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什麼是鑰匙管理系統?

如果您的公司使用多套鑰匙並管理具有不同訪問級別的員工,則鑰匙管理系統必不可少。 但什麼是鑰匙管理系統? 它有什麼幫助?

金天,我們將探索企業鑰匙管理系統的更多細節,並討論它們如何幫助您簡化流程、改進問責制並降低日常運營中的風險。

誰需要鑰匙管理系統?

鑰匙管理對於管理多個鑰匙或多個個人使用的鑰匙組的任何組織都是不可或缺的。

您需要管理的人員和鑰匙越多,流程就越複雜。 鑰匙管理系統可確保只有合適的人才能在合適的時間訪問,並幫助您了解誰擁有鑰匙。

使用或需要鑰匙管理的企業類型包括汽車經銷商、物業管理公司、短期租賃運營商 (STR)、建築公司、物流供應商、設施經理、酒店、汽車租賃機構、政府車隊、大學和數十家 其他行業和用例。

鑰匙管理系統如何運作?

鑰匙管理系統有助於在特定位置輕鬆取放鑰匙,無需員工監督,同時確保高度責任歸屬制。

鑰匙管理系統將鑰匙保存在一個可取得的中央位置,使您能夠分配權限,以便只有授權用戶才能領取鑰匙。 雲端的軟體應用程式掌控訪問,實時為您提供每個鑰匙及用戶的訪問歷史記錄,即使跨多個位置和屬性也能簡化和自動化鑰匙管理。

管理人員可以根據門禁卡、唯一 PIN 碼、時間範圍和其他參數遠程設置權限,以確保只有某些人可以訪問鑰匙,以配合公司運營。 根據您組織的需求級別,鑰匙管理系統可以與公司的 IT 基礎設施和工作流程整合。

鑰匙管理系統的好處有哪些?

鑰匙管理系統自動化,簡化企業中通常複雜、低效且耗時的流程。 以下列舉幾項亮點。

  • 降低更換丟失鑰匙的成本。您將始終知道誰取得鑰匙,以便在需要時輕鬆追踪它們。
  • 不再需要尋找鑰匙,因為它們被保存在自己獨特的隔間中,直到被指定的人員取走。
  • 為組、部門等分配複雜的權限,確保只有經過授權的人才能擁有鑰匙訪問權限。 可以隨時撤銷或更改權限。
  • 從雲端實時控制一切。 鑰匙管理系統支持遠程管理,確保流程簡單可靠。 利益相關者可以從單一的事實來源查看他們的關鍵清單和狀態。
  • 節省時間和金錢,消除錯誤。遠程和自動化的鑰匙管理免除了 24 小時工作人員的需求,促進或記錄鑰匙交接。

不同類型的鑰匙管理系統

鑰匙管理系統已經以在某種形式運營數十年。 以下是最常見的手動和技術型的鑰匙管理系統類型:

  • 掛板。所有鑰匙都可見並掛在可以打開或封閉的掛板上。 您會在一些停車設施、汽車維修店、小木屋、存儲設施等中看到這種方法。
  • 櫥櫃。鑰匙保存在櫥櫃內,很像掛板方法,但通常是封閉和鎖定的。
  • 儲物櫃式。每把鑰匙都鎖在一個單獨的隔間裡,所以只有被訪問的鑰匙是可見的。 使用哪個鑰匙不會混淆,使用這種以客戶為導向的應用程序更簡便。
  • 非雲端。可編程鑰匙管理箱,通常需藉由代碼或實際鑰匙控制。 雖可傳送將某些數據報告至軟體,但它無法遠程管理,仍然需要操作員參與。
  • 雲端式 鑰匙管理是一種線上的 SmartBox 系統,可實現遠程管理、自動化和權限式訪問。

如何為您的企業選擇最佳的鑰匙管理系統

合適的鑰匙管理系統可以幫助您降低成本、自動化和簡化流程,並獲得最大效率,從而為終端用戶增加整體價值。 在為您選擇正確的鑰匙管理系統時,請考慮您的需求和優先級、誰將使用該系統以及管理工作流程的難易程度。

以下為考量事項:

  • 系統是如何操作的?它是否需要在特定地點手動輸入,要求工作人員親自訪問儲物櫃的位置,還是可以從任何地方遠端線上管理?
  • 它提供什麼類型的權限級別?有些系統只有基於鑰匙的簡單 PIN,允許任何擁有該 PIN 的人訪問該鑰匙。 其他的基於用戶的權限,允許任何用戶對任何單獨的鑰匙進行精確的訪問控制。
  • 使用者友善。需要訪問系統的用戶越多,系統就必須越簡單。 確保該過程讓任何人都可以操作。
  • 客服制度。您有哪些客戶服務和幫忙選項? 如果出現任何問題,您需要能夠 全天候聯繫到現場人員。
  • 您如何訪問鑰匙?某些系統通過用戶徽章、鑰匙扣、PIN、手機應用程式和雙身份驗證 (2FA) 提供多種訪問選項,而其他系統則對所有鑰匙使用通用 PIN 碼
  • 自定義選項。每個企業的運營方式不盡相同。 確保您選擇的鑰匙管理系統簡化您目前的工作流程。 諮詢以準確了解您需要如何最佳管理鑰匙,確保您獲得一個能夠為您帶來最快投資報酬率的系統。
  • 您的企業使用多少個鑰匙?模塊化鑰匙管理系統可提供更大的容量,並且隨著您的發展更容易擴展。
  • 您需要存儲哪些類型的鑰匙?例如,您使用鑰匙卡嗎? 汽車鑰匙? 大鑰匙扣? 有些系統更適合存放較大的鑰匙組,同時仍能保持整潔。
  • 您的鑰匙管理需求是僅供內部員工使用,還是客戶導向?某些鑰匙管理系統對於一次性用戶、客戶和對外大眾來說更容易理解和使用。
  • 成本問題。一些鑰匙管理系統的前期成本很高,而另一些則具有較小的啟動成本和持續的訂閱費用。
  • 是否需要配對品牌外觀?如果您要在室外安裝鑰匙管理系統或供客戶使用,那麼包裝盒的外觀是否與您的品牌相符? 它的外觀可以定製或品牌化嗎?
  • 整合選項。鑰匙管理系統能否與您現有的軟體整合,以自動化工作流程?

我們希望您對軟體式的鑰匙管理系統的好處,以及它們如何幫助您的業務有更多了解。

Keycafe 通過用戶友善設計的手機或桌面應用程序提供完整的遠距鑰匙管理。 Keycafe 提供了全方位的權限類型,從分配的簡單鑰匙代碼,至按時間或鑰匙數量限制拿取的用戶代碼。 Keycafe 還提供了使用雙身份驗證的選項,讓您更加安心。 Keycafe 鑰匙儲物櫃系統稱為“SmartBox”,可確保隱藏每組鑰匙並防止未經授權的訪問。

諮詢 Keycafe 客服專員,讓您更了解哪種工作流程最適合您,以便您充分利用系統。 今天聯繫,開始諮詢。

經常問的問題

金鑰管理系統的實施如何影響金鑰控制之外的組織的整體安全狀況?

實施金鑰管理系統可與更廣泛的安全措施整合,確保僅授權存取並追蹤金鑰使用情況,從而增強組織的整體安全性。

使用金鑰管理系統可以節省哪些具體成本?

儘管具體情況因組織規模和系統複雜性而異,但成本節省源於因鑰匙放錯位置而造成的損失減少以及營運效率的提高。

密鑰管理系統如何適應技術的變化,例如數位密鑰或行動存取控制日益增長的使用?

隨著技術的發展,金鑰管理系統越來越適應數位金鑰和行動訪問,提供可適應未來安全趨勢和技術進步的可擴展解決方案。

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