Desafío

Morgan Sindall Construction, una empresa constructora con sede en el Reino Unido y con una amplia red de oficinas locales, se enfrentó a un importante desafío a la hora de gestionar las llaves de uno de sus nuevos proyectos de construcción residencial en Londres. Tradicionalmente, asignaban a un empleado dedicado en el sitio la tarea de supervisar la gestión de claves en proyectos grandes como este, que implicaban iniciar y cerrar sesión manualmente. Este proceso no sólo era costoso sino que también requería mucho tiempo y carecía de un rastro consistente de acceso a las claves, especialmente cuando se producían daños a los apartamentos o al equipo.

Puntos de dolor

• Proceso manual de entrada y salida de claves, costoso y que requiere mucho tiempo
• Dificultad para restringir el acceso a áreas sensibles del sitio
• No hay un registro confiable y consistente de accesos clave
• A menudo no hay parte responsable de los daños.

Solución

Al descubrir Keycafe, Morgan Sindall Construction vio la oportunidad de modernizar y automatizar su proceso de gestión de claves. Keycafe fue la elección clara en comparación con otras opciones del mercado. El jefe de obra del proyecto, Rob Harrison, explicó: "Nos habían propuesto otras dos soluciones que eran considerablemente más caras y menos fáciles de usar".

El sistema de Keycafe les permite restringir el acceso a diferentes apartamentos y otras áreas mientras mantienen un registro de quién accedió a qué ubicación y cuándo. Los subcontratistas tienen acceso a grupos específicos de claves, mientras que los miembros del equipo de Morgan Sindall tienen acceso a todas las claves. Este sistema eliminó la necesidad de que una persona física firmara la entrada y salida de las llaves, brindando flexibilidad a los subcontratistas para obtener las llaves según su conveniencia.

Resultado

La implementación de Keycafe trajo beneficios inmediatos y tangibles. Los administradores de obra experimentaron una reducción drástica en el tiempo dedicado a firmar las llaves a los subcontratistas por las mañanas. El sistema también mejoró la rendición de cuentas, lo que dio lugar a menos casos de daños en los apartamentos. Un beneficio inesperado fue la preferencia de los subcontratistas por el sistema automatizado, ya que les permitía acceder a las llaves sin tener que esperar a que llegara un miembro del personal designado. En general, el personal de Morgan Sindall ha descubierto que Keycafe representa una mejora importante en sus operaciones diarias.

El resultado

• Ahorro de costos: reducción estimada en costos de personal de £3000 por mes
• Ahorro de tiempo: los administradores de sitio ya no necesitan estar presentes para la entrega de llaves
• Flexibilidad para los subcontratistas que ahora pueden autogestionar las recogidas y entregas de llaves.
• Mayor responsabilidad: todos los accesos clave se registran, por lo que cualquier daño se puede rastrear hasta la parte responsable