Maternelle Sumire Améliore la responsabilisation en intégrant les notifications Keycafe dans Slack.

Géré par la Social Welfare Corporation Nagatanagasaki, Kindergarten Sumire est un programme préscolaire et périscolaire axé sur le développement émotionnel pour les enfants âgés de 0 à 5 ans. L'entreprise se présente comme une seconde maison pour les jeunes enfants, proposant des cours de conversation/compréhension en anglais, de nutrition à travers des ateliers de cuisine, des leçons d'Eisar (danse traditionnelle des îles d'Okinawa), et des programmes d'art. Le Kindergarten Sumire privilégie les parents qui travaillent, s'efforçant toujours de les avantager tout en offrant des services éducatifs aux enfants.

Au sein du jardin d'enfants, l'accent opérationnel est mis sur l'amélioration de l'efficacité et de la sécurité grâce aux technologies de l'information et de la communication. Pour ce faire, chaque membre du personnel est équipé d'un iPad pour effectuer diverses tâches. Keycafe a été initialement introduit pour faciliter les échanges de clés entre les enseignants des équipes du matin et du soir, et pour établir la traçabilité de l'utilisation des clés pour les zones sensibles et les véhicules.

Les clés des portes d'entrée, des serrures de sécurité, des véhicules et d'un entrepôt sont toutes stockées dans la SmartBox de la maternelle Sumire. Tout le personnel est enregistré avec son propre compte Keycafe, et l'accès aux groupes de clés est défini en fonction de l'ancienneté et des responsabilités du personnel. Par exemple, seuls les chauffeurs et les autres membres du personnel qui doivent occasionnellement conduire ont l'autorisation d'accéder aux clés des véhicules, ce qui empêche l'accès non autorisé aux bus scolaires et autres véhicules. De même, les clés des zones sensibles du campus ne sont accessibles qu'au personnel autorisé disposant de l'habilitation requise.

Le personnel utilise l'application Keycafe sur ses iPads pour initier les retraits et les dépôts de clés à la SmartBox, et pour vérifier le statut en direct de n'importe quelle clé. Cela leur permet de voir si une clé est disponible ou en cours d'utilisation avant de tenter de la récupérer. Keycafe fournit également des journaux indiquant qui a utilisé une clé en dernier et à quelle heure, afin que les clés égarées puissent toujours être retrouvées.

Avant de mettre en œuvre Keycafe, la maternelle Sumire centralisait les notifications de divers logiciels dans Slack, il était donc naturel qu'ils utilisent la simple API de Keycafe pour intégrer les notifications de gestion des clés de la même manière. Cela a permis à toute l'équipe de toujours disposer des dernières informations sur l'emplacement ou le statut de n'importe quelle clé.

Depuis la mise en œuvre de Keycafe, le Jardin d'enfants Sumire a constaté des améliorations significatives dans l'efficacité de la gestion des clés. Grâce au SmartBox Keycafe et à l'application sur leurs iPads, les membres du personnel peuvent accéder rapidement aux clés dont ils ont besoin, éliminant ainsi le temps perdu à chercher des clés égarées. Le système de gestion transparent, avec un suivi en temps réel et des journaux d'utilisateurs, a créé une culture de responsabilisation parmi les membres du personnel, ce qui a entraîné une réduction du nombre de clés perdues ou égarées et une augmentation de l'efficacité opérationnelle globale. L'accès aux zones sensibles de l'école et aux véhicules est désormais strictement limité au personnel autorisé, réduisant ainsi les risques liés à une utilisation non autorisée.

L'intégration de l'API de Keycafe avec la plateforme de communication Slack de l'école a facilité une coordination fluide au sein de l'équipe. Tout mouvement de clés est instantanément communiqué à toute l'équipe, renforçant ainsi la responsabilisation de chaque membre. Ce système permet également une réponse rapide en cas d'urgence ou d'activité de clé inhabituelle, ce qui contribue à la sécurité globale et au fonctionnement efficace du jardin d'enfants. Avec Keycafe, le Jardin d'enfants Sumire a atteint son objectif de tirer parti de la technologie pour renforcer à la fois l'efficacité et la sécurité de ses opérations, offrant ainsi plus de réassurance au personnel et aux parents.

« En plus des retraits et dépôts quotidiens de clés, la création et la révocation des accès aux clés, lors du départ ou de l'arrivée de personnel, sont devenues beaucoup plus fluides. Ce fut un bonus inattendu », a déclaré M. Momoo, Directeur général du jardin d'enfants.