Se a sua empresa utiliza múltiplos conjuntos de chaves e gere funcionários com vários níveis de acesso, um sistema de gestão de chaves é essencial. Mas o que é um sistema de gestão de chaves? E como ele ajuda?
Hoje, vamos explorar os pontos mais importantes dos sistemas de gestão de chaves empresariais e falar sobre como eles podem ajudá-lo a simplificar o acesso, melhorar a responsabilização e reduzir riscos nas suas operações diárias.
Quem Precisa de um Sistema de Gestão de Chaves?
A gestão de chaves é essencial em qualquer organização que gere múltiplas chaves ou conjuntos de chaves utilizados por vários indivíduos.
Quanto mais pessoas e chaves precisar de gerir, mais complexo se torna o processo. Um sistema de gestão de chaves garante que apenas as pessoas certas têm acesso no momento certo e ajuda-o a saber quem tem chaves em sua posse.
Os tipos de negócios que utilizam ou necessitam de gestão de chaves incluem concessionárias de automóveis, empresas de gestão de propriedades, operadores de alugueres de curta duração (STRs), empresas de construção, fornecedores de logística, gestores de instalações, hotéis, agências de aluguer de automóveis, frotas de veículos governamentais, universidades e dezenas de outras indústrias e casos de uso.
O Que Faz um Sistema de Gestão de Chaves?
Um sistema de gestão de chaves facilita a recolha e devolução de chaves num local específico sem a necessidade de supervisão de pessoal, garantindo um alto nível de responsabilização.
Um sistema de gestão de chaves mantém as chaves num local central e acessível e permite atribuir permissões para que apenas utilizadores autorizados possam levantar as chaves. Uma aplicação de software baseada na cloud controla o acesso, fornecendo-lhe o histórico de acesso para cada chave e cada utilizador em tempo real, simplificando e automatizando a gestão de chaves mesmo em múltiplos locais e propriedades.
Os gestores podem definir permissões remotamente com base em cartões de acesso, códigos PIN únicos, prazos e outros parâmetros para garantir que apenas certas pessoas podem aceder às chaves e que as chaves de ativos críticos estão sempre disponíveis em coordenação com as operações da empresa. Dependendo do nível das necessidades da sua organização, os sistemas de gestão de chaves podem ser integrados com a infraestrutura de TI e fluxos de trabalho da empresa.
Benefícios de um Sistema de Gestão de Chaves
Um sistema de gestão de chaves automatiza e simplifica o que tipicamente seria um processo complicado, ineficiente e demorado na empresa. Aqui estão apenas alguns dos benefícios.
Redução dos custos de substituição de chaves perdidas. Saberá sempre quem levantou as chaves, facilitando a sua localização quando necessário.
Chega de procurar chaves, pois ficam guardadas no seu próprio compartimento único até serem levantadas pelo pessoal designado.
Atribua permissões complexas para grupos, departamentos, etc., garantindo que apenas pessoas autorizadas têm acesso às chaves. As permissões podem ser revogadas ou alteradas a qualquer momento.
Controle tudo a partir da cloud em tempo real. Os sistemas de gestão de chaves permitem a gestão remota, garantindo um processo simples e fiável. Os intervenientes podem visualizar o seu inventário e estado das chaves a partir de uma única fonte de verdade.
Poupa tempo e dinheiro, elimina erros. A gestão de chaves remota e automatizada elimina a necessidade de pessoal 24 horas por dia para facilitar ou registar as trocas de chaves.
Tipos de Sistemas de Gestão de Chaves
Os sistemas de gestão de chaves têm sido utilizados há décadas, de uma forma ou de outra. Aqui estão os tipos mais comuns de sistemas de gestão de chaves manuais e baseados em tecnologia:
Quadro de chaves (Pegboard). Todas as chaves são visíveis e penduradas num quadro que pode ser aberto ou fechado. Verá este método utilizado em alguns parques de estacionamento, oficinas de automóveis, cabines, instalações de armazenamento e muito mais.
Armários. As chaves são guardadas dentro de armários, muito parecido com o método do quadro de chaves, mas geralmente fechados à chave.
Estilo cacifo. Cada chave está trancada num compartimento individual, de modo que apenas a chave a ser acedida é visível. Não há confusão sobre qual chave levar, e tem uma aparência mais limpa para aplicações de atendimento ao cliente usando este método.
Não baseado na cloud. Caixas de gestão de chaves programáveis, geralmente acedidas com um código ou uma chave física. Embora alguns dados possam ser reportados a software local não conectado, não pode ser gerido remotamente e ainda requer intervenção direta do operador.
Gestão de chaves baseada na cloud é um sistema SmartBox conectado à internet que permite gestão remota, automação e acesso baseado em permissões.
Como Escolher o Melhor Sistema de Gestão de Chaves para o Seu Negócio
O sistema de gestão de chaves certo pode ajudá-lo a reduzir custos, automatizar e simplificar processos, e obter novas eficiências que agregam valor ao utilizador final — e ao resultado financeiro. Ao escolher o sistema de gestão de chaves certo para si, considere as suas necessidades e prioridades, quem utilizará o sistema e quão fácil é gerir o fluxo de trabalho.
Aqui estão algumas coisas a considerar:
Como é o sistema controlado? Requer entrada manual no ponto de uso, exigindo que o pessoal visite fisicamente o local do cacifo, ou pode ser gerido online de qualquer lugar?
Que tipos de níveis de permissão oferece? Alguns sistemas têm apenas PINs simples baseados na chave, permitindo que qualquer pessoa com esse PIN aceda a essa chave. Outros baseiam as permissões no utilizador, permitindo controlo de acesso minuto a minuto a qualquer chave individual por qualquer utilizador.
Facilidade de uso. Quanto mais utilizadores precisarem de aceder ao sistema, mais simples ele precisa de ser. Garanta que o processo é suficientemente direto para que qualquer pessoa o possa usar.
Suporte ao cliente. Quais são as suas opções de serviço e suporte ao cliente? Se algo correr mal, precisa de poder contactar uma pessoa em direto 24/7.
Como acede às chaves? Alguns sistemas oferecem múltiplas opções de acesso via crachá de utilizador, fob, PIN, aplicação móvel e autenticação de dois fatores (2FA), enquanto outros sistemas usam códigos PIN universais para todas as chaves.
Opções de personalização. Não há duas empresas que operem exatamente da mesma forma. Certifique-se de que o sistema de gestão de chaves que escolher simplifica ou é fácil de integrar com o seu fluxo de trabalho atual. É bom obter uma consulta para entender exatamente como precisa de gerir as chaves, garantindo que obtém um sistema que lhe trará o retorno mais rápido sobre o investimento.
Quantas chaves a sua empresa utiliza? Um sistema de gestão de chaves modular oferece maior capacidade e é mais fácil de escalar à medida que cresce.
Que tipos de chaves precisa de armazenar? Por exemplo, usa cartões-chave? Fobs de carro? Grandes porta-chaves? Alguns sistemas são mais adequados para armazenar conjuntos de chaves maiores, mantendo-se arrumados e organizados.
As suas necessidades de gestão de chaves são apenas para uso interno do pessoal ou são direcionadas ao cliente? Alguns sistemas de gestão de chaves são mais fáceis de entender e usar para utilizadores únicos, clientes e público em geral.
Preocupações com o custo. Alguns sistemas de gestão de chaves vêm com um grande custo inicial, enquanto outros têm custos de arranque menores e taxas de subscrição contínuas.
A aparência externa é uma preocupação? Se estiver a instalar o sistema de gestão de chaves no exterior ou para uso do cliente, o aspeto da caixa alinha-se com a sua marca? A sua aparência pode ser personalizada ou ter a marca da empresa?
Opções de integração. O sistema de gestão de chaves pode integrar-se com a sua pilha de software existente para automatizar fluxos de trabalho?
Esperamos que tenha obtido alguma perspetiva sobre os benefícios dos sistemas de gestão de chaves habilitados por software e como eles podem ajudar o seu negócio.
A Keycafe oferece gestão remota completa de chaves através de uma aplicação móvel ou desktop muito fácil de usar. A Keycafe oferece uma gama completa de tipos de permissão, desde códigos de chave simples atribuídos a uma chave até códigos de utilizador que limitam o acesso por tempo ou número de chaves. A Keycafe também oferece a opção de usar autenticação de dois fatores para maior tranquilidade. O sistema de cacifo de chaves Keycafe, denominado “SmartBox”, garante que cada conjunto de chaves fica oculto da vista e impede o acesso não autorizado.
Uma consulta com um representante de conta Keycafe irá fornecer-lhe o conhecimento de qual fluxo de trabalho é mais adequado para a sua organização, para que possa tirar o máximo proveito do sistema. Contacte-nos hoje mesmo, e vamos iniciar a conversa.
