Se você é um gestor de propriedades encarregado de lidar com os imóveis de seus clientes, cuidar das chaves de forma organizada é provavelmente uma prioridade máxima. Um sistema moderno de gestão de chaves não apenas simplifica a administração, mas também aumenta a eficiência geral do seu negócio.
Aqui, vamos falar sobre por que qualquer empresa de gestão de propriedades multifamiliares precisa investir em um sistema de chaves robusto. Continue lendo para aprender os fundamentos da gestão moderna de chaves e por que é importante para você fazer a transição o mais rápido possível.
Mantenha o Controle do Inventário de Chaves
Tradicionalmente, os gestores de propriedades utilizavam caixas, armários ou cofres para gerenciar fisicamente as chaves. Funcionários e inquilinos podiam colocar as chaves nesses compartimentos. No entanto, isso não é seguro, pois indivíduos não autorizados podem facilmente arrombar fechaduras e furtar de caixas de segurança.
Sistemas de gestão de chaves conectados à nuvem são uma alternativa moderna. Eles permitem que você rastreie as chaves dos imóveis de seus clientes a partir de um painel online. Cada chave é identificada com um **NFC fob** exclusivo que é escaneado quando a chave é retirada e devolvida.
De qualquer dispositivo, você pode ter uma visão clara do status de cada chave. Você pode ver quem pegou uma chave pela última vez e qual é a cadeia de custódia de cada chave. Você também pode organizar as chaves em grupos e gerenciar vários locais para garantir que você possa monitorar todas as chaves de seus clientes.
Maior Controle
Rastrear suas chaves proporciona a você e seus clientes tranquilidade. Também garante que você não perca chaves e que elas não caiam em mãos erradas. É um ótimo primeiro passo para gerenciar chaves de forma eficiente devido ao conhecimento que ele lhe oferece.
No entanto, esse conhecimento seria inútil sem o controle que um sistema de gestão de chaves de propriedades oferece. Você pode controlar quem tem permissão para acessar as chaves a partir do seu painel desktop ou móvel. Isso significa que você pode atribuir chaves a inquilinos específicos, hóspedes de curto prazo ou equipe de manutenção para fornecer-lhes acesso exclusivo a salas e áreas restritas.
Capacidades de Acesso Único
Você também pode conceder acesso com restrição de tempo a certos indivíduos. Alguns prestadores de serviços, como a equipe de limpeza e profissionais de manutenção, só precisam de acesso ao edifício em determinados horários. Você pode configurar permissões para que as chaves só possam ser acessadas durante o horário predeterminado. Não há necessidade de se preocupar com chaves sendo usadas fora do horário de trabalho.
Um serviço totalmente conectado à nuvem permite que você controle seu inventário de chaves em tempo real. Você não precisa se preocupar em ser pego de surpresa por um pedido de acesso súbito e urgente e ter que correr de volta ao local. O controle completo está a um simples clique de um botão.
Isso também significa que é fácil para você fornecer acesso único a um espaço para certas pessoas. Por exemplo, se você tiver alguém vindo para reparar um problema em um imóvel ou substituir eletrodomésticos, eles podem precisar de uma chave para fácil acesso à área. Você pode criar o acesso com pouco ou nenhum aviso, e o prestador de serviços pode pegar a chave por conta própria, sem a necessidade de funcionários no local.
Quando concluírem o trabalho, eles podem devolver a chave por conta própria, novamente sem a necessidade de funcionários supervisionando a entrega. Esta é uma maneira simples e eficaz de saber quem tem acesso à sua propriedade o tempo todo.
Apresentações de Imóveis Mais Simples
Um bom sistema de gestão de chaves também permite apresentações de propriedades autoguiadas e sem contato. Isso se tornou extremamente popular em um mundo pós-COVID. Considerando que os tours sem contato limitam a propagação de germes e permitem que potenciais inquilinos visitem a propriedade em seu próprio horário, esta pode ser uma excelente característica a ser oferecida.
Com o **Keycafe**, inquilinos pré-aprovados podem retirar as chaves por conta própria. Você, como gestor da propriedade, pode aprovar o uso das chaves por inquilinos e/ou seus corretores que visitam o apartamento. Eles podem então ver a propriedade em seu próprio ritmo antes de devolver as chaves por conta própria.
Potenciais inquilinos podem ver a propriedade pessoalmente, em vez de online. Isso aumenta suas taxas de satisfação e a probabilidade de encontrar bons inquilinos. As pessoas terão mais confiança em suas decisões de assinar um contrato de aluguel.
Uma vez que você receberá um alerta quando a chave for devolvida (ou quando a chave não for devolvida a tempo), você pode garantir que as apresentações da propriedade estejam ocorrendo conforme o cronograma de qualquer lugar do mundo.
Maior Responsabilidade
Organizar chaves para gestores de propriedades é importante por muitas razões, mas também pode ser uma questão legal. Ao trabalhar com um sistema de gestão de chaves, você elimina a necessidade de caixas de segurança individuais. Em muitos casos, essas caixas não são apenas desagradáveis à vista – elas também são ilegais em muitos municípios.
Sistemas de gestão de chaves aumentam a responsabilidade legal da sua empresa de gestão de propriedades. As chaves são armazenadas, gerenciadas e distribuídas dentro dos limites legais.
Eles também responsabilizam funcionários e hóspedes pelas chaves que lhes é permitido usar.
Funcionários e visitantes não podem sair com chaves sem consequências. Se o fizerem, você pode ver que eles foram o último usuário a acessar uma chave. Cada retirada e devolução de chave é necessariamente registrada com o horário e o local em que ocorreu, juntamente com a identidade do usuário que pegou a chave.
As informações do usuário também são claramente acessíveis a partir do painel do **Keycafe**. Isso significa que aqueles que pegam as chaves serão sempre responsabilizados por devolvê-las. Você não precisa se preocupar com roubo ou pessoas as levando acidentalmente.
Invista em um Sistema de Gestão de Chaves Hoje
Um sistema de gestão de chaves é essencial para todos os gestores de propriedades. Agora que você conhece os fundamentos desses sistemas, é hora de começar a procurar as melhores soluções para o seu negócio de gestão de propriedades.
**Keycafe** está empenhado em gerenciar frotas de chaves para seu edifício, inquilinos e funcionários. Entre em contato com nossos especialistas para quaisquer perguntas restantes e solicite um orçamento para seu novo sistema de gestão de chaves hoje mesmo.
