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Keycafe

Die 6 verschiedenen Autorisierungsmethoden von Keycafe - Wählen Sie den besten Workflow für Sie

Sie haben Schlüssel? Wir haben die Lösung.

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie Schlüssel haben - vielleicht für Autos, Büros, Hotelzimmer, Kurzzeitvermietungen oder etwas anderes -, über die Sie den Überblick behalten müssen. Egal, ob Sie nur einen oder Tausende von Schlüsseln haben, Keycafe sorgt dafür, dass nur Personen, denen Sie vertrauen - seien es Mitarbeiter, Auftragnehmer, Mieter oder Kunden - Zugang zu den Schlüsseln haben.

Zusammengefasst funktioniert das Keycafe-System wie folgt: Unternehmen lagern ihre Schlüssel in einer unserer modularen SmartBoxen, die auf bis zu Hunderte von Schlüsseln erweitert werden können. Alle Schlüssel sind mit einem einzigartigen und identifizierbaren Keycafe-NFC-Anhänger versehen. Die Benutzer können die Schlüssel abholen, die sie brauchen, (und nur die Schlüssel, die sie brauchen) indem sie sich mit einer von mehreren Methoden authentifizieren.

Jedes Mal, wenn ein Schlüssel an einer SmartBox abgeholt oder abgegeben wird, werden die Zeit und der Ort des Vorgangs protokolliert. Sie und Ihre Teammitglieder wissen immer, wer welchen Schlüssel hat. So sparen Sie Zeit, Sorgen und die Frustration, fehlende Schlüssel suchen zu müssen.

Da jedes Unternehmen anders ist, ist die Keycafe-Software so konzipiert, dass sie flexibel ist. Sie können wählen, welche unserer sechs verschiedenen Authentifizierungsmethoden am besten zu Ihnen und Ihrem Team passt, und unsere Software an Ihre individuellen Workflow-Anforderungen anpassen.

6 Authentifizierungsmethoden

Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Nutzer hinzufügen, können Sie wählen, wie dieser sich authentifizieren soll. Die Methoden können geändert und aktualisiert werden, wenn sich Arbeitsabläufe und Benutzeranforderungen ändern, sodass Sie nie auf eine bestimmte Methode festgelegt sind.

Für Mitarbeiter und vertrauenswürdige, regelmäßige Nutzer

Zugriffscode

Zugangscodes werden vom Administrator eines Unternehmens aktiviert, wenn neue Nutzer hinzugefügt werden. Sie können angepasst oder zufällig generiert werden und können vom Administrator jederzeit geändert oder widerrufen werden. Dadurch erhält der Nutzer Zugang zu allen Schlüsseln, für die er im SmartBoxen-Netzwerk eines Unternehmens berechtigt ist.

Telefonnummer

Die Nutzer können sich mit der Telefonnummer authentifizieren, mit der sie ihr Konto registriert haben. Für zusätzliche Sicherheit kann der Administrator des Unternehmens die 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren, bei der die Nutzer entweder eine persönliche PIN oder einen per SMS gesendeten Code nach ihrer Telefonnummer eingeben müssen. Dies erfordert natürlich etwas mehr Zeit, aber es ist nicht viel anders als die Anmeldung bei einem Online-Bankkonto. Außerdem sind Telefonnummern leicht zu merken, so dass diese Methode für die meisten Nutzer bequem ist.

Mobile App

Mit der mobilen App-Methode entfällt die Notwendigkeit, sich Zugangscodes und PINs zu merken. Die Nutzer loggen sich einfach in die Keycafe-App ein und wählen den Schlüssel aus, den sie abholen möchten, um den SmartBox-Behälter, in dem er aufbewahrt wird, zu öffnen.

Für Nutzer, die Zugang zu einer großen Anzahl von Schlüsseln haben, ist die Keycafe-App die effektivste Möglichkeit, den Status und die Historie aller Schlüssel, für die sie eine Berechtigung haben, einzusehen. Mit der App können Benutzer schnell einen Schlüssel suchen und abholen, ohne direkt mit der SmartBox zu interagieren.

Benutzer-Badge

Ein Benutzerausweis macht es überflüssig, sich Codes zu merken oder ein Telefon mitzuführen. Der Benutzer tippt einfach mit dem Anhänger oder dem Ausweis auf den Scanner der SmartBox, um sich zu authentifizieren. Auf dem Bildschirm der SmartBox werden die Schlüssel angezeigt, zu denen sie Zugang haben, und der Benutzer kann dann die Schlüssel auswählen, die er abholen möchte.

Der Keycafe-Ausweis kann entweder ein physischer Anhänger oder ein Aufkleber sein, der auf einem Personalausweis, einer Visitenkarte oder einem anderen Gegenstand, den der Benutzer regelmäßig bei sich trägt, angebracht werden kann. Benutzerausweise sind ideal für Mitarbeiter, die regelmäßig auf eine kleine Anzahl von Schlüsseln zugreifen.

Schlüsselcode

Schlüsselcode sind Codes, die mit einem Schlüssel und nicht mit einem Nutzer verbunden sind. Sie können von jedem, der den Code kennt, unabhängig von der Berechtigung verwendet werden, um einen Schlüssel zu erhalten. Dies ist nützlich für Arbeitsabläufe, bei denen ein schneller und einfacher Austausch von Schlüsseln gewünscht ist.

Sie eignen sich auch hervorragend für einmalige Abholungen, bei denen der Schlüsselanhänger nicht mit dem Schlüssel verbunden ist, z. B. bei der Abholung eines Fahrzeugs durch einen Kunden nach Geschäftsschluss in einem Autohaus.

Für einmalige Gäste oder Besucher

Buchungscode

Für Hotels, Kurzzeitvermietungen, Autovermietungen und andere einmalige Nutzungen geht nichts über die Bequemlichkeit unserer einmaligen Buchung. Die Buchungscodes werden den Nutzern per E-Mail oder SMS zugesandt oder in der Keycafe-App abgerufen. Die Nutzer können diesen Code verwenden, um den zugehörigen Schlüssel innerhalb des vom Ersteller der Buchung festgelegten Zeitraums abzuholen. Sie sind einmalig zu verwenden und verfallen am Ende des Buchungszeitraums.

Personalisieren Sie Ihren Arbeitsablauf mit benutzerdefinierten Warnungen, Zeitrahmen und Partnerintegrationen

Je nach Situation möchten Sie vielleicht Ihre Arbeitsabläufe für mehr Effizienz anpassen. Keycafe bietet Ihnen dazu einige Möglichkeiten.

Programmierbare Alarme können von Administratoren für bestimmte Schlüssel oder Schlüsselgruppen eingestellt und personalisiert werden. Sie senden automatisch eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail an den Administrator, den Benutzer oder eine andere Person innerhalb des Unternehmens nach einer bestimmten Zeitspanne (Minuten, Stunden oder Tage), nachdem ein Schlüssel abgeholt wurde, oder nach einer bestimmten Zeitspanne nach Ende einer Buchung oder Schicht. Eine häufige Anwendung ist die Erinnerung der Mitarbeiter am Ende einer Schicht, ihre Schlüssel zurückzugeben, um so zu verhindern, dass Schlüssel für die nächste Schicht fehlen.

Mit Zeitverschiebungen können Administratoren den Schlüsselzugriff eines Nutzers auf einen vorher festgelegten Zeitrahmen beschränken, z. B. die normalen Geschäftszeiten oder eine Nachtschicht. Zeitverschiebungen können jedes Mal angewendet werden, wenn einem Benutzer Zugriff auf einen Schlüssel oder eine Gruppe von Schlüsseln gewährt wird.

Und schließlich ist Keycafe so konzipiert, dass es sich nahtlos mit einer wachsenden Liste von Partner-Apps wie Airbnb, Fleetio, Guesty und RentHub integrieren lässt. Wenn Sie eine dieser Apps zur Verwaltung von Immobilien oder Fahrzeugen verwenden, können Sie die Erstellung von Buchungen, die Generierung von Zugangscodes und die Kommunikation mit Gästen/Mitarbeitern automatisieren.

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