Défi

Au Wallace Community College de Dothan, en Alabama, les professeurs et le personnel ont été confrontés à des obstacles importants pour accéder aux véhicules de la flotte nationale, utilisés pour les déplacements entre les campus. Avec seulement deux personnes chargées de distribuer les clés, les défis logistiques étaient inévitables. Les instructeurs ont souvent connu des retards, ou pire, se sont retrouvés sans accès aux véhicules en raison d'horaires contradictoires des principaux distributeurs. De plus, la coordination de l'entretien avec le mécanicien de transport était difficile, sans aucune transparence sur le moment où un véhicule était utilisé.

Laisser les clés dehors a résolu le problème d’accessibilité, mais a introduit le problème de l’accès non autorisé aux véhicules et du vol. Cette inefficacité posait un problème pour les opérations académiques et administratives urgentes, soulignant la nécessité d'une solution plus flexible et plus fiable, en particulier une solution qui ne dépendait pas de la présence de membres du personnel sur place pour délivrer les clés.

Points faibles

• Goulot d'étranglement pour l'accès aux véhicules : Les instructeurs dépendaient d'un processus de distribution manuelle des clés avec deux membres du personnel sur place.
• Retards importants : Sans accès instantané aux clés en cas de besoin, les instructeurs et autres conducteurs étaient souvent en retard par rapport à leurs engagements.
• Aucune visibilité en temps réel : Il n'y avait aucun moyen de voir à distance si un véhicule était en cours d'utilisation, ce qui rendait difficile la planification de l'entretien et des modifications de dernière minute.

Solution

Keycafe est apparu comme la solution idéale après une recherche approfondie menée par l'équipe de direction du département. La rentabilité et l'interface conviviale se démarquent des autres systèmes de gestion de clés du marché. Qu'il s'agisse d'une application de bureau ou d'une application mobile, la facilité d'accès pour les administrateurs et les utilisateurs finaux a été un facteur majeur dans le choix de Keycafe. En fait, l'équipe a pu utiliser la documentation d'aide complète de Keycafe pour se familiariser avec la configuration et le logiciel avant de recevoir son système.

Leur flux de travail d'accès aux véhicules impliquait la création d'un formulaire de demande dans SharePoint à l'échelle de l'université, afin que tous les professeurs et le personnel aient une visibilité et un accès. Lorsqu'une demande est approuvée par l'équipe des services aux étudiants et aux campus, une réservation est créée dans Keycafe, qui crée et envoie automatiquement un code d'accès au conducteur, valable pour la durée de la réservation du véhicule. Le conducteur peut ensuite saisir le code à la SmartBox située à l'extérieur du bureau des services aux étudiants et aux campus et récupérer sa clé. Ce système a permis une récupération et une remise transparentes des clés sans la présence du personnel, améliorant ainsi considérablement le flux de travail pour accéder aux véhicules de la flotte.

Mise en place chez le Wallace Community College

• Rentabilité : Les dirigeants ont trouvé que Keycafe était moins coûteux, mais plus convivial et accessible que d'autres systèmes.
• Système de réservation simplifié : Les conducteurs reçoivent automatiquement des codes d'accès uniques pour les clés du véhicule, valables uniquement pour la durée de la réservation.
• Accès libre-service 24h/24 et 7j/7 : La SmartBox permet d'accéder aux clés à tout moment, même sans la présence du personnel des services aux étudiants et au campus.

Résultat

La mise en place de Keycafe au Wallace Community College a donné des résultats immédiats et extrêmement positifs. Les professeurs et le personnel se sont rapidement adaptés au nouveau système, exprimant leur appréciation pour la nouvelle facilité d'accès aux véhicules. La commodité de pouvoir récupérer et déposer les clés à toute heure, sans nécessiter de coordination interpersonnelle, a changé la donne pour la dynamique opérationnelle du collège. Ce niveau d'autonomie et d'efficacité était sans précédent sur le campus, entraînant une augmentation notable de la satisfaction des utilisateurs.

L'impact du système s'est étendu au-delà de la simple commodité des échanges de clés ; cela a permis une gestion plus efficace du calendrier de maintenance de la flotte. Le mécanicien de transport du collège a pu accéder aux informations de réservation des véhicules via Keycafe, permettant ainsi une meilleure planification et exécution des contrôles d'entretien réguliers. Cela garantissait non seulement que les véhicules étaient maintenus dans un état optimal, mais réduisait également les temps d'arrêt, contribuant ainsi à la fiabilité globale de la flotte du campus.

Le résultat

• Commentaires positifs immédiats : Les administrateurs et les conducteurs ont noté à quel point Keycafe a été un excellent ajout au campus.
• Planification de maintenance améliorée : Grâce à la visibilité des réservations de Keycafe, le mécanicien peut désormais effectuer des contrôles réguliers lorsqu'un véhicule n'est pas utilisé.
• Temps d'attente éliminé : Les instructeurs peuvent désormais arriver à temps à leurs engagements sans aucun délai pour récupérer les clés du véhicule.