Terwijl de perfecte storm van een pandemie en een haperende economie de autoverhuurbranche teisterde, verdienden werknemers op creatieve wijze geld met de middelen van hun werkgevers, de autoverhuurbedrijven. Helaas komt de situatie in dit verhaal uit 2020 uit Sarasota, Florida, vaker voor dan zou mogen:

"De politie heeft een medewerker van Hertz op de internationale luchthaven van Sarasota gearresteerd, die volgens hen een bijverdienste had door auto's te verhuren voor eigen gewin. De lokale politie en luchthavenpolitie hadden in oktober een onderzoek ingesteld nadat ze hadden ontdekt dat er huurauto's werden gestolen op het vliegveld... In oktober en november ontdekte de politie dat er 10 huurauto's waren gestolen van de Hertz autoverhuurlocatie op het vliegveld en dat een Hertz-medewerker "de voertuigen buiten de boeken om verhuurde voor zijn persoonlijk financieel profijt", aldus een persbericht." - Bradenton, Florida.

Gelukkig hoeft jou dit, dankzij het sleutelbeheersysteem van Keycafe, niet te overkomen.

Uitdagingen bij het beheer van sleutels in verhuurbedrijven

Zonder Keycafe kan het een uitdaging zijn om er zeker van te zijn dat een voertuig uit je verhuurvloot bij een klant is, op onderhoud is of op een van de standplaatsen staat. Maar met Keycafe is het eenvoudiger om bij te houden wanneer voertuigen in gebruik zijn en wanneer ze worden teruggebracht en dat kan je geld besparen.

Het opvolgen van sleutels wordt zo eenvoudig en het is altijd up-to-date. Sleutels zijn toegankelijk voor zoveel of zo weinig mensen als je maar wilt. Je hebt real-time informatie over wanneer het voertuig is vertrokken en wanneer de sleutel is ingeleverd. De naam van de medewerker die de huurklant heeft geholpen verschijnt ook op het geschiedenisrapport met het tijdstip dat de sleutel uit de locker is gehaald.

Als je meerdere terreinen hebt, kunnen de beveiligde sleutelkasten van Keycafe in een netwerk worden opgenomen voor volledige controle - ongeacht de locatie. Je hebt 24/7 real-time inzicht in de locatie van het hele huurwagenpark.

Maar sleutels hoeven niet gestolen te worden om te verdwijnen. Verloren en ontbrekende sleutels vormen een aanzienlijke financiële bedreiging voor elke wagenparkbeheerder. Een nieuwe sleutel is duur, vooral met moderne elektronische afstandsbedieningen. Het is niet ongewoon dat de kosten voor nieuwe sleutels voor één voertuig alleen al meer dan duizenden euros bedragen. En als een sleutel verloren gaat, loopt het bedrijf het risico dat het voertuig wordt gestolen. Bovendien kan het vervangen van sleutels dagen duren en dat is vanaf het moment dat je beseft dat iemand hem kwijt is. Er kunnen dan al weken verstreken zijn.

Met Keycafe worden sleutels veilig bewaard en vergrendeld in een computergestuurde behuizing van koudgewalst staal en A383 gelegeerd aluminium op een gecentraliseerde en beveiligde locatie.

Wat is het probleem met het bewaren van sleutels in een lade of op een sleutelplank?

Ervaringen zoals de diefstal door medewerkers van Hertz in Sarasota laten zien dat het belangrijk is dat verhuurbedrijven hun autosleutels goed beveiligen en opvolgen en dat iets beters nodig is dan een sleutelrekje of een lade. Elk jaar worden er meer dan 30.000 voertuigen gestolen, volgens de statistieken voor 2020 van het National Insurance Crime Bureau. Dus, ongeacht wie er met de voertuigen omgaat, Keycafe kan je helpen onbevoegde toegang te beperken, bij te houden waar onverklaarde kilometers vandaan kunnen komen tijdens het onderhoud van de voertuigen en het zoekraken van sleutels te beperken.

Een van de veiligste opties om in al deze behoeften te voorzien is een Keycafe sleutelbeheersysteem. Het gebruiksvriendelijke ontwerp van Keycafe beveiligt en beheert de toegang tot sleutels op het parkeerterrein, op locatie, bij onderhoud of in de werkplaats.

Hoe Keycafe autosleutels beveiligt

Elke sleutel zit beveiligd in het Keycafe Smartbox sleutellockersysteem, verbonden met IoT en de sleutel is bevestigd aan een anonieme NFC tracking chip. Sleutels van dealers kunnen alleen worden opgehaald en ingeleverd door vooraf geautoriseerde personen met behulp van een pincode of andere identificatiemethoden via een mobiele app.

Keycafe biedt jou:

• Toegangsgeschiedenis - Je hebt een volledige geschiedenis van alle sleuteloverdrachten, inclusief wie het laatst een sleutel heeft meegenomen.
• Toegangscontrole - Met een app kun je gemakkelijk in realtime toegang tot sleutels toevoegen of intrekken.
• Gemakkelijke toegang - Personeel, klanten en aannemers kunnen 24/7 sleutels ophalen en inleveren via selfservice.

Keycafe beheert de toegang tot sleutels en je kan eenvoudig zien wie ze het laatst heeft gebruikt of er toegang toe had. Op deze manier kan een verhuurbedrijf snel schakelen wanneer een autosleutel ontbreekt of zoek is, waardoor het risico op autodiefstal en misbruik afneemt.

De SmartBox MS3 Series IoT sleutellockercompartimenten van Keycafe, die met de Cloud zijn verbonden, zijn ruim genoeg voor meerdere sleutelkaarten, grote afstandsbedieningen en sleutelsets. Het kleinste model heeft zeven vakjes en is uitbreidbaar tot honderden sleutels.

• Uitbreidbaar tot honderden sleutels met uitbreidingsmodules voorzien van 30 sleutelvakjes,
• Altijd verbonden: WiFi of Ethernet of met optionele mobiele data
• Back-up batterijen in het geval van een stroomstoring
• Offline codes zodat het zelfs mogelijk is sleutels op te halen als de SmartBox tijdelijk niet is verbonden
• Keycafe biedt white-labeling opties om je merk in de kijker te zetten
• 24/7 meertalige ondersteuning en uitgebreide helpdocumentatie

Keycafe kan het beheer van autosleutels verzorgen voor huurwagenparken over de hele wereld. Dit geavanceerde autosleutelbeheersysteem bespaart niet alleen je personeel tijd, maar verlaagt ook je operationele kosten.

Laten we eens dieper ingaan op wat het sleutelbeheersysteem voor huurauto's van Keycafe voor jou kan betekenen.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van Keycafe?

Keycafe geeft je vertrouwen

Keycafe geeft beheerders van huurwagenparken vertrouwen - met een volledig auditeerbaar sleutelcontrolesysteem. Bovendien kan de mogelijkheid van Keycafe, om te controleren wie het voertuig heeft in- en uitgecheckt, managers helpen bij het opsporen van zwakke plekken in het proces die leiden tot gemiste kilometeroverschrijdingen of schade.

Keycafe geeft je een complete sleutelgeschiedenis

Met de eenvoudig raadpleegbare historiek van Keycafe kunnen managers zien wanneer de sleutel is afgehaald en teruggebracht en door wie. Bovendien kunnen managers waarschuwingen personaliseren voor het op tijd inleveren van sleutels, zodat deze niet te laat worden ingeleverd. En als de sleutel toch te laat is, waarschuwt het systeem van Keycafe iedereen die erbij betrokken is. Het gemak waarmee Keycafe de geschiedenis bijhoudt en problemen voorkomt voordat ze er zijn, is een krachtige tool om de efficiëntie te verbeteren en de winst te verhogen.

Keycafe is verbonden met de cloud

Met het sleutelbeheersysteem van Keycafe kunnen wagenparkbeheerders bijhouden wie de sleutel heeft, de activiteit monitoren en onbevoegde toegang voorkomen. Dit scheelt niet alleen in de kosten, maar verkort ook de wachttijden voor het lokaliseren van sleutels voor klantreserveringen. Bovendien kan een manager vanaf eender waar de toegang controleren en toegang geven via de Keycafe mobiele app.

Keycafe is modulair

Aangezien het aantal auto's in voorraad varieert, kan ook het aantal sleutels in gebruik variëren. Dankzij het modulaire systeem van Keycafe kan je hierop inspelen en je systeem uitbreiden naarmate je wagenpark groeit.

Er zijn twee hoofdcategorieën van SmartBoxes: basisstations en uitbreidingsmodules.

• Het Keycafe basisstation bevat een NFC-scanner, touchscreen, sleutelhangervakje, sleutelvakjes en een one-touch knop. Elke locatie heeft slechts één basisstation dat in verbinding staat met de server.
• Naarmate je inventaris groeit, kun je uitbreidingsmodules toevoegen voor extra capaciteit. Elke uitbreidingsmodule bevat alle genoemde onderdelen, maar beschikt niet over de scanner en het sleutelhangervak. De uitbreidingseenheid wordt gekoppeld aan het basisstation en communiceert er rechtstreeks mee.
• Kijk voor een volledige lijst van functies op Keycafe Enterprise.

Aangepaste toestemmingen

Met Keycafe kun je sleuteltoegangsrechten per persoon of afdeling instellen. Bijvoorbeeld, onderhoudsafdelingen kunnen toegang nodig hebben tot auto's die de klantenservice nooit nodig zal hebben.

Bovendien moet je misschien een groep sleutels delen met een beperkte groep medewerkers en een andere groep sleutels met anderen. Met de functie Keycafe Groepen kun je een subset van sleutels in je account aanmaken en deze delen alsof het één sleutel is.

Standaard staan alle sleutels die je aanmaakt in de hoofdgroep Alle sleutels. Met deze groep kun je al je sleutels gemakkelijk en snel delen met gebruikers die je zelf kiest.

API-automatisering

Leverage de uitgebreide API om Keycafe direct in je bestaande systemen te integreren.

Accountability

Er zijn momenten dat iemand de autosleutels kwijtraakt; in het ergste geval beschadigt iemand het voertuig. Zonder Keycafe weet helaas niemand wie de auto op dat moment had.

In plaats van een huurder de schuld te geven en verdere problemen te veroorzaken, kan de beheerder met Keycafe de geschiedenis van het ophalen en afgeven van de sleutel bekijken. De geregistreerde gebeurtenissen verschijnen in chronologische volgorde met data, tijden en het soort gebeurtenis dat zich voordeed.

Keycafe kan jouw bedrijf redden

J.D. Power zegt dat het gebrek aan beschikbaarheid van voertuigen en de stijgende kosten van het huren van een auto bijdragen aan de afnemende klanttevredenheid. Wanneer de tarieven stijgen, is het begrijpelijk dat consumenten meer verwachten. En, als ze niet tevreden zijn, laten ze dat via social media aan iedereen weten. Het laatste wat je wilt toevoegen aan de frustratie van klanten is een verloren sleutel waardoor ze hun huurauto niet kunnen ophalen.

"Autoverhuurbedrijven staan voor grote uitdagingen, zowel wat betreft de beschikbaarheid van voertuigen als van personeel. Een combinatie van stijgende kosten en lange rijen op het vliegveld heeft een negatief effect op de klanttevredenheid," aldus Michael Taylor, travel intelligence lead bij J.D. Power. Als je proces vastloopt, kan de potentiële klant vertrekken en nooit meer terugkomen. En dat allemaal omdat je de sleutel niet kon vinden. En achteraf vind je waarschijnlijk een negatieve recensie van de klant op Facebook of Yelp.

Nu zou je kunnen zeggen: "Nou en? Het is één slechte recensie." Er is echter maar één negatieve beoordeling nodig om de klanten mis te lopen die de beoordeling zien. De waarheid is dat je meer dan 40 positieve beoordelingen nodig hebt om de schade van één negatieve review ongedaan te maken.

Maar zelfs als je verhuurbedrijf te maken heeft met uitdagingen in de beschikbaarheid van wagens, brengt alles doen voor de klant grote beloningen met zich mee. De recente ervaring van een klant met Enterprise was veelbelovend. Ronald schreef in een Consumer Affairs recensie. "De auto was onberispelijk en leuk om in te rijden. De manager was uiterst vriendelijk, behulpzaam en meegaand."

Uit een studie door J.D. Power studie van 2020 blijkt dat de wachttijd een aanzienlijke rol speelt in de algemene klantervaring. Als je hoog wilt scoren bij je klanten, kun je ze niet laten rondhangen terwijl je zoekt naar de sleutels die ze nodig hebben. Met Keycafe kun je de autosleutels effectief opvolgen.

Het voorkomen van slechte klantervaringen is essentieel voor je bedrijf. Keycafe kan je helpen bij het bieden van een uitstekende ervaring voor klanten tijdens of na sluitingstijd.

Keycafe kan helpen bij dagdagelijkse problemen

Autodiefstal of klachten van klanten zijn misschien zeldzaam, maar bij elke autoverhuurder komen in de dagelijkse activiteiten problemen voor. Hier zijn enkele veel voorkomende activiteiten die tot onnodige kosten leiden.

• Verloren sleutels
• Monitoring van talrijke voertuigen
• Onverklaarbare schade
• Onverklaarbare kilometerstand

Dankzij de mogelijkheid van Keycafe's software voor huurwagenparkbeheer om de sleutels altijd te volgen, weet je waar ze nu zijn en waar ze zijn geweest. Er zijn dus geen mysteries meer. Plus, met onze IoT-connected sleutellockers gebeurt het monitoren in real-time, van het moment een sleutel wordt opgehaald. Met onze controlesystemen voor voertuigsleutels behaal je een onmiddellijke ROI.

Het voorkomen van het verlies van zelfs maar één set sleutels per maand met Keycafe kan een autoverhuurlocatie dus duizenden dollars per jaar besparen.

Wanneer je de kosten van beschadigde voertuigen meerekent, lopen de kosten nog verder op. Gelukkig kun je met het autosleutelbeheersysteem van Keycafe deze problemen tot een minimum beperken of elimineren. Onze volledige audithistoriek toont je wie de sleutels heeft meegenomen zodat er meer accountability is.

Dankzij onze geïntegreerde technologie kan ons sleutelbeheersysteem zelfs helpen papierwerk te verminderen en een mobiele oplossing te bieden waarmee je medewerkers fysieke sleutelaanvragen kunnen verwerken vanaf hun eigen mobiele apparaten.

Waarom Keycafe?

We weten dat je veel opties hebt om uit te kiezen wanneer het gaat om oplossingen voor autosleutelbeheer, maar onze producten bieden unieke mogelijkheden.

Volledige geschiedenis van de sleutel

Volg eenvoudig en snel de historiek van al je sleutels die in en uit het systeem gaan.

24/7 Toegang tot sleutels

Je personeel heeft 24/7 toegang tot de sleutels zonder tussenkomst van het management. Je klanten kunnen na sluitingstijd voertuigen ophalen of inleveren.

Gebruiksvriendelijke mobiele app

Beheer de toegang tot de sleutels van overal en op elk moment van de dag.

24/7 Klantenondersteuning

Als je tegen een probleem aanloopt, worden onze systemen ondersteund door wereldwijde 24/7 klantenondersteuning via een snel telefoontje of chatplatform.

Modulair ontwerp

Je kunt onze sleutelbeheersystemen voor wagenparken uitbreiden tot honderden sleutels.

Voortdurend verbonden

De MS3 serie SmartBoxes is standaard voorzien van WiFi en ethernet. Voor afgelegen locaties is een conversiekit voor mobiele data beschikbaar.

Back-up batterij

Als de stroom uitvalt, heb je nog steeds toegang tot de sleutels.

Volledige API automatisering

Gebruik onze app of de jouwe om alle toegang tot sleutels te automatiseren.

Individuele compartimenten

Keycafe verzegelt elke set sleutels in aparte compartimenten om ongeoorloofd gebruik te voorkomen.

Hoe ons sleutelbeheersysteem voor je huurwagenpark werkt

Het is eenvoudig om aan de slag te gaan met ons sleutelbeheersysteem voor wagens.

1. Eerst installeer je het Keycafe SmartBox IoT-connected sleutellockersysteem. Ons apparaat is slechts 10 cm diep en wordt aan de muur bevestigd en is gemakkelijk in te passen in je beschikbare ruimte.
2. Aan elke sleutel wordt een anonieme NFC tracking chip toegewezen. Die wordt opgeslagen in een individueel compartiment van de stalen IoT sleutelkluis.
3. Voor huurreserveringen wijs je de klant een eenmalige toegang toe. De klant krijgt een unieke achtcijferige code waarmee hij de sleutels kan ophalen.
4. Je kan je medewerkers toestemmingen toekennen voor bepaalde voertuigen. Vervolgens bieden we een volledige audithistoriek zodat je kan zien wie wanneer toegang heeft gehad tot de sleutels.

Transparante prijzen

In tegenstelling tot andere diensten heb je bij Keycafe geen afspraak nodig en Keycafe vereist geen persoonlijke informatie om je de initiële en maandelijkse kosten te geven. Het staat hier allemaal, configureer je systeem vandaag nog!

Vraag vandaag nog je gratis demo aan

Stop met het verliezen van sleutels, het verliezen van tijd en klanten en maak sneller winst met het Keycafe sleutelbeheersysteem. Ons team staat klaar om je te laten zien waarom Keycafe het beste sleutelbeheersysteem op de markt is!

Schrijf je vandaag nog in voor een online demo!