Herausforderung
Als eines der größten Hotelmanagementunternehmen des Landes war Concord Hospitality mit den Mängeln herkömmlicher Schlüsselverwaltungsmethoden für Personalschlüssel bestens vertraut. Die Hotels verließen sich auf umständliche Systeme wie Tabellenkalkulationen, Papierprotokolle und große, ungesicherte Schlüsselkästen. Diese Prozesse führten zu Ineffizienzen, darunter die Unfähigkeit, Berechtigungen nachzuverfolgen, und es war schwierig, das Personal für verlorene Schlüssel zur Verantwortung zu ziehen.
Ohne ein zuverlässiges System war die Sicherheit für das Management immer ein Grund zur Sorge. Verlegte oder verlorene Hauptschlüssel konnten die Sicherheit der Gäste und die Integrität des Anwesens gefährden, während das Fehlen einer Echtzeitverfolgung die betriebliche Transparenz beeinträchtigte. Das Unternehmen benötigte eine skalierbare Lösung, um die große Anzahl an Schlüsseln auf seinen weitläufigen Anwesen zu verwalten.
Schmerzpunkte
- Keine Schlüsselsicherheit: Herkömmliche Methoden bieten keine Echtzeitverfolgung, was zu potenziellen Sicherheitsverletzungen führt.
- Mangelnde Rechenschaftspflicht: Da es keinen Nachweis oder keine Aufzeichnung der Schlüsselnutzung gab, konnte das Personal nicht zuverlässig für verlorene Schlüssel oder unerklärliche Nutzung zur Verantwortung gezogen werden.
- Zeitaufwändige Verwaltung: Die manuelle Verwaltung von Schlüsseln erfordert einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand und bringt kaum Vorteile.
Lösung
Concord Hospitality integrierte das Schlüsselverwaltungssystem von Keycafe bei der Eröffnung eines neuen Doppelhotels in Michigan – AC Hotel by Marriott und Hyatt House Lansing – und sorgte so von Anfang an für eine einfache und dennoch leistungsstarke Schlüsselkontrolle. Die Mitarbeiter gewöhnten sich schnell an das System, das nur minimale Schulung erforderte – nur wenige Minuten, um PINs zuzuweisen und die Touchscreen-Bedienung zu demonstrieren.
Zu Beginn ihrer Schicht stempeln die Mitarbeiter ein, gehen dann sofort zur SmartBox und geben ihre PIN ein, um die ihnen für den Tag zugewiesenen Schlüssel abzuholen. Am Ende ihrer Schicht werden die Schlüssel auf die gleiche Weise zurückgegeben. Manager verwenden die Keycafe-App, um die gesamte Schlüsselnutzung in Echtzeit zu überwachen und bei Bedarf die Zugangsberechtigungen zu ändern. Diese digitale Transformation hat die Verantwortlichkeit, Sicherheit und Arbeitsablaufeffizienz verbessert.
Implementierung von Concord Hospitality
- Einfache Installation: Vom Auspacken bis zur Einsatzbereitschaft wurden die SmartBoxen in weniger als 2 Stunden an der Wand montiert und mit der Cloud verbunden.
- Mühelose Schulung: Mitarbeiter erlernen die Verwendung des Systems mit intuitiver Touchscreen- und PIN-Funktionalität in weniger als 5 Minuten.
- Remote-Tracking: Manager verwenden die Desktop- und Mobil-App, um wichtige Aktivitäten in Echtzeit zu überwachen und Probleme wie verspätete Rückgaben aus der Ferne zu beheben.
„Ich brauche 5 Minuten, um jemanden zu schulen. Es ist ganz einfach. Das spart viel Arbeit.“
Ergebnis
Seit der Einführung von Keycafe hat Concord Hospitality in über 20 seiner Hotels erhebliche Verbesserungen bei der Sicherheit und Betriebseffizienz erzielt. Die Schlüsselverfolgung ist jetzt automatisiert, sodass Manager die Nutzung prüfen und Unstimmigkeiten sofort und proaktiv beheben können. Das System hat durch die Beseitigung manueller Protokollierungs- und Verfolgungsprozesse erhebliche Arbeitsstunden gespart.
Hauptschlüssel, die den Zugang zu kritischen Bereichen ermöglichen, werden jetzt in der SmartBox gespeichert und registriert, wodurch die Wahrscheinlichkeit eines unbefugten Zugriffs verringert wird. Manager schätzen die Sicherheit, die Echtzeitbenachrichtigungen und die Fernsteuerung des Systems mit sich bringen.
Für Chefingenieur Kevin Krause ist Keycafe zu einem unverzichtbaren Tool in seinem Arbeitsalltag geworden: „Zu wissen, wo die Schlüssel sind und wann sie abgeholt werden, ist für mich der größte Vorteil. Wer ein anderes System als Keycafe verwendet, verpasst etwas.“
Das Ergebnis
- Verbesserte Sicherheit: Die Schlüsselverfolgung verringert das Risiko eines unbefugten Zugriffs und verbessert so die Sicherheit der Gäste und den Schutz des Eigentums.
- Weniger Arbeitsaufwand: Durch die Beseitigung manueller Schlüsselverwaltungsprozesse eingesparte Arbeitsstunden führten zu einer besseren betrieblichen Konzentration.
- Verbesserte Rechenschaftspflicht: Mitarbeiter werden jetzt für die Schlüsselnutzung verantwortlich gemacht, wobei Prüfungen durch Echtzeitdaten und Videomaterial unterstützt werden.
