Clamens & STPSClamens & STPS realiseren volledige sleuteltraceerbaarheid van het wagenpark voor openbare werken.
“Keycafe heeft ons geholpen sleutelbeheer te beveiligen en te vereenvoudigen, terwijl het een betrouwbare, snelle en gebruiksvriendelijke oplossing biedt voor al onze gebruikers.”
Jean-Baptiste Bessonnet
Systeem- en netwerkbeheerder
Over Clamens en STPS
Clamens en STPS, onderdeel van de Ensis Groep, zijn actief in de recycling van bouwmaterialen en grond-, weg- en waterbouw. Gevestigd in Villeparisis, Frankrijk, beheren zij een wagenpark van 93 voertuigen die worden ingezet in de regio Île-de-France voor infrastructuur- en nutsprojecten.
Gideon is Product Marketing Manager bij Keycafe, waar hij bedrijven helpt de voordelen van een slim sleutelbeheersysteem te begrijpen.
Uitdaging
Ensis Groupe, gevestigd in Villeparisis, Frankrijk, exploiteert een divers wagenpark verdeeld over zijn dochterondernemingen: Clamens, dat bouwmaterialen recyclet, en STPS, een grondverzetbedrijf dat grote nutsbedrijven bedient zoals GRDF (Gaz Réseau Distribution France) en EDF (Électricité de France). Met meer dan 90 voertuigen en 480 werknemers vereisen hun activiteiten dagelijkse coördinatie tussen chauffeurs, monteurs en managers over meerdere afdelingen en diensten heen, inclusief nacht- en noodoproepdiensten.
Het bedrijf vertrouwde op een handmatig proces voor het beheer van voertuigsleutels, met behulp van een fysiek bord en kantoorkluisjes. Chauffeurs lieten de sleutels vaak achter op informele plaatsen, vergaten ze terug te brengen, of gaven ze door, wat onzekerheid creëerde over de beschikbaarheid van voertuigen. Wanneer een vrachtwagen opnieuw toegewezen, gerepareerd of met spoed verzonden moest worden, leidde het niet weten waar de sleutel was (of zelfs of deze wel ter plaatse was) tot vertragingen, interne frictie en dienstverstoringen.
Pijnpunten
- Gebrek aan traceerbaarheid — Sleutels werden vaak informeel uitgewisseld tussen chauffeurs zonder registratie, wat het moeilijk maakte om het voertuiggebruik bij te houden en verantwoording te waarborgen.
- Niet ingeleverde of kwijtgeraakte sleutels — Sleutels werden achtergelaten in persoonlijke kluisjes of helemaal niet teruggebracht, wat de herindeling van voertuigen vertraagde en werkplaatsplanningen verstoorde.
- Ongecontroleerde Toegang — Sleutelbeheer was afhankelijk van open borden of onbeveiligde inleverpunten, zonder de mogelijkheid om toegang te beperken per rol, voertuig of tijdstip van de dag.
- Administratieve last — Wagenparkbeheerders moesten vaak handmatig sleutelgerelateerde problemen oplossen, wat tijdrovende taken toevoegde aan hun dagelijkse verantwoordelijkheden.
Oplossing
Om structuur en veiligheid in hun sleutelbeheer te brengen, heeft Ensis Groupe Keycafe SmartBox-systemen geïmplementeerd binnen hun vestigingen van Clamens en STPS. Chauffeurs, werkplaatspersoneel en dispatchmanagers gebruiken het systeem nu dagelijks om sleutels op te halen en terug te brengen via veilige, geregistreerde toegang.
Elke gebruiker krijgt een unieke pincode toegewezen die gekoppeld is aan specifieke rechten op basis van hun rol en verantwoordelijkheden. Zo zien chauffeurs bijvoorbeeld alleen sleutels die relevant zijn voor hun toegewezen voertuigen, met toegang beperkt tot bepaalde tijdvensters. Werkplaatsteams kunnen elke sleutel ophalen die ze nodig hebben voor onderhoud, terwijl dispatchers op afstand toegang kunnen verlenen of intrekken via de Keycafe app.
Deze configuratie zorgt ervoor dat alleen geautoriseerd personeel sleutels beheert, met volledig inzicht in elke transactie. Het SmartBox-systeem verving informele praktijken door een gestandaardiseerde, controleerbare workflow; waardoor de veiligheid, verantwoording en operationele controle verbeterden.
Clamens en STPS implementatie
- Op rollen gebaseerde toegangscontrole — Elke gebruiker wordt aan het Keycafe-systeem toegevoegd met specifieke rechten op basis van hun rol; zoals chauffeurs, werkplaatspersoneel of managers, waardoor de toegang wordt beperkt tot alleen de sleutels die zij nodig hebben.
- Geplande Toegangstijdvakken — Toegangstijden worden afgestemd op de dienst of verantwoordelijkheden van elke gebruiker, zodat sleutels alleen beschikbaar zijn wanneer nodig en het toezicht wordt verbeterd.
- Afstandsbeheer — Dispatchers en IT-medewerkers gebruiken de Keycafe app op hun telefoons en computers om toegang te beheren en problemen op te lossen in realtime, zelfs buiten werktijden.
- Afdelingsoverschrijdend gedeeld gebruik — Naast chauffeurs vertrouwen het werkplaatsteam en het nachtploegpersoneel op het systeem om voertuigsleutels op te halen zonder collega's of supervisors te hoeven opsporen.
“We kunnen de reis van de sleutel duidelijk volgen in realtime. In de app kan ik zien wanneer deze is ingelegd, wanneer deze is uitgenomen en door wie. Dat is belangrijk.”
Resultaat
Na de implementatie van Keycafe binnen hun activiteiten in Villeparisis, heeft Ensis Groupe een complete transformatie bewerkstelligd in de manier waarop sleutels worden beheerd door chauffeurs, managers en werkplaatspersoneel. Informele overdrachten en onbeveiligde opslagmethoden werden vervangen door een gestructureerd, traceerbaar systeem dat gebruikers in staat stelde om zelfstandig toegang te krijgen tot de sleutels die ze nodig hadden, terwijl beheerders volledige controle behielden over machtigingen en toegangstijden. Dit was bijzonder waardevol voor nacht- en weekenddiensten, waar oproepteams sleutels zonder vertraging konden ophalen en de werkzaamheden konden voortzetten zonder dat managementondersteuning ter plaatse nodig was.
Het nieuwe systeem verbeterde ook de coördinatie tussen teams. Dispatchers kunnen voertuigen snel opnieuw toewijzen op basis van beschikbaarheid, en onderhoudspersoneel kan sleutels ophalen voor reparaties indien nodig, alles zonder de workflows te onderbreken. Met duidelijke procedures en gecentraliseerde toegang werd sleutelbeheer sneller, veiliger en aanzienlijk betrouwbaarder voor alle betrokkenen.
Het Resultaat
- Volledige Systeemadoptie — 100% van de sleutels worden nu ingeleverd en opgehaald via Keycafe, waardoor informele uitwisselingen tussen medewerkers worden voorkomen.
- Drastische vermindering van sleutelverlies — Een afname van meer dan 80% in verloren of vergeten sleutels, waardoor de dagelijkse betrouwbaarheid aanzienlijk verbetert.
- Tijdsbesparing in de dagelijkse bedrijfsvoering — Een geschatte tijdsbesparing van 30% op het beheer van sleuteltoegang en coördinatie.
- Verbeterde Zichtbaarheid en Verantwoording — Realtime tracking van sleutelbewegingen garandeert veilige toegang en ondersteunt intern toezicht.
Personaliseer uw oplossing nu
Configureer en schaf uw slimme sleutelbeheersysteem binnen enkele minuten aan. Onze onboarding specialisten werken met u samen om uw oplossing in te richten en het succes ervan te waarborgen. Mocht Keycafe toch niet de juiste oplossing voor uw bedrijf zijn, dan kunt u het tot 45 dagen lang retourneren voor een volledige terugbetaling!
U bent wellicht ook geïnteresseerd in
Hoe Assia UNA Voertuigsleutelbeheer Beveiligde en Structureerde Over 4 Locaties
Lees de casestudy
Hoe SunVena Solar de verantwoording voor hun wagenpark herwon met Keycafe
Lees de casestudy