Hotel Gran Arena Reduce Costos y Aumenta la Satisfacción de los Huéspedes con Keycafe

Ubicado al borde del histórico distrito comercial de Okinawa, el Hotel Gran Arena es muy apreciado tanto por lugareños como por turistas. Hay bares y restaurantes en las inmediaciones, y un estadio multiusos se encuentra a poca distancia, donde los lugareños asisten a eventos deportivos y conciertos. Para los turistas, el fácil acceso desde y hacia el aeropuerto es un punto de venta conveniente. Renovado y reabierto en diciembre de 2019, el hotel ofrece suites limpias y espaciosas con habitaciones separadas para baños y aseos, lo cual es muy valorado por los huéspedes japoneses.

Para el equipo directivo, controlar los costos laborales fue uno de los mayores desafíos al planificar la reapertura del hotel. Querían mantener los costos operativos al mínimo para ofrecer tarifas asequibles a los clientes. Una parte integral de este plan era una recepción sin personal y un proceso de check-in/check-out.

Keycafe fue seleccionado basado en la compatibilidad con el sistema de auto check-in elegido por el Hotel Gran Arena y proporcionado por Airhost. Las llaves de las habitaciones se guardan en un SmartBox de Keycafe en el vestíbulo del hotel. Cuando los huéspedes llegan, completan un formulario de check-in en una tablet. Una vez completado, se muestra su código de acceso único de Keycafe, e introducen el código en el SmartBox para recoger su llave.

El Hotel Gran Arena cuenta con seis miembros del personal, quienes están listos para asistir cordialmente a los huéspedes con el proceso de auto check-in si es necesario durante el día. Por la noche, si surge algún problema con la recogida o devolución de llaves, un gerente puede manejar la situación con la aplicación de Keycafe, incluso cuando está fuera de las instalaciones. Utilizando la aplicación, un gerente puede abrir de forma remota compartimentos de llaves para los huéspedes, crear y modificar derechos de acceso a las llaves, y controlar el inventario de llaves en el SmartBox cuando sea necesario.

La reapertura del hotel y la introducción del sistema de auto check-in tuvieron lugar apenas un mes antes del primer caso reportado de COVID-19 en Japón. Keycafe fue bien recibido tanto por los huéspedes como por el personal del hotel, siendo implementado justo a tiempo para la pandemia.

Poder controlar remotamente la SmartBox y los accesos a llaves en tiempo real ha sido el mayor beneficio de implementar Keycafe, junto con la reducción de los costos de personal. La pandemia cambió fundamentalmente las normas sociales en Japón, y los huéspedes ahora valoran la privacidad, seguridad y comodidad de los auto check-ins. Con Keycafe, la carga de trabajo del personal para los check-ins y check-outs ha disminuido notablemente durante el día, y la gerencia ha reducido drásticamente los costos de personal del turno nocturno. Estos ahorros de costos se han trasladado a los huéspedes, permitiéndoles disfrutar de una experiencia de check-in y check-out flexible según su propio horario, todo a un precio más bajo en comparación con los competidores que emplean una recepción tradicional.