We Host Group gebruikt Keycafe om het in- en uitchecken van gasten in acht gebouwen te automatiseren. Aan reserveringen gekoppelde toegangscodes, tijdgebonden afhaalmomenten en toegangsrechten per accommodatie voor schoonmakers hebben een einde gemaakt aan wachttijden bij de receptie, voorkomen dat gasten te vroeg een nog niet gerede accommodatie betreden en gezorgd dat er geen sleutels meer kwijtraken.
Bij kortetermijnverhuur zetten de eerste vijf minuten van een verblijf de toon voor alles wat volgt. Een gast die laat op de avond landt, zijn bagage naar het gebouw sleept en vervolgens bij een receptie op een sleutel moet wachten, is al gefrustreerd voordat de deur überhaupt open is. Voor verhuurders zonder personeel op locatie vormt elke sleuteloverdracht die van een ander afhangt een risico voor de gastervaring en hun beoordelingen.
We Host Group is een full-service vastgoedbeheerder voor vakantiewoningen die actief is in de hele VS. Het team van meer dan 100 professionals helpt vastgoedeigenaren hun rendement te maximaliseren door middel van volledig zorgeloos verhuurbeheer. Ze regelen alles, van dynamische prijzen en gastcommunicatie tot schoonmaak en onderhoud, met als doel om op grote schaal een ervaring van hotelkwaliteit te bieden.
Carolina Diaz, Operations Coordinator bij We Host Group, houdt toezicht op de dagelijkse stroom van gasten, schoonmakers en onderhoudspersoneel in de accommodaties van het bedrijf. We Host Group gebruikt Keycafe inmiddels al meer dan twee jaar.
Het probleem: Wachten bij de receptie
Vóór Keycafe moesten zowel de gasten als het personeel van We Host Group de sleutels rechtstreeks bij de receptie van elk gebouw opvragen. Wanneer het druk was bij de receptie, wat vaak het geval was, moesten mensen wachten.
"Vaak was het receptiepersoneel druk bezig, wat betekende dat de gasten en soms zelfs ons eigen personeel 15 tot 20 minuten moesten wachten alleen om de sleutel te krijgen," legt Carolina uit. "Dit zorgde voor veel frustratie en regelmatige klachten van gasten, omdat ze daar maar stonden te wachten op de sleutel om hun accommodatie binnen te kunnen."
Toen veranderde de situatie van de ene op de andere dag. Een gebouwbeheerder liet We Host Group weten dat het bedrijf vanaf de volgende maand zelf verantwoordelijk zou zijn voor het beheer van alle sleutels voor het in- en uitchecken.
"Dat was het keerpunt voor ons," zegt Carolina. "Als aanbieder van kortetermijnverhuur hebben we geen hosts op locatie om gasten elke keer persoonlijk te ontvangen, dus moesten we snel op zoek naar een betrouwbare en schaalbare oplossing."
Wanneer pakketkluisjes geen sleutelkluisjes zijn
In één gebouw had We Host Group al een kluisjessysteem geprobeerd. Het probleem was dat die kluisjes waren gebouwd voor pakketbezorging, niet voor sleuteloverdrachten.
Wanneer de kluisjes vol raakten, haalde het gebouwpersoneel ze leeg en verplaatste alles naar een aparte pakketruimte, inclusief de sleutels. Gasten die laat aankwamen, soms rond middernacht, voerden hun code in om er vervolgens achter te komen dat de sleutel er niet lag.
"Je kunt je voorstellen wat voor problemen we elke keer hadden," zegt Carolina. "Sinds we in dat gebouw zijn overgestapt op Keycafe, is het proces aanzienlijk verbeterd."
De oplossing: Aan reserveringen gekoppelde selfservice sleuteltoegang
We Host Group heeft Keycafe rechtstreeks gekoppeld aan hun reserveringsplatform, zodat de sleuteltoegang wordt aangemaakt op het moment dat er een boeking binnenkomt. Gasten, schoonmakers en onderhoudspersoneel gebruiken allemaal dezelfde Keycafe SmartBox, waarbij ieder alleen toegang heeft tot wat hij of zij nodig heeft.
Hoe de dagelijkse workflow verloopt
Boeking: Wanneer er een nieuwe reservering binnenkomt, wordt er automatisch een unieke toegangscode gegenereerd.
Melding aan de gast: De gast ontvangt de code vóór aankomst per bericht of e-mail.
Inchecken: Om 16:00 uur wordt de code geactiveerd en haalt de gast de sleutel op uit de Keycafe SmartBox.
Uitchecken: Aan het einde van het verblijf brengt de gast de sleutel uiterlijk om 11:00 uur terug naar dezelfde SmartBox.
Wissel: Schoonmakers halen de sleutel op voor de volgende schoonmaakronde en het onderhoudsteam gebruikt het systeem wanneer ze toegang tot een accommodatie nodig hebben.
Het systeem past zich ook aan grotere groepen aan. Wanneer vijf of zes personen een accommodatie delen en overdag verschillende schema's hebben, kunnen gasten een extra sleutel aanvragen of de kluisjes gebruiken om de toegang aan elkaar door te geven.
Resultaten: Volledige controle over elke check-in en check-out
Tijdgebonden toegang maakt een einde aan problemen met te vroeg inchecken
Voor Carolina is een van de meest waardevolle functies de mogelijkheid om precies te bepalen wanneer een code werkt. Gastcodes zijn zo ingesteld dat ze om 16:00 uur, de officiële inchecktijd, worden geactiveerd.
"Zelfs als de gast fysiek eerder bij de kluisjes staat, heeft hij of zij geen toegang tot de sleutel vóór de geplande tijd," legt ze uit. "Dit is van cruciaal belang, omdat verzoeken om vroeg in te checken voorheen voor problemen zorgden. Gasten haalden de sleutel dan te vroeg op bij de receptie en gingen de accommodaties binnen, terwijl die soms nog vies waren. Dat risico is nu volledig geëlimineerd."
Toegang per accommodatie voor schoonmaakteams
De schoonmakers van We Host Group worden gedurende de dag toegewezen aan verschillende appartementen. Met Keycafe worden toegangscodes per accommodatie toegekend, zodat elke schoonmaker alleen bij de sleutels kan van de accommodaties waarvoor hij of zij verantwoordelijk is.
"Dit minimaliseert verwarring en helpt ons om de werkzaamheden efficiënt te laten verlopen," aldus Carolina.
Een dagelijkse check-outcontrole in enkele minuten
Elke ochtend, rond 11:00 tot 11:30 uur, controleert Carolina of alle sleutels van de check-outs van die dag zijn teruggebracht. Als er een ontbreekt, kan het team direct actie ondernemen.
"Hierdoor kunnen we snel handelen en precies nagaan wat er is gebeurd, de gast bellen en vragen: 'Waar heb je de sleutel gelaten?' of 'Waar is de sleutel op dit moment?'"
Geen verloren sleutels meer
Het grootste voordeel van Keycafe is de mate van controle en inzicht die het biedt in het dagelijkse sleutelbeheer:
"Nu heb ik elke dag volledig inzicht in en controle over elke check-in en check-out, en het allerbelangrijkste: er raken geen sleutels meer kwijt," zegt ze. "Voorheen gaven gasten de sleutel gewoon af bij de receptie, en soms zei het receptiepersoneel dan: 'Nee hoor, ik heb de sleutel niet.' Met Keycafe kunnen we verifiëren wie de sleutel heeft opgehaald, wie hem heeft teruggebracht en op welk exacte tijdstip."
Van één naar acht gebouwen
Naast het financiële rendement zegt Carolina dat de grootste impact ligt in de operationele geloofwaardigheid bij gebouwbeheerders.
"We hebben aan de gebouwbeheerders kunnen laten zien dat we onze gasten zelfstandig kunnen beheren zonder de werkzaamheden van de receptie te verstoren," legt ze uit. "Dat is echt belangrijk. We zijn begonnen met één gebouw en inmiddels hebben we het systeem in acht gebouwen geïmplementeerd."
Die staat van dienst heeft de samenwerking van We Host Group met de gebouwen waarin het bedrijf actief is, versterkt.
"We hebben een sterke relatie opgebouwd met die gebouwen, en dat is nog waardevoller dan financieel rendement."
Een schaalbare oplossing voor aanbieders van kortetermijnverhuur
Voor bedrijven die een oplossing voor sleutelbeheer overwegen, benadrukt Carolina een aantal belangrijke voordelen:
"Het is een uitstekende oplossing, vooral voor aanbieders van kortetermijnverhuur. Het is eenvoudig, het is schaalbaar en het past zich aan verschillende soorten vastgoed aan, waaronder woongebouwen, huizen of zelfs magazijnen. Als het op de juiste manier wordt geïmplementeerd, kan het je bedrijfsvoering echt naar een hoger niveau tillen en je bedrijf helpen groeien, net zoals het voor ons heeft gedaan."
Belangrijkste inzichten voor aanbieders van kortetermijnverhuur
Haal de receptie tussen de sleuteloverdracht uit. Selfservice voor het ophalen van sleutels betekent dat gasten nooit op drukbezette gebouwmedewerkers hoeven te wachten om aan hun verblijf te beginnen.
Koppel sleutels aan je reserveringsplatform. Codes die automatisch vanuit boekingen worden gegenereerd, maken een einde aan het handmatig instellen voor elk verblijf.
Koppel toegang aan de inchecktijd. Tijdgebonden codes voorkomen dat gasten accommodaties betreden voordat de schoonmaak is afgerond.
Wijs toegang voor schoonmakers toe per accommodatie. Elk teamlid heeft alleen toegang tot de sleutels van de accommodaties waarvoor hij of zij verantwoordelijk is.
Controleer elke ochtend de ingeleverde sleutels. Met een snelle dagelijkse controle na het uitchecken kun je direct contact opnemen met gasten voordat een ontbrekende sleutel een probleem wordt.
Gebruik betrouwbaarheid om te groeien. Door te bewijzen dat je check-ins zelfstandig kunt afhandelen, bouw je vertrouwen op bij gebouwbeheerders en open je de deur naar nieuwe panden.
Ontdek hoe Keycafe jouw kortetermijnverhuurbedrijf kan helpen bij het automatiseren van check-ins voor gasten en het behouden van overzicht over elke sleutel.
