Hoe BGA Location de toegang tot voertuigsleutels automatiseerde en de afhankelijkheid op locatie verminderde

BGA Location is een autoverhuurbedrijf dat actief is in de regio Bordeaux en een vloot beheert van ongeveer 300 tot 400 personenauto's en bedrijfswagens, verdeeld over meerdere vestigingen. Hun kernactiviteit draait om het leveren van flexibele en betrouwbare verhuurdiensten voor zowel particuliere als zakelijke klanten. Met meerdere vestigingen en een groot aantal te beheren voertuigen, stuitte het bedrijf al snel op logistieke en operationele uitdagingen die de efficiëntie en klantervaring belemmerden.

Voordat Keycafe werd geïmplementeerd, vertrouwde het bedrijf volledig op handmatig sleutelbeheer, wat een sterke afhankelijkheid van personeel ter plaatse creëerde. Het ophalen en terugbrengen van voertuigen was strikt gebonden aan kantooruren, wat de flexibiliteit voor klanten beperkte en knelpunten in de planning veroorzaakte. Elke verhuur vereiste de aanwezigheid van personeel om sleutels te overhandigen en in ontvangst te nemen, wat de werkdruk verhoogde en de operationele processen vertraagde. Bovendien maakte het ontbreken van realtime inzicht in de teruggebrachte voertuigen het moeilijk om de vloot nauwkeurig te volgen. Deze uitdagingen hadden een impact op de operationele efficiëntie, autonomie, en uiteindelijk de klantervaring, wat de noodzaak benadrukte voor een meer geautomatiseerde en flexibele oplossing.

BGA Location implementeerde Keycafe's SmartBox sleutelbeheersysteem om hun voertuigsleutelbeheerproces volledig te automatiseren.

Zodra een huurcontract is afgesloten, stuurt het team de klant een huuroverzicht, evenals een unieke toegangscode die door Keycafe is gegenereerd. Klanten kunnen vervolgens zelfstandig hun voertuig ophalen door de code in te voeren bij de SmartBox, die het kluisje met hun sleutel opent. Elke voertuigsleutel wordt opgeslagen met een Keycafe fob die de sleutel identificeert, waardoor veilige tracking gedurende de gehele huurcyclus mogelijk is.

Bij het inleveren van het voertuig scant de klant eenvoudigweg de Keycafe fob bij de SmartBox. Het kluisje opent automatisch, en de sleutel wordt gedeponeerd zonder enige tussenkomst van personeel.

Keycafe heeft de bedrijfsvoering van BGA Location aanzienlijk getransformeerd. Het bedrijf heeft de afhankelijkheid van personeel ter plaatse drastisch verminderd, wat autonome verhuur en retour mogelijk maakt. Het volledige verhuurproces is nu geautomatiseerd, van contractvalidatie tot het retourneren van voertuigen.

Deze transitie leverde duidelijke tijdsbesparingen, meer operationele vrijheid, een meetbare return on investment en een soepelere, professionelere klantervaring op.

Keycafe bood ook totaal inzicht in het wagenpark, waardoor het team wist waar voertuigen zich bevinden, wie ze gebruikt en wanneer ze worden teruggebracht: een aanzienlijke verbetering ten opzichte van hun vorige handmatige systeem.