Défi

Géré par la Social Welfare Corporation Nagatanagasaki, l'école maternelle Sumire est un programme préscolaire et parascolaire axé sur le développement émotionnel des enfants âgés de 0 à 5 ans. L'entreprise se targue d'être la résidence secondaire pour les jeunes enfants, proposant des cours d'anglais/audition, de nutrition par le biais de cours de cuisine, de cours d'Eisar (danse traditionnelle des îles d'Okinawa) et de programmes d'art. La maternelle Sumire donne la priorité aux parents qui travaillent, s'efforçant toujours de bénéficier aux parents tout en fournissant des services éducatifs aux enfants.

À l'école maternelle, l'accent opérationnel est mis sur l'amélioration de l'efficacité et de la sécurité grâce aux technologies de l'information et des communications. Pour y parvenir, chaque membre du personnel dispose d’un iPad pour effectuer diverses tâches. Keycafe a été initialement introduit pour faciliter les échanges de clés entre les enseignants du début et de la fin de l'équipe, et pour mettre en œuvre la responsabilisation quant à l'utilisation des clés pour les zones et les véhicules sensibles.

Solution

Les clés des portes d'entrée, des serrures de sécurité, des véhicules et d'un entrepôt sont tous stockés dans la SmartBox de la maternelle Sumire. Tous les employés sont enregistrés avec leur propre compte Keycafe et l'accès aux groupes de clés est défini en fonction de l'ancienneté et des responsabilités du personnel. Par exemple, seuls les conducteurs et autres membres du personnel qui doivent périodiquement conduire ont l'autorisation d'utiliser les clés des véhicules, empêchant ainsi tout accès non autorisé aux autobus scolaires et autres véhicules. De la même manière, les clés des zones sensibles du campus ne sont accessibles qu'au personnel habilité et disposant des autorisations requises.

Le personnel utilise l'application Keycafe sur son iPad pour lancer le retrait et la remise des clés à la SmartBox et pour vérifier l'état en direct de chaque clé. Cela leur permet de voir si une clé est disponible ou utilisée avant de tenter de la récupérer. Keycafe fournit également des journaux indiquant qui a utilisé une clé pour la dernière fois et à quelle heure, afin que les clés égarées puissent toujours être retrouvées.

Avant de mettre en place Keycafe, l'école maternelle Sumire centralisait les notifications de divers logiciels dans Slack. Ils ont donc naturellement utilisé l'API simple de Keycafe pour intégrer les notifications de gestion des clés de la même manière. Cela a permis à toute l'équipe de toujours disposer des dernières informations sur l'emplacement ou le statut de chaque clé.

Résultat

Depuis la mise en place de Keycafe, l'école maternelle Sumire a connu des améliorations significatives en termes d’efficacité de gestion des clés. Grâce à la SmartBox Keycafe et à l'application sur leur iPad, les membres du personnel peuvent accéder rapidement aux clés dont ils ont besoin, éliminant ainsi le temps perdu à chercher des clés égarées. Le système de gestion transparent, avec suivi en temps réel et journaux d'utilisateurs, a créé une culture de responsabilité parmi les membres du personnel, ce qui a abouti à moins de clés perdues ou égarées et à une efficacité opérationnelle globale accrue. L'accès aux zones sensibles et aux véhicules de l'école est désormais strictement limité au personnel autorisé, réduisant ainsi les risques liés à une utilisation non autorisée.

L'intégration de l'API de Keycafe avec la plateforme de communication Slack de l'école a facilité une coordination transparente au sein de l'équipe. Tout mouvement de clé est instantanément communiqué à toute l’équipe, renforçant ainsi la responsabilité de chaque membre. Ce système permet également une réponse rapide en cas d'urgence ou d'activité de clés inhabituelle, ce qui contribue à la sécurité globale et au fonctionnement efficace de l'école maternelle. Avec Keycafe, la maternelle Sumire a atteint son objectif consistant à tirer parti de la technologie pour améliorer à la fois l'efficacité et la sécurité de ses opérations, offrant ainsi davantage de réassurance au personnel et aux parents.

"En plus des retraits et dépôts quotidiens des clés, la création et la résiliation des accès aux clés lorsque le personnel quitte ou rejoint l'entreprise est devenue beaucoup plus fluide. C'était un bonus inattendu", a déclaré M. Momoo, directeur général de l'école maternelle.