Kindergarten Sumire Boosts Accountability by Integrating Keycafe Notifications into Slack

Beheerd door Sociale Welzijnsorganisatie Nagatanagasaki, is Kleuterschool Sumire een voorschools en naschools programma gericht op emotionele ontwikkeling voor kinderen van 0-5 jaar. De organisatie beschouwt zichzelf als het tweede thuis voor jonge kinderen, en biedt lessen in Engels spreken/luisteren, voeding via kooklessen, Eisar-lessen (traditionele dans van de Okinawa-eilanden) en kunstprogramma's. Kleuterschool Sumire stelt werkende ouders centraal, en streeft er altijd naar de ouders te ondersteunen terwijl het educatieve diensten aan de kinderen biedt.

Bij de kleuterschool ligt de operationele focus op het verbeteren van efficiëntie en veiligheid door middel van informatie- en communicatietechnologie. Om dit te bereiken, krijgt elk personeelslid een iPad om diverse taken uit te voeren. Keycafe werd aanvankelijk geïntroduceerd om sleuteluitwisselingen tussen leerkrachten van vroege en late diensten te vergemakkelijken, en om verantwoording af te leggen voor het gebruik van sleutels voor gevoelige ruimtes en voertuigen.

Sleutels voor toegangsdeuren, beveiligingssloten, voertuigen en een magazijn worden allemaal bewaard in de SmartBox van Kinderdagverblijf Sumire. Alle medewerkers zijn geregistreerd met hun eigen Keycafe-account, en toegang tot groepen sleutels wordt ingesteld op basis van de anciënniteit en verantwoordelijkheden van het personeel. Zo hebben bijvoorbeeld alleen chauffeurs en andere medewerkers die periodiek moeten rijden toegang tot voertuigsleutels, wat ongeoorloofde toegang tot schoolbussen en andere voertuigen voorkomt. Op dezelfde manier zijn sleutels voor gevoelige delen van de campus alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel met de vereiste bevoegdheid.

Medewerkers gebruiken de Keycafe-app op hun iPads om het ophalen en terugbrengen van sleutels bij de SmartBox te starten, en om de live status van elke sleutel te controleren. Dit stelt hen in staat om te zien of een sleutel beschikbaar of in gebruik is voordat ze proberen een sleutel op te halen. Keycafe biedt ook logboeken die laten zien wie een sleutel het laatst heeft gebruikt en op welk tijdstip, zodat zoekgeraakte sleutels altijd kunnen worden opgespoord.

Voordat Keycafe werd geïmplementeerd, centraliseerde Kinderdagverblijf Sumire meldingen van verschillende software in Slack, dus gebruikten ze vanzelfsprekend de eenvoudige API van Keycafe om meldingen voor sleutelbeheer op dezelfde manier te integreren. Dit stelde het hele team in staat om altijd de meest recente informatie te hebben over de locatie of status van elke sleutel.

Sinds de implementatie van Keycafe heeft Kleuterschool Sumire aanzienlijke verbeteringen ervaren in de efficiëntie van sleutelbeheer. Met de Keycafe SmartBox en app op hun iPads hebben medewerkers snel toegang tot de sleutels die ze nodig hebben, waardoor er geen tijd meer verloren gaat met het zoeken naar zoekgeraakte sleutels. Het transparante beheersysteem, met realtime tracking en gebruikerslogboeken, heeft een cultuur van verantwoordelijkheid gecreëerd onder medewerkers, wat heeft geresulteerd in minder verloren of zoekgeraakte sleutels en een verhoogde algehele operationele efficiëntie. Toegang tot de gevoelige ruimtes en voertuigen van de school is nu strikt beperkt tot geautoriseerd personeel, waardoor risico's die gepaard gaan met ongeoorloofd gebruik worden verminderd.

De integratie van de Keycafe API met het Slack-communicatieplatform van de school heeft gezorgd voor naadloze coördinatie binnen het team. Elke beweging van sleutels wordt direct gecommuniceerd naar het hele team, wat de verantwoordelijkheid van elk lid verder vergroot. Dit systeem maakt ook snelle reactie mogelijk in geval van nood of ongebruikelijke sleutelactiviteit, wat bijdraagt aan de algehele beveiliging en efficiënte werking van de kleuterschool. Met Keycafe heeft Kleuterschool Sumire haar doel bereikt om technologie in te zetten om zowel de efficiëntie als de veiligheid van haar activiteiten te verbeteren, wat meer geruststelling biedt voor zowel medewerkers als ouders.

“Naast het dagelijkse ophalen en inleveren van sleutels, verliep ook het aanmaken en beëindigen van sleuteltoegang bij vertrek of indiensttreding van personeel veel soepeler. Dit was een onverwachte bonus,” aldus de heer Momoo, algemeen directeur van de kleuterschool.