Keycafe Ofrece Check-in Flexible y Gestión Sencilla al Hotel Ehon

Situado en Nara, la capital de Japón del siglo VIII, Ehon Hotel (“Hotel del Libro Ilustrado” en japonés) da vida a la magia de historias imaginativas y hermosas ilustraciones de libros ilustrados de todo el mundo. Tanto niños como adultos disfrutan del acceso a libros pop-up, libros para el baño y libros sobre temas de género y medioambientales, muchos de ellos procedentes de Italia. Dado que estos temas rara vez se abordan en los libros ilustrados locales, Ehon Hotel espera conectar a sus huéspedes con el mundo exterior a Japón.

Muchos huéspedes llegan con niños y suelen retrasarse en las horas de check-in preestablecidas. Además, el hotel acepta solo un grupo de huéspedes por día, por lo que era ineficiente programar personal in situ únicamente para el procedimiento de check-in/check-out. Para que el personal in situ pudiera centrarse en las tareas de limpieza, el hotel deseaba que las operaciones relacionadas con el check-in fueran gestionadas por personal de back office remoto. Se consideró la opción de instalar una cerradura inteligente en la puerta, pero no era factible con su tipo de puerta.

Era evidente que se necesitaba una opción de check-in flexible, por lo que el hotel comenzó a buscar diferentes sistemas en el mercado. Para Ehon Hotel, la estabilidad y la facilidad de uso para los huéspedes eran prioridades al seleccionar un sistema.

La tienda online fácil de usar de Keycafe, la entrega rápida y el proceso de instalación sencillo fueron todos factores decisivos en su decisión final. Sin embargo, la razón principal por la que Ehon Hotel eligió Keycafe fue la opción de emitir y editar accesos de forma remota en tiempo real, lo que permite al personal estar fuera de las instalaciones y aun así ayudar a los huéspedes cuando sea necesario.

Ehon Hotel aprovecha la integración de Keycafe con Airbnb. Tan pronto como se reserva una habitación, se crea automáticamente un código de acceso único y se envía al huésped cerca de su fecha de check-in. Una vez que el huésped llega al hotel, puede recoger la llave de su habitación usando el código en el Keycafe SmartBox.

Cada vez que ocurre una cancelación o un cambio de reserva, el software de Keycafe actualiza el acceso en consecuencia. "Ya no tenemos que preocuparnos por si enviamos o no los accesos a los huéspedes, lo cual es un gran alivio", dice la Sra. Hijiya, gerente de Ehon Hotel.

Cuando el hotel abrió en diciembre de 2021, la dirección estaba preocupada por si sus clientes se sentirían cómodos con un sistema de auto check-in. Estudiaron otros hoteles con sistemas similares y probaron repetidamente su propio funcionamiento.

«Para ser sinceros, nos preocupó durante un tiempo si los huéspedes lograrían hacer el check-in sin contratiempos. Resultó que todo funcionó a la perfección. En retrospectiva, la pandemia impulsó la digitalización de los servicios, y los procesos de auto check-in se generalizaron y fueron aceptados. Hasta la fecha, no hemos experimentado ningún problema significativo, y Keycafe se ha convertido en el componente central de nuestra operación», comentó la Sra. Hijiya.

«No somos muy expertos en informática, así que nos resultó un poco intimidante configurar Keycafe. Afortunadamente, nos dimos cuenta de que todas las funciones necesarias estaban ahí, y Keycafe es muy intuitivo.»