Desafío

Ubicado en Nara, la capital de Japón del siglo VIII, el Ehon Hotel ("Picture Book Hotel" en japonés) da vida a la magia de historias imaginativas y bellas ilustraciones de libros ilustrados de todo el mundo. Tanto los niños como los adultos disfrutan del acceso a libros emergentes, libros de baño y libros sobre cuestiones ambientales y de género, muchos de ellos de Italia. Como estos rara vez se tratan en los libros ilustrados locales, Ehon Hotel espera conectar a sus huéspedes con el mundo fuera de Japón.

Muchos invitados llegan con niños y son propensos a llegar tarde a los horarios de check-in preestablecidos. Además, el hotel acepta solo un conjunto de huéspedes por día, por lo que no fue eficiente programar personal en el lugar solo para el procedimiento de registro/salida. Para que el personal en el lugar se concentrara en las tareas de limpieza, el hotel quería que las operaciones relacionadas con el check-in fueran manejadas por personal remoto de la oficina administrativa. Se consideró colocar una cerradura inteligente en la puerta, pero la opción no era factible con su tipo de puerta.

Era evidente que se necesitaba una opción de check-in flexible, por lo que el hotel comenzó a buscar diferentes sistemas en el mercado. Para Ehon Hotel, la estabilidad y la facilidad de uso para los huéspedes fueron prioridades al seleccionar un sistema.

Solución

La tienda en línea fácil de usar de Keycafe, la entrega rápida y el proceso de instalación fácil fueron factores decisivos en su decisión final. Sin embargo, la razón principal por la que Ehon Hotel eligió Keycafe fue la opción de que los accesos se emitieran y editaran de forma remota en tiempo real, lo que permitía que el personal estuviera fuera del sitio y ayudara a los huéspedes cuando fuera necesario.

Ehon Hotel aprovecha la integración de Airbnb de Keycafe. Tan pronto como se realiza una reserva, se crea automáticamente un código de acceso único y se envía al huésped cerca de su fecha de check-in. Una vez que el huésped llega al hotel, puede recoger la llave de su habitación usando el código en Keycafe SmartBox.

Cada vez que se produce una cancelación o un cambio de reserva, el software Keycafe actualiza el acceso en consecuencia. “Ya no tenemos que preocuparnos de si enviamos o no los accesos clave a los huéspedes, lo cual es un gran alivio”, dice la Sra. Hijiya, gerente de Ehon Hotel.

Resultado

Cuando se inauguró el hotel en diciembre de 2021, al equipo directivo le preocupaba si sus clientes se sentirían cómodos con un sistema de auto check-in. Estudiaron otros hoteles con sistemas similares y probaron repetidamente su propio funcionamiento.

“Para ser honesto, durante un tiempo nos preocupaba si los huéspedes podrían registrarse sin problemas. Resultó que todo funcionó bien. En retrospectiva, la pandemia impulsó la digitalización de los servicios y los procesos de auto check-in se generalizaron y aceptaron. Hasta ahora, no hemos tenido problemas importantes y Keycafe se ha convertido en el componente central de nuestra operación”, comentó la Sra. Hijiya.

“No somos fuertes con TI, por lo que fue un poco intimidante tener Keycafe configurado. Afortunadamente, descubrimos que todas las funciones necesarias estaban allí y Keycafe es muy intuitivo”.