Como a Assia UNA Garantiu e Estruturou a Gestão de Chaves de Veículos em 4 Localizações

À medida que a Assia UNA expandia seus serviços de assistência domiciliar, o gerenciamento do acesso à sua frota de veículos tornou-se cada vez mais complexo. Com até 100 veículos distribuídos em quatro filiais de serviço separadas, a coordenação e a supervisão eram cruciais para as operações diárias.

Anteriormente, não havia um sistema estruturado de gerenciamento de chaves em vigor. As chaves dos veículos eram livremente acessíveis, sem rastreamento ou responsabilização. Embora gerenciável em menor escala, essa abordagem rapidamente se tornou insustentável à medida que a organização se expandia para além de 500 funcionários.

Todas as manhãs, cuidadores e enfermeiros precisavam pegar as chaves dos veículos antes de sair para suas rondas. Alguns veículos eram mantidos por vários dias consecutivos, dependendo dos horários. Sem visibilidade em tempo real, os gerentes não tinham uma maneira clara de saber quem estava com qual veículo em um dado momento.

Essa falta de controle gerou tanto ineficiências operacionais quanto preocupações de segurança, especialmente com trabalhadores temporários, substituições e funcionários de curto prazo que necessitavam de acesso. Gerenciar chaves em quatro locais independentes aumentou ainda mais o desafio logístico.

A Assia UNA precisava de um sistema seguro, estruturado e fácil de usar, capaz de trazer visibilidade e consistência ao gerenciamento de veículos em todos os locais.

Após uma análise de mercado abrangente de fornecedores de sistemas de gestão de chaves, a Assia UNA selecionou a Keycafe pelo seu equilíbrio entre simplicidade, funcionalidade e custo-benefício. SmartBoxes foram implementadas em todas as quatro filiais de serviço, padronizando a gestão de chaves em toda a organização. Cada chave de veículo é armazenada com segurança numa SmartBox e organizada por filial de serviço e departamento, garantindo que os funcionários apenas acessem os veículos atribuídos à sua equipa.

As permissões de acesso são geridas diretamente através da plataforma. Os administradores atribuem direitos de usuário com base na função e no departamento, com a capacidade de conceder, modificar ou revogar o acesso em apenas alguns cliques: Um recurso essencial para trabalhadores temporários e pessoal de substituição. Cada enfermeiro ou cuidador recebe um código de acesso pessoal; ao chegar, inserem o seu código na SmartBox, visualizam os veículos que estão autorizados a utilizar, e o compartimento correspondente abre automaticamente em segundos, sem supervisão gerencial.

Se um veículo permanecer atribuído por vários dias, o sistema continua a rastrear a alocação em tempo real. Os gestores podem ver instantaneamente quem está com qual veículo, quando foi retirado e se foi devolvido. Esta configuração estruturada combina a autonomia do pessoal com a supervisão centralizada, oferecendo uma solução escalável, segura e intuitiva que apoia as operações diárias, ao mesmo tempo que acomoda o crescimento futuro.

A implementação do Keycafe proporcionou estrutura e controlo imediatos às operações de veículos da Assia UNA. O que antes era um sistema de acesso aberto está agora totalmente organizado, seguro e rastreável em todas as quatro unidades. Os colaboradores só têm acesso aos veículos específicos que estão autorizados a utilizar, eliminando os riscos de acesso irrestrito às chaves.

A organização beneficia agora de visibilidade da frota em tempo real, permitindo que os gestores vejam instantaneamente quem tem qual veículo, incluindo atribuições de múltiplos dias. Esta transparência melhorou a coordenação e reduziu a incerteza operacional diária.

A distribuição matinal de chaves é mais rápida e otimizada, poupando tempo administrativo e permitindo que os colaboradores se concentrem na prestação de cuidados. Com mais de 500 colaboradores, incluindo pessoal temporário e de substituição, o acesso controlado e rastreável reforçou significativamente a segurança e a responsabilização.

No geral, a solução oferece um sistema escalável e fiável que apoia o crescimento da Assia UNA, ao mesmo tempo que reforça a eficiência operacional e o profissionalismo.