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您需要了解的有關 2023 年工作場所密鑰控制的一切

掌握密鑰控制是任何組織協議的重要組成部分,因為它可以完成從密鑰跟踪到資產、信息和人員保護的所有工作,從而通過提高自動化和效率來節省成本。當您的組織擁有強大的關鍵控制策略時,流程將變得更加無縫和精簡,問責制將增加,風險將降至最低。如果您想從規劃階段到成功實施後為您的組織建立穩健的密鑰控制策略,請繼續閱讀。

職場鑰匙控制概覽

從本質上講,工作場所密鑰控制是指管理、跟踪和控制組織內密鑰訪問的過程。雖然有幾種不同的密鑰控制方法可用,但合適的方法是將密鑰保存在一個中央的、可訪問的位置,並使您能夠分配權限,以便只有授權用戶才能獲取密鑰。

現代、可靠的解決方案包括一個基於雲的軟件應用程序,用於控制對密鑰的訪問。因此,無論位置和屬性的數量如何,您都可以獲得每個密鑰和用戶的實時訪問歷史記錄,從而可以輕鬆跟踪和監控使用情況。這在密鑰丟失或被盜的情況下特別有用,因為可以快速確定丟失時誰對此負責。

為了實現完全控制,管理人員能夠遠程設置訪問參數,例如訪問卡、唯一 PIN 碼、時間範圍等,確保只有指定的個人才能訪問密鑰,並且關鍵資產始終可用以滿足公司運營。根據組織的需要,關鍵管理系統也可以與公司的 IT 基礎架構和工作流程集成。

想一想——您可以防止未經授權訪問敏感區域,還可以提高效率和生產力。

密鑰控制的好處是什麼?

最終,關鍵控制旨在為您的業務帶來價值。它的實施不僅僅是將新程序合併到您的工作流程中。相反,它通過多種方式為您節省時間和金錢,從而簡化您的運營,這對任何企業來說都是無價的商品:

防止未經授權的訪問

工作場所的關鍵控制有很多好處,其中之一就是防止敏感區域和資產未經授權進入。通過仔細監控鑰匙的分配,鑰匙控制可確保您的員工只能訪問您分配給他們的指定區域和設備。此外,結合限制在指定工作時間(或您設置的其他自定義時間)訪問密鑰的密鑰管理系統,可為您的設施提供額外的控制層。

提高效率

有了鑰匙控制,您的員工就不必浪費時間尋找鑰匙或追踪他們的下落。因此,“誰擁有那把鑰匙”的問題變得過時了。通過使用電子 密鑰管理系統,這變得更加高效,其中所有密鑰都集中在一個位置,並且可以通過軟件遠程監控。員工可以快速確定特定鑰匙的位置或最後使用它的人,從而節省時間並提高工作效率。

降低丟失鑰匙的風險

關鍵控制的跟踪和監控功能不僅可以節省時間,還可以提高員工的關鍵責任感。這樣可以減少鑰匙丟失、錯放或被盜的情況,從而減少重新輸入鑰匙的需要。這是一種具有成本效益的解決方案,因為它消除了與重新輸入鑰匙相關的費用(這對於現代汽車鑰匙來說尤其昂貴),以及在鑰匙丟失或被盜時更換鎖具的費用。

準確報告

Key Control 的作用正如其名稱所承諾的那樣 - 它使您能夠對設施中的操作進行一定程度的控制和概覽。大多數密鑰管理系統都帶有密鑰交換和訪問的詳細日誌,因此您可以在舒適的辦公室甚至在旅途中隨時了解密鑰的使用情況。

2023年關鍵控制的最新技術

依靠基本的釘板或櫃子進行密鑰管理的日子早已一去不復返了。隨著技術的進步和業務變得越來越複雜,現代鑰匙控制系統應運而生,以滿足快節奏的現代環境的需求。

一種這樣的解決方案是 基於雲的密鑰管理系統,它提供從世界任何地方遠程訪問和控制密鑰。該系統為不同類型的用戶提供了不同級別的訪問權限,包括內部人員、外部人員和最終用戶。可以定制密鑰管理系統以滿足每個用戶組的特定需求,使其成為各種規模企業的理想解決方案。

除了基於雲,許多關鍵管理系統現在也提供移動解決方案。這允許用戶通過他們的智能手機或其他移動設備訪問系統和管理密鑰。這使企業可以更輕鬆地跟踪密鑰和管理訪問權限,無論您是在旅途中還是在辦公室。

此外,具有實時跟踪功能的密鑰管理系統允許企業在接到通知後立即調出密鑰的狀態。這意味著企業可以看到誰有權訪問特定密鑰,以及使用這些密鑰的時間。此信息在發生安全漏洞或監控關鍵使用模式和趨勢時非常有用。

總而言之,複雜的密鑰控制解決方案的引入徹底改變了商業世界中的密鑰管理和訪問控制。這些解決方案具有遠程管理和監控、實時跟踪和可擴展性的能力,為企業提供了一種全面而流暢的密鑰管理方法。

如何選擇合適的系統

為您的企業尋找理想的密鑰管理系統首先要評估您的密鑰控制要求。這些要求通常源於解決業務中的問題。首先,問問自己您正試圖通過密鑰管理解決什麼問題,例如經常丟失密鑰、浪費寶貴的時間來尋找它們,或者適應各種類型的用戶。

一旦您確定了您的關鍵控制需求,您就可以選擇最適合您的設施和預算的合適的關鍵控制選項。選擇正確的密鑰管理系統時,需要考慮以下主要選項:

您需要存儲什麼類型的密鑰?

例如,您使用鑰匙卡嗎?汽車鑰匙?有多個鑰匙的大鑰匙圈?確保您選擇的系統適合存儲您需要的東西,同時看起來仍然整潔。

您將存儲多少個密鑰?

隨著您的業務擴展,您的密鑰管理系統也必須隨之擴展。選擇一個能夠適應不斷增加的容量並適應您的業務增長的解決方案。

你如何訪問密鑰?

您希望您的系統提供 多種訪問選項,無論是通過用戶徽章、鑰匙扣、PIN 還是移動應用程序,讓您高枕無憂,並在其中一個系統出現故障(鑰匙扣放錯位置或忘記 PIN)時提供故障保護.

您的密鑰管理需求是僅供內部員工使用還是面向客戶(或兩者)?

選擇一個易於理解的系統,該系統提供常規使用(如您的員工)和一次性使用(如酒店客人、外部承包商等)的訪問選項。

系統是如何控制的?

它是否需要在使用點手動輸入,需要工作人員親自訪問儲物櫃位置,還是可以使用雲技術從任何地方在線管理?

客戶支持

快速訪問密鑰對於順利進行日常操作至關重要。如果出現任何問題,您需要能夠立即獲得支持。提供快速 24/7 支持的密鑰管理系統可以挽救局面。

成本問題

一些關鍵管理系統具有單一的大額前期成本,但沒有額外的服務,而其他一些具有較小的啟動成本和持續的訂閱費用,可提供適當的客戶入職、快速的客戶支持以防出現問題,以及額外的服務來改善您的生活更輕鬆。

遏制上訴是一個問題嗎?

如果您在室外安裝密鑰管理系統或供客戶使用,盒子的外觀是否符合您的品牌?它的外觀可以定製或品牌化嗎?

集成選項

密鑰管理系統能否與您現有的軟件堆棧集成以實現工作流程自動化?

制定明確的政策和程序

在您的業務中實施關鍵控制並不會在購買系統後立即結束。制定明確的政策和程序是確保系統無縫集成到您的日常運營和工作流程中的重要一步。以下是確保您的密鑰管理系統成為您業務不可或缺的一部分的方法:

適當的入職

入職培訓的重要性常常被低估。實際上,這是確保您對密鑰管理系統的投資取得成功的最重要步驟之一。有幾家公司提供免費的入職培訓,幫助您和您的員工設置系統,引導您完成功能,並確保您以最適合您業務的方式使用關鍵控制。

培訓員工

如果您的員工不知道如何正確使用它,則正確設置的系統只能提供很大幫助。花時間培訓員工如何使用該系統,無論是你自己,還是與密鑰管理系統公司一起。

建立明確的指導方針

一旦您和您的員工對系統有了清晰的了解,您就可以建立有助於節省時間和金錢的關鍵控製程序。這可能包括發放和歸還鑰匙的程序、如果鑰匙丟失或被盜應該做什麼、必要時重新輸入或重新發放鑰匙的程序,以及如何處理緊急情況的程序。

與其他安全系統集成

您的密鑰管理系統不需要是一個獨立的解決方案。它可以集成到其他安全系統的網絡中,例如訪問控制、CCTV 和警報,為您的企業提供更全面的安全解決方案。這將允許創建一個可以輕鬆遠程管理和監控的無縫網絡。

審核系統

在設置好所有程序並且您的系統可以使用後,是時候通過測試所有功能並檢查程序中記錄的所有場景來親自對其進行審核了。這將幫助您識別關鍵控制系統中的任何潛在弱點,並在它們被利用之前加以解決。如果某處存在漏洞,您想成為第一個發現它的人。

定期審查和更新政策

定期審查和更新關鍵控制政策將有助於確保它們保持有效並對您的業務變化做出響應。這可能包括重新評估功能、根據需要修改程序以及根據需要對員工進行重新培訓。

總之,實施關鍵控制政策是一個多步驟的過程。通過執行這些步驟,您可以確保您的關鍵控制策略有效且全面,並且它們有助於保持您的設施井然有序和平穩運行。

關於工作場所密鑰控制的最終想法

適當的密鑰控制可以簡化您的操作並為您節省資金,同時還可以提高您組織的效率和整體績效。借助本文中的信息,您將能夠規劃、協調和實施適合您企業特定需求和目標的高效關鍵控制計劃。

如果您希望我們指導您完成整個過程,請 與我們經驗豐富的團隊預約會面 並深入了解關鍵管理系統如何與您的業務目標保持一致。我們的專家將指導您了解產品並定製完全符合您獨特要求的解決方案。與我們合作可確保簡化的密鑰管理系統優化您的運營。

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