Défi

Biotix Environmental Solutions, une société de conseil en environnement basée au Québec, était aux prises avec un casse-tête persistant : clés manquantes et transparence nulle sur l'utilisation des clés. Marianne Boivin, adjointe exécutive de Biotix, a été témoin des conséquences néfastes de cette situation sur les opérations quotidiennes. Avec une équipe de 19 personnes, les clés égarées des installations et des véhicules entraînaient des retards et de la frustration. Le temps perdu à chercher les clés constituait une inefficacité significative dans une machine par ailleurs bien huilée. Biotix avait besoin d'une solution offrant à la fois responsabilité et accès facile, sans compromettre la sécurité.

Points douloureux

• Goulots d'étranglement liés aux clés : Les clés perdues ou égarées créaient des retards dans l'accès aux sites clients.
• Écart de responsabilité : Aucun système n'existait pour suivre l'accès aux clés en temps réel et historique.
• Productivité gaspillée : Du temps a été passé à rechercher des clés manquantes au lieu de tâches productives.

Solution

Biotix a d'abord essayé ses propres méthodes : un bloc-notes à côté des touches et des Apple AirTags. Cependant, les utilisateurs oubliaient ou ignoraient souvent la journalisation de leur utilisation, et même si les AirTags permettaient de retrouver les clés perdues, ils ne faisaient rien pour empêcher un mauvais placement.

Après une comparaison des systèmes de gestion de clés, Biotix a opté pour Keycafe comme solution optimale. Impressionnés par son côté pratique et abordable par rapport à d’autres options, ils savaient qu’ils avaient trouvé la réponse. Keycafe a proposé une solution complète à tous leurs problèmes de gestion de clés : un système pratique, accessible et traçable. Pour récupérer une clé, le personnel s'identifie en saisissant son code d'accès unique sur la SmartBox, qui affiche ensuite une liste des clés qu'il a été autorisé à utiliser. Le retour de la clé s'effectue en utilisant le même code et les détails de chaque transaction sont enregistrés.

En mettant en œuvre le système de gestion des clés SmartBox de Keycafe, Biotix a obtenu une traçabilité complète de chaque clé, enregistrant automatiquement qui l'a prise et quand. Ce niveau de responsabilité et d’efficacité était exactement ce dont Biotix avait besoin. En outre, ils ont constaté que la convivialité du système permettait même à leur personnel non averti en technologie de comprendre rapidement leur nouveau flux de travail.

Mise en œuvre des solutions environnementales Biotix

• L'avantage Keycafe : Biotix a choisi Keycafe pour ses fonctionnalités supérieures, sa conception conviviale et son faible coût par rapport aux systèmes de gestion de clés concurrents.
• Traçable et transparent : L'accès par clé nécessitant une authentification et des journaux d'utilisation détaillés ont assuré une tranquillité d'esprit pour la gestion de Biotix.
• Adoption rapide par le personnel : Un logiciel et des flux de travail intuitifs ont permis aux utilisateurs et aux administrateurs de commencer à utiliser le système dès le premier jour.

Résultat

Après deux mois d'utilisation de Keycafe, Biotix a signalé une diminution significative du nombre de clés perdues, passant de plusieurs fois par semaine à une fois par mois au maximum. De plus, les clés perdues sont désormais retrouvées beaucoup plus rapidement puisqu’elles peuvent être retracées jusqu’au dernier utilisateur. Cette réduction spectaculaire des problèmes liés aux clés a conduit à des opérations plus fluides, libérant d'innombrables heures auparavant perdues en recherche et en attente.

Pour Biotix, les bénéfices vont au-delà des clés. Ils ont découvert des avantages inattendus, comme un plus grand sens des responsabilités chez les employés et l'idée de placer les cartes de crédit d'entreprise dans la SmartBox. L’équipe comptable peut désormais facilement trouver quel membre du personnel a effectué un achat (et à qui s’adresser pour obtenir une facture !).

Le résultat

• Efficacité opérationnelle : La réduction significative du temps passé à rechercher les clés et à reconstituer une chaîne de contrôle a amélioré l'efficacité globale.
• Responsabilité du personnel : Les journaux d'accès détaillés ont amélioré la sécurité et ont conduit le personnel à être plus conscient de l'utilisation de son véhicule.
• Avantages au-delà des clés : Les cartes de crédit placées dans la SmartBox sont suivies de la même manière que les clés, ce qui permet une gestion plus transparente des dépenses des employés.