Desafío

El DoubleTree by Hilton Hotel en Windsor Locks, CT, estaba lidiando con un desafío crítico. Las llaves de áreas sensibles del hotel que caían en las manos equivocadas era una preocupación omnipresente, con el problema de la gestión de llaves en el centro del asunto. Cada día, las llaves debían distribuirse y recogerse del equipo de 90 personas del hotel para mantener las operaciones sin problemas. Sin embargo, sin un sistema sólido para monitorear y controlar estos intercambios, el hotel quedó vulnerable. El riesgo de extraviar las llaves era alto, lo que representaba una amenaza constante para las instalaciones y una factura potencialmente costosa para reemplazar las cerraduras.

El desafío era doble: garantizar un mecanismo para almacenar las llaves cuando no se usaban y rastrear la emisión y devolución de llaves con precisión. Este último fue crucial no solo para minimizar el riesgo de robo, sino también para establecer una rendición de cuentas clara. Su sistema existente era engorroso y carecía de las salvaguardias necesarias para evitar el acceso no autorizado o el uso indebido. Como resultado, el equipo de administración no pudo determinar quién tenía una clave en particular en un momento específico, lo que dificultaba rastrear cualquier brecha de seguridad hasta su origen. Esta ausencia de un sistema efectivo obstaculizó la eficiencia operativa y planteó serios riesgos de seguridad, lo que requería una solución urgente.

Solución

Habiendo escuchado sobre Keycafe de una propiedad hermana de Hilton, el equipo de administración decidió probar un SmartBox para una administración de llaves segura y eficiente. Con este sistema, los empleados autogestionan la recogida y entrega de llaves al inicio y al final de sus turnos mediante códigos PIN, sin necesidad de supervisión administrativa. Esto crea un sentido de responsabilidad entre el personal, asegurándose de que sean responsables de las llaves en su poder.

La capacidad de seguimiento en tiempo real de Keycafe mejoró aún más el sistema, proporcionando un registro completo del uso de claves. La solución permitió al equipo monitorear quién tenía qué clave en un momento dado, agregando una capa de transparencia a sus operaciones. Además de salvaguardar las llaves, esto también les proporcionó una sensación de control de la que antes carecían.

Además, la interfaz fácil de usar de Keycafe aseguró una transición fluida para el personal, lo que les permitió acostumbrarse rápidamente al nuevo sistema. "Sabemos exactamente quién tenía qué llave y quién no devolvió las llaves, lo que nos da un control total de nuestro edificio", dice Mohamed Anwer, Director de Alimentos y Bebidas de DoubleTree Hardford.

Resultado

La introducción de Keycafe en las operaciones de DoubleTree by Hilton Hotel provocó una transformación radical. El impacto inmediato de la solución fue evidente y bien recibido por todo el equipo, que quedó asombrado por el nivel de control que ofrecía sobre cada tecla. El proceso de gestión clave del hotel, que alguna vez fue un punto de preocupación, ahora era un modelo de eficiencia.

El personal ahora es más responsable, sabiendo que su uso clave se rastrea y registra. Esto condujo a una mejora general en sus responsabilidades y una reducción en los casos de llaves extraviadas. La solución fue tan fácil de usar y eficiente que rápidamente se convirtió en una parte integral de la rutina diaria de todos los miembros del personal.

El tiempo y los recursos que antes se invertían en administrar las llaves ahora se redirigen hacia la mejora de las experiencias de los huéspedes y otras operaciones esenciales. "Keycafe es una herramienta imprescindible. Ahora tenemos un sistema que funciona", concluyó Mohamed.