Jardim de Infância Sumire Melhora a Prestação de Contas ao Integrar as Notificações Keycafe no Slack

Gerido pela Corporação de Bem-Estar Social Nagatanagasaki, o Jardim de Infância Sumire é um programa de educação infantil e atividades extracurriculares focado no desenvolvimento emocional para crianças de 0 a 5 anos. A instituição orgulha-se de ser o segundo lar para crianças pequenas, oferecendo aulas de conversação e compreensão em inglês, nutrição através de aulas de culinária, aulas de Eisar (dança tradicional das ilhas de Okinawa) e currículos de arte. O Jardim de Infância Sumire prioriza os pais que trabalham, sempre se esforçando para beneficiá-los enquanto oferece serviços educacionais às crianças.

No jardim de infância, o foco operacional está na melhoria da eficiência e segurança através da tecnologia da informação e comunicação. Para isso, cada membro da equipa recebe um iPad para realizar diversas tarefas. O Keycafe foi inicialmente introduzido para facilitar a troca de chaves entre os professores dos turnos da manhã e da tarde, e para implementar a responsabilização pelo uso das chaves para áreas sensíveis e veículos.

Chaves para portas de entrada, fechaduras de segurança, veículos e um armazém estão todas armazenadas na SmartBox do Jardim de Infância Sumire. Todos os funcionários estão registados com a sua própria conta Keycafe, e o acesso a grupos de chaves é definido de acordo com a antiguidade e responsabilidades dos funcionários. Por exemplo, apenas os motoristas e outros funcionários que necessitam periodicamente de conduzir têm permissão para as chaves dos veículos, impedindo o acesso não autorizado a autocarros escolares e outros veículos. Da mesma forma, as chaves para áreas sensíveis do campus são acessíveis apenas a funcionários autorizados com a devida autorização.

Os funcionários utilizam a aplicação Keycafe nos seus iPads para iniciar levantamentos e devoluções de chaves na SmartBox, e para verificar o estado em tempo real de qualquer chave. Isto permite-lhes ver se uma chave está disponível ou em uso antes de tentarem levantar uma chave. A Keycafe também fornece registos que mostram quem usou uma chave pela última vez e a que horas, para que as chaves extraviadas possam sempre ser localizadas.

Antes de implementar a Keycafe, o Jardim de Infância Sumire centralizava as notificações de vários softwares no Slack, pelo que, naturalmente, utilizaram a API simples da Keycafe para integrar as notificações de gestão de chaves da mesma forma. Isto permitiu a toda a equipa ter sempre as informações mais recentes sobre a localização ou estado de qualquer chave.

Desde a implementação do Keycafe, o Jardim de Infância Sumire tem experimentado melhorias significativas na eficiência da gestão de chaves. Com o Keycafe SmartBox e o aplicativo em seus iPads, os membros da equipe podem acessar rapidamente as chaves de que precisam, eliminando o tempo perdido procurando chaves extraviadas. O sistema de gestão transparente, com rastreamento em tempo real e registros de usuários, criou uma cultura de responsabilização entre os membros da equipe, o que resultou em menos chaves perdidas ou extraviadas e aumentou a eficiência operacional geral. O acesso a áreas sensíveis e veículos da escola agora é estritamente limitado a pessoal autorizado, reduzindo os riscos associados ao uso não autorizado.

A integração da API do Keycafe com a plataforma de comunicação Slack da escola facilitou a coordenação contínua entre a equipe. Qualquer movimentação de chaves é instantaneamente comunicada a toda a equipe, aumentando ainda mais a responsabilização de cada membro. Este sistema também permite uma resposta rápida em casos de emergências ou atividade incomum de chaves, o que contribui para a segurança geral e a operação eficiente do jardim de infância. Com o Keycafe, o Jardim de Infância Sumire alcançou seu objetivo de alavancar a tecnologia para impulsionar tanto a eficiência quanto a segurança em suas operações, oferecendo mais tranquilidade para a equipe e os pais.

“Além das retiradas e devoluções diárias de chaves, a criação e o encerramento do acesso a chaves quando a equipe saía ou entrava se tornou muito mais fácil. Este foi um bônus inesperado,” disse o Sr. Momoo, Diretor Administrativo do jardim de infância.