Sfida
Situato nella penisola del Cotentin, in Normandia, l'Hôtel Les Pieux è un hotel di 28 camere che accoglie un flusso costante di viaggiatori durante tutto l'anno. Per garantire un'esperienza impeccabile agli ospiti, un'efficiente gestione delle tessere magnetiche delle camere è essenziale per le operazioni quotidiane.
Prima di implementare Keycafe, le tessere magnetiche delle camere venivano lasciate sul bancone della reception, dove gli ospiti potevano ritirarle tramite un sistema di checklist. Sebbene semplice, questo approccio comportava rischi operativi.
Gli ospiti potevano erroneamente prendere la chiave magnetica sbagliata, causando confusione, ritardi e ulteriori interventi correttivi da parte del personale. I team della reception dovevano monitorare attentamente i ritiri per prevenire errori, aumentando il carico di lavoro operativo nei periodi di maggiore affluenza.
L'hotel aveva bisogno di una soluzione che riducesse gli errori, garantisse la sicurezza e semplificasse la distribuzione giornaliera delle tessere magnetiche delle camere, senza sostituire la ferramenta delle porte esistente.
Punti Dolenti
- Errori degli ospiti: Gli ospiti potrebbero prendere la tessera magnetica della stanza sbagliata dal bancone
- Mancanza di controllo: Era necessario un monitoraggio manuale per garantire il corretto ritiro della tessera magnetica
- Attrito operativo: Il tempo del personale è stato impiegato per supervisionare un processo che avrebbe dovuto essere fluido
- Flessibilità di backup limitata: Fornire tessere magnetiche sostitutive quando gli ospiti le hanno perse ha richiesto un intervento aggiuntivo
Soluzione
L'Hôtel les Pieux ha implementato il sistema SmartBox di Keycafe per centralizzare e automatizzare la distribuzione delle tessere magnetiche nelle camere.
Ogni mattina, il personale della reception utilizza l'app Keycafe, tramite computer o dispositivo mobile, per assegnare le tessere magnetiche alle prenotazioni del giorno, che inviano automaticamente un'e-mail o un SMS all'ospite con le istruzioni di accesso. L'ospite può quindi utilizzare il suo codice PIN univoco per accedere alla propria chiave presso la SmartBox di Keycafe al momento dell'arrivo in hotel. Allo stesso modo, quando gli ospiti sono pronti per il check-out, possono restituire le chiavi alla SmartBox in pochi secondi. Il personale monitora da remoto arrivi e partenze in tempo reale, ricevendo notifiche ogni volta che una chiave viene ritirata o riconsegnata.
Il sistema si integra perfettamente nelle operazioni quotidiane e richiede una supervisione manuale minima. Inoltre, il personale può emettere immediatamente una tessera di riserva nel caso in cui un ospite perda quella originale, migliorando la flessibilità senza aggiungere complessità.
Automatizzando la distribuzione delle tessere magnetiche e mantenendo al contempo la piena visibilità sugli accessi, Keycafe ha trasformato un processo manuale e soggetto a errori in un flusso di lavoro sicuro e controllato.
Attuazione dell'Hôtel les Pieux
- Integrazione operativa giornaliera: La reception assegna e invia i codici di accesso ogni mattina tramite cellulare o desktop
- Assegnazione automatica della tessera magnetica della camera: Gli ospiti recuperano solo la tessera magnetica associata alla loro prenotazione dallo SmartBox
- Capacità di backup della keycard: Se necessario, è possibile emettere rapidamente keycard sostitutive
Grazie a Keycafe, abbiamo ridotto significativamente gli errori. Gli ospiti ritirano la tessera magnetica corretta assegnata alla loro prenotazione e, se necessario, possiamo anche fornirne una di riserva.
Risultato
Con Keycafe, l'Hôtel les Pieux ha eliminato gli errori di distribuzione delle tessere magnetiche nelle camere e ridotto la necessità di supervisione manuale alla reception. Gli ospiti ora possono usufruire di un check-in più affidabile e sicuro, anche fuori orario, mentre il personale beneficia di operazioni semplificate e di meno attività correttive.
L'installazione di SmartBox di Keycafe ha migliorato l'efficienza quotidiana, rafforzato il controllo degli accessi e garantito che la gestione delle tessere magnetiche delle camere non rappresentasse più rischi operativi.
Il Risultato
- Efficienza operativa migliorata: Riduzione della necessità di monitoraggio manuale alla reception durante i check-in.
- Maggiore controllo e visibilità: Il personale controlla la distribuzione delle tessere ovunque grazie alle notifiche in tempo reale nell'app Keycafe.
- Errori degli ospiti eliminati: Le tessere magnetiche delle camere sono assegnate correttamente e accessibili in modo sicuro, senza possibilità di errore
- Esperienza degli ospiti migliorata: Un processo di arrivo più fluido e affidabile
