Sfida

Situato nella penisola del Cotentin, in Normandia, l'Hôtel Les Pieux è un hotel di 28 camere che accoglie un flusso costante di viaggiatori durante tutto l'anno. Per garantire un'esperienza impeccabile agli ospiti, un'efficiente gestione delle tessere magnetiche delle camere è essenziale per le operazioni quotidiane.

Prima di implementare Keycafe, le tessere magnetiche delle camere venivano lasciate sul bancone della reception, dove gli ospiti potevano ritirarle tramite un sistema basato su una lista di controllo. Sebbene semplice, questo approccio comportava rischi operativi.

Gli ospiti potevano erroneamente prendere la chiave magnetica sbagliata, causando confusione, ritardi e ulteriori interventi correttivi da parte del personale. I team della reception dovevano monitorare attentamente i ritiri per prevenire errori, aumentando il carico di lavoro nei periodi di maggiore affluenza.

L'hotel aveva bisogno di una soluzione che riducesse gli errori, garantisse la sicurezza e semplificasse la distribuzione giornaliera delle tessere magnetiche delle camere, senza sostituire gli attuali sistemi di chiusura delle porte.

Punti dolenti

• Errori degli ospiti: Gli ospiti potrebbero prendere la tessera magnetica della stanza sbagliata dal banco della reception
• Mancanza di controllo: Era necessario un monitoraggio manuale per garantire il corretto ritiro della tessera magnetica
• Attrito operativo: Il tempo del personale veniva impiegato per supervisionare un processo che avrebbe dovuto svolgersi senza intoppi
• Flessibilità di ripristino limitata: Fornire tessere magnetiche sostitutive in caso di smarrimento da parte degli ospiti ha richiesto un intervento aggiuntivo

Soluzione

L'Hôtel les Pieux ha implementato il sistema SmartBox di Keycafe per centralizzare e automatizzare la distribuzione delle tessere magnetiche nelle camere.

Ogni mattina, il personale della reception utilizza l'app Keycafe, tramite computer o dispositivo mobile, per assegnare le tessere magnetiche delle camere alle prenotazioni del giorno, il che attiva automaticamente l'invio di un'e-mail o un SMS all'ospite con le istruzioni di accesso. L'ospite può quindi utilizzare il suo codice PIN univoco per accedere alla propria chiave presso lo SmartBox di Keycafe al momento dell'arrivo in hotel. Allo stesso modo, quando gli ospiti sono pronti per il check-out, possono restituire le chiavi allo SmartBox in pochi secondi. Il personale monitora da remoto arrivi e partenze in tempo reale, ricevendo notifiche ogni volta che una chiave viene ritirata o riconsegnata.

Il sistema si integra perfettamente nelle operazioni quotidiane e richiede una supervisione manuale minima. Inoltre, il personale può emettere immediatamente una tessera magnetica di riserva nel caso in cui un ospite perda quella originale, migliorando la flessibilità senza aggiungere complessità.

Automatizzando la distribuzione delle tessere magnetiche e mantenendo al contempo la piena visibilità sugli accessi, Keycafe ha trasformato un processo manuale e soggetto a errori in un flusso di lavoro sicuro e controllato.

Implementazione dell'Hôtel les Pieux

• Integrazione operativa giornaliera: La reception assegna e invia i codici di accesso ogni mattina tramite cellulare o desktop
• Assegnazione automatizzata della tessera magnetica della camera: Gli ospiti ritirano dallo SmartBox solo la tessera magnetica associata alla loro prenotazione
• Funzionalità di backup della tessera magnetica: Se necessario, è possibile emettere rapidamente tessere magnetiche sostitutive

Risultato

Con Keycafe, l'Hôtel les Pieux ha eliminato gli errori di distribuzione delle tessere magnetiche nelle camere e ridotto la necessità di supervisione manuale alla reception. Gli ospiti ora possono usufruire di una procedura di check-in più affidabile e sicura, anche fuori orario, mentre il personale beneficia di operazioni semplificate e di un minor numero di interventi correttivi.

L'installazione dello SmartBox di Keycafe ha migliorato l'efficienza quotidiana, rafforzato il controllo degli accessi e garantito che la gestione delle chiavi magnetiche delle camere non comportasse più rischi operativi.

Il risultato

• Efficienza operativa migliorata: Riduzione della necessità di monitoraggio manuale alla reception durante i check-in.
• Maggiore controllo e visibilità: Il personale controlla la distribuzione delle chiavi magnetiche ovunque grazie alle notifiche in tempo reale dell'app Keycafe.
• Errori degli ospiti eliminati: Le chiavi magnetiche delle camere sono assegnate correttamente e l'accesso è sicuro, senza margine di errore
• Esperienza degli ospiti migliorata: Un processo di arrivo più fluido e affidabile