto sleutels in koffers, geordend op merk en op alfabetische volgorde. Omdat het proces volledig afhing van handmatige registratie, werden sleutels regelmatig in de verkeerde koffer geplaatst, per ongeluk verwisseld of raakten ze helemaal kwijt. Wanneer een sleutel ontbrak, was het onmogelijk te achterhalen wie deze had meegenomen of waar deze kon zijn.
Digitale sleutelbeheersystemen lossen dit op door elke uitgifte en inname per gebruiker en tijdstip te registreren. Deze opzet biedt een volledige toegangsgeschiedenis, waarbij elke sleuteloverdracht wordt geregistreerd met gebruiker, datum en tijdstempel.
5. Wijs verantwoordelijkheid toe bij elke overdracht
De meeste trackingfouten ontstaan wanneer een voertuig binnen het bedrijf van hand tot hand gaat. Bepaal wie verantwoordelijk is voor de update in elke fase en maak dat een vast onderdeel van de werkzaamheden. Degene die het voertuig verplaatst, werkt de locatie bij.
Sleuteloverdrachten hebben dezelfde verantwoordelijkheid nodig. Met sleutelbeheersystemen zoals Keycafe kan een verkoper een sleutel rechtstreeks overdragen aan een serviceadviseur of een andere collega, zonder deze eerst terug te moeten brengen naar het opslagsysteem. De overdracht van de sleutel wordt digitaal geregistreerd, waardoor uw team op de showroomvloer blijft en zich kan richten op de klant.
6. Meet de doorlooptijd per fase
Zodra statussen consistent worden vastgelegd, kunt u meten hoelang voertuigen in elke fase verblijven. Begin met het bepalen van uw huidige nulmeting. Bekijk vervolgens waar voertuigen het langst stilstaan.
7. Voer regelmatig terreincontroles uit
Interne terreincontroles vergelijken de gegevens in uw systeem met wat er daadwerkelijk op uw terrein staat. Roteer door delen van uw voorraad en controleer elke dag of week een andere zone. Let bij elke controle op drie zaken: of het voertuig staat waar het systeem aangeeft, of de status klopt en of de sleutels aanwezig zijn.
Wat een betere voorraadopvolging in de praktijk betekent
Wanneer uw registratie overeenkomt met uw terrein, is het verschil in het hele bedrijf merkbaar. Verkoopteams kunnen klanten nauwkeurige informatie geven over de beschikbaarheid en staat van een voertuig. Service- en reconditioneringsteams hebben duidelijk inzicht in hun werkvoorraad. Managers kunnen voorraadveroudering sneller signaleren. En voorraadaudits worden een routinecontrole in plaats van een lastminutezoektocht naar ontbrekende voertuigen.
Denk terug aan de klant die belt over de gebruikte SUV. Met nauwkeurige registratie controleert de verkoper het systeem en ziet direct dat het voertuig verkoopklaar in rij C, vak 14 staat. Uit de sleutelregistratie blijkt dat de sleutels die ochtend na het poetsen zijn ingeleverd. De SUV staat al schoongemaakt en klaar voor de deur voordat de klant überhaupt het terrein oprijdt.
Waar te beginnen
Begin met de voertuigen waarvoor klanten al langskomen. Draai aan het einde van elke dag de lijst uit van voertuigen die zijn geboekt voor proefritten en afleveringen van de volgende dag. Controleer of het voertuig staat waar het systeem aangeeft, of de status klopt en of de sleutels zijn waar ze horen te zijn.
Als sleuteloverdrachten een van uw knelpunten blijken te zijn, ontdek dan hoe digitale logboeken elke uitgifte, inname en overdracht tussen medewerkers vastleggen. Vraag een demo aan of ontvang een offerte vandaag nog en ontdek het verschil dat een slim sleutelbeheersysteem kan maken.
