Si votre entreprise utilise plusieurs jeux de clés et gère des employés avec différents niveaux d'accès, un système de gestion des clés est essentiel. Mais qu'est-ce qu'un système de gestion de clés ? Et comment ça aide ?

Aujourd'hui, nous allons explorer les subtilités des systèmes de gestion des clés d'entreprise et expliquer comment ils peuvent vous aider à simplifier l'accès, à améliorer la responsabilité et à réduire les risques dans vos opérations quotidiennes.

Qui a besoin d'un système de gestion de clés ?

La gestion des clés est essentielle dans toute organisation qui gère plusieurs clés ou ensembles de clés utilisés par plusieurs personnes.

Plus vous devez gérer de personnes et de clés, plus le processus devient complexe. Un système de gestion des clés garantit que seules les bonnes personnes ont accès au bon moment et vous aide à savoir qui a les clés en leur possession.

Les types d'entreprises qui utilisent ou ont besoin d'une gestion des clés comprennent les concessionnaires automobiles, les sociétés de gestion immobilière, les opérateurs de location à court terme (LCT), les entreprises de construction, les prestataires logistiques, les gestionnaires d'installations, les hôtels, les agences de location de voitures, les flottes de véhicules gouvernementaux, les universités et des dizaines de d'autres secteurs et cas d'utilisation.

Que fait un système de gestion de clés?

Un système de gestion des clés facilite la récupération et la restitution des clés à un endroit spécifique sans qu'il soit nécessaire de surveiller le personnel, tout en garantissant un niveau élevé de responsabilité.

Un système de gestion des clés conserve les clés dans un emplacement central et accessible et vous permet d'attribuer des autorisations afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent récupérer les clés. Une application logicielle basée sur le cloud contrôle l'accès, vous fournissant un historique d'accès pour chaque clé et chaque utilisateur en temps réel, simplifiant et automatisant la gestion des clés même sur plusieurs emplacements et propriétés.

Les gestionnaires peuvent définir des autorisations à distance en fonction des cartes d'accès, des codes PIN uniques, des délais et d'autres paramètres pour garantir que seules certaines personnes peuvent accéder aux clés et que les clés des actifs critiques sont toujours disponibles en coordination avec les opérations de l'entreprise. Selon le niveau des besoins de votre organisation, les systèmes de gestion des clés peuvent être intégrés à l'infrastructure informatique et aux flux de travail de l'entreprise.

Avantages d'un système de gestion de clés

Un système de gestion des clés automatise et rationalise ce qui serait généralement un processus compliqué, inefficace et chronophage dans l'entreprise. Voici quelques-uns des avantages.

• Diminuer les coûts de remplacement des clés perdues. Vous saurez toujours qui a récupéré les clés, ce qui vous permettra de les retrouver facilement en cas de besoin.
• Plus besoin de chercher des clés, car elles sont détenues dans leur propre compartiment jusqu'à ce qu'elles soient récupérées par le personnel affecté.
• Attribuez des autorisations complexes pour les groupes, les services, etc., garantissant que seules les personnes autorisées ont un accès aux clés. Les autorisations peuvent être révoquées ou modifiées à tout moment.
• Contrôlez tout depuis le cloud en temps réel. Les systèmes de gestion de clés permettent une gestion à distance, garantissant un processus simple et fiable. Les parties prenantes peuvent afficher les inventaires et les statuts de leurs clés à partir d'une seule source de vérité.
• Économise du temps et de l'argent, élimine les erreurs. La gestion des clés à distance et automatisée élimine le besoin d'un personnel disponible 24 heures sur 24 pour faciliter ou enregistrer les échanges de clés.

Types de systèmes de gestion de clés

Les systèmes de gestion de clés sont utilisés depuis des décennies sous une forme ou une autre. Voici les types les plus courants de systèmes de gestion de clés manuels et technologiques :

• Tableau à clés Toutes les clés sont visibles et accrochées à un tableau qui peut être ouvert ou fermé. Vous verrez cette méthode utilisée dans certains parkings, ateliers de réparation automobile, cabines, installations de stockage, etc.
• Armoires. Les clés sont conservées à l'intérieur des armoires, un peu comme la méthode du tableau, mais généralement fermées et verrouillées.
• Style casier. Chaque clé est verrouillée dans un compartiment individuel, de sorte que seule la clé en cours d'accès est visible. Il n'y a pas de confusion quant à la clé à prendre, et il est plus propre de rechercher des applications destinées aux clients en utilisant cette méthode.
• Non basé sur le cloud. Boîtes de gestion de clés programmables, généralement accessibles avec un code ou une clé physique. Bien que certaines données puissent être signalées à un logiciel sur site non connecté, elles ne peuvent pas être gérées à distance et nécessitent toujours une intervention directe de l'opérateur.
• Gestion de clés basée sur le cloud est un système SmartBox connecté à Internet qui permet la gestion à distance, l'automatisation et l'accès basé sur les autorisations.

Comment choisir le meilleur système de gestion de clés pour votre entreprise

Le bon système de gestion des clés peut vous aider à réduire les coûts, à automatiser et à simplifier les processus et à gagner en efficacité ce qui ajoute de la valeur à l'utilisateur final et au résultat net. Lorsque vous choisissez le système de gestion de clés qui vous convient, tenez compte de vos besoins et de vos priorités, de qui utilisera le système et de la facilité de gestion du flux de travail.

Voici quelques éléments à prendre en compte:

• Comment le système est-il contrôlé? Nécessite-t-il une saisie manuelle au point d'utilisation, obligeant le personnel à visiter physiquement l'emplacement du casier, ou peut-il être géré en ligne depuis n'importe où ?
• Quels types de niveaux d'autorisation offre-t-il? Certains systèmes n'ont que des codes PIN simples basés sur la clé, permettant à toute personne disposant de ce code PIN d'accéder à cette clé. D'autres basent les autorisations sur l'utilisateur, permettant un contrôle d'accès à la minute près à n'importe quelle clé individuelle par n'importe quel utilisateur.
• Facilité d'utilisation. Plus il y a d'utilisateurs qui ont besoin d'accéder au système, plus il doit être simple. Assurez-vous que le processus est suffisamment simple pour que tout le monde puisse l'utiliser.
• Service client. Quelles sont vos options de service client et d'assistance ? En cas de problème, vous devez pouvoir joindre une personne en direct 24h/24 et 7j/7.
• Comment accédez-vous aux clés? Certains systèmes offrent plusieurs options d'accès via un badge utilisateur, un porte-clés, un code PIN, une application mobile et une authentification à deux facteurs (2FA), tandis que d'autres systèmes utilisent des codes PIN universels pour toutes les clés.
• Options de personnalisation. Il n'y a pas deux entreprises qui fonctionnent exactement de la même manière. Assurez-vous que le système de gestion des clés que vous choisissez simplifie ou est facile à intégrer à votre flux de travail actuel. Il est bon d'obtenir une consultation pour comprendre exactement comment vous devez gérer les clés, vous assurant ainsi d'obtenir un système qui vous apportera le retour sur investissement le plus rapide.
• Combien de clés votre entreprise utilise-t-elle? Un système de gestion de clés modulaire offre une plus grande capacité et est plus facile à faire évoluer au fur et à mesure de votre croissance.
• Quels types de clés devez-vous stocker? Par exemple, utilisez-vous des cartes-clés ? ou de grands porte-clés ? Certains systèmes sont mieux adaptés pour stocker des jeux de clés plus volumineux tout en restant propres et bien rangés.
• Vos principaux besoins de gestion sont-ils réservés au personnel interne ou sont-ils destinés aux clients? Certains systèmes de gestion de clés sont plus faciles à comprendre et à utiliser pour les utilisateurs occasionnels, les clients et le public.
• Problèmes de coût. Certains systèmes de gestion de clés ont un coût initial élevé tandis que d'autres ont des coûts de démarrage plus faibles et des frais d'abonnement continus.
• L'apparence extérieure est-elle un problème? Si vous installez le système de gestion des clés à l'extérieur ou à l'usage du client, l'apparence de la boîte correspond-elle à votre marque ? Son apparence peut-elle être personnalisée ou marquée ?
• Options d'intégration. Le système de gestion des clés peut-il s'intégrer à votre pile logicielle existante pour automatiser les flux de travail ?

Nous espérons que vous avez acquis un aperçu des avantages des systèmes de gestion de clés activés par logiciel et de la manière dont ils peuvent aider votre entreprise.

Keycafe offre une gestion complète des clés à distance via une application mobile ou de bureau très conviviale. Keycafe propose une gamme complète de types d'autorisation, des simples codes de clé attribués à une clé aux codes d'utilisateur qui limitent l'accès en fonction du temps ou du nombre de clés. Keycafe offre également la possibilité d'utiliser l'authentification à deux facteurs pour plus de tranquillité d'esprit. Le système de casier à clés Keycafe, appelé « SmartBox », garantit que chaque jeu de clés est caché à la vue et empêche tout accès non autorisé.

Une consultation avec un représentant de compte Keycafe vous permettra de savoir quel flux de travail est le mieux adapté à votre organisation afin que vous puissiez tirer le meilleur parti du système. Contactez-nous aujourd'hui, et commençons la conversation.