Herausforderung

Die Instandhaltung der Straßen eines Landes ist eine große logistische Herausforderung. Kein Wunder also, dass das britische Highway Traffic Management alles tun wollte, um den Betrieb zu vereinfachen. Eine der wichtigsten Maßnahmen zur Vereinfachung war eine intelligentere Verwaltung der Schlüssel für die Fahrzeugflotte.

Die Fahrzeuge dieses Fuhrparks sind ein wesentlicher Bestandteil der operativen Dienstleistungen von Highway Traffic Management, aber das Problem, mit dem das Unternehmen konfrontiert war, bestand darin, dass häufig Schlüssel verloren gingen, was dazu führte, dass die Fahrzeuge vorübergehend nicht genutzt werden konnten, was die Geschäftstätigkeit erheblich beeinträchtigte. Dies kostete das Unternehmen eine beträchtliche Menge an Geld und Zeit.

Highway Traffic Management ist ein Unternehmen mit 400 Mitarbeitern, so dass die Fehleranfälligkeit hoch war. Deshalb suchten sie nach einer effizienteren Methode zur Verwaltung ihrer Schlüssel.

Lösung

Nach einer Online-Suche stieß Highway Traffic Management auf Keycafe. Der erschwingliche Preis des Schlüsselverwaltungssystems von Keycafe fiel ihnen zunächst auf, und bei weiteren Recherchen stellten sie fest, dass die angebotenen Funktionen genau das waren, was sie brauchten. Im Vergleich zu anderen verkehrsspezifischen Schlüsselverwaltungslösungen erwies sich Keycafe als wesentlich kostengünstiger.

Zunächst kaufte Highway Traffic Management eine SmartBox als Testversion für einen ihrer Betriebshöfe. Da die SmartBox sofort gut angenommen wurde, wird nun jeder Schlüssel des Fuhrparks von Keycafe an jedem Standort des Depots verfolgt. Das Unternehmen ist in der Lage, genau zu verfolgen, welcher Mitarbeiter den Schlüssel für jedes Fahrzeug hat und wann er es ausgeliehen hat.

Vor der Zusammenarbeit mit Keycafe wurden alle Schlüssel in einem einzigen Schließfach aufbewahrt, was bedeutete, dass jeder Fahrer Zugang zu jedem Fahrzeugschlüssel hatte. Dies trug zu dem Problem der fehlenden Schlüssel bei. Mit der Keycafe-App haben die Fahrer nur Zugang und Sichtbarkeit für die ihnen zugewiesenen Schlüssel, was die Fehlermarge und die Häufigkeit von Schlüsselverlusten reduziert.

Am Ende des Tages können sie beruhigt sein, denn sie wissen, dass jeder Schlüssel dort ist, wo er hingehört.

Ergebnis

Seit der Einführung von Keycafe ist kein einziger Schlüsselbund mehr verloren gegangen. Sie haben viel Zeit gespart, weil sie nicht mehr nach verlorenen Schlüsseln suchen müssen, und auch viel Geld, weil sie keine Ersatzschlüssel bestellen müssen, die verloren gehen. Aufgrund des Protokolls der Schlüsselzugriffe können die Fahrer jetzt unbestreitbar zur Rechenschaft gezogen werden, wenn es um Probleme wie Strafzettel und Schäden an Fahrzeugen geht.

Durch die gewonnene Zeit konnte sich die Transportabteilung auf Aufgaben konzentrieren, die für das Unternehmen als Ganzes wichtig sind. Ein unerwarteter Bonus ist, dass das System es dem Unternehmen ermöglicht, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die die Fahrzeuge fahren, nachzuvollziehen, indem es die Zeiten der Schlüsselübernahme und -rückgabe erfasst.