Als je een vastgoedbeheerder bent die de eigendommen van je klanten beheert, is het waarschijnlijk een topprioriteit om op een georganiseerde manier voor hun sleutels te zorgen. Een modern sleutelbeheersysteem vereenvoudigt niet alleen de administratie, maar verhoogt ook de algehele efficiëntie van je bedrijf.

Hier gaan we het hebben over waarom elk bedrijf dat gebouwen met meerdere woningen beheert moet investeren in een degelijk sleutelsysteem. Lees verder om de basisbeginselen van modern sleutelbeheer te leren en waarom het belangrijk is dat je zo snel mogelijk overstapt.

Houdt je sleutelinventaris bij

Gewoonlijk gebruikten vastgoedbeheerders kastjes, lockers of kluizen om sleutels fysiek te beheren. Personeel en huurders konden sleutels in deze vakjes opbergen. Dit is echter niet veilig omdat onbevoegde personen gemakkelijk de sloten kunnen kraken en sleutels uit de lockers kunnen stelen.

Sleutelbeheersystemen die met de cloud verbonden zijn, zijn een modern alternatief. Ze laten je de sleutels van de eigendommen van je klanten volgen vanaf een online dashboard. Elke sleutel is voorzien van een unieke sleutelhanger die wordt gescand wanneer de sleutel wordt opgehaald en afgegeven.

Vanaf elk apparaat kun je een duidelijk beeld krijgen van de status van elke sleutel. Je kunt zien wie voor het laatst een sleutel heeft meegenomen en wie de sleutel wanneer heeft gehad. Je kunt sleutels ook indelen in groepen en meerdere locaties beheren, zodat je de sleutels van al je klanten in de gaten kunt houden.

Meer controle

Het monitoren van je sleutels geeft jou en je klanten gemoedsrust. Het zorgt er ook voor dat je geen sleutels verliest en dat ze niet in verkeerde handen vallen. Het is een goede eerste stap naar efficiënt sleutelbeheer vanwege de kennis die het je geeft.

Deze kennis zou echter nutteloos zijn zonder de controle die een sleutelbeheersysteem voor vastgoed biedt. Je kunt vanaf je desktop of mobiele dashboard bepalen wie er toegang heeft tot welke sleutel. Dit betekent dat je sleutels kunt toewijzen aan specifieke huurders, kortstondige gasten of onderhoudspersoneel om hen uitsluitend toegang te geven tot bepaalde kamers en afgesloten ruimtes.

Mogelijkheid om eenmalig toegang te verlenen

Je kunt ook tijdgebonden toegang geven aan bepaalde personen. Sommige dienstverleners zoals schoonmaakpersoneel en onderhoudstechnici hebben alleen op bepaalde uren toegang tot het gebouw nodig. Je kunt toestemmingen instellen zodat de sleutels alleen toegankelijk zijn tijdens de vooraf bepaalde tijdsperiode. Je hoeft je geen zorgen te maken dat sleutels worden gebruikt buiten de werkuren.

Dankzij een volledig op de cloud aangesloten dienst kun je je sleutels in realtime beheren en monitoren. Je hoeft je geen zorgen te maken dat je plotseling overrompeld wordt door een dringend verzoek om toegang en dat je je weer ter plaatse moet haasten. Je hebt volledige controle over alle sleutels met slechts één simpele klik op de knop.

Dit betekent ook dat je gemakkelijk eenmalige toegang tot een ruimte kunt verlenen aan bepaalde mensen. Als je bijvoorbeeld iemand laat komen om een probleem in een pand te repareren of apparaten te vervangen, kan het zijn dat ze een sleutel nodig hebben om gemakkelijk toegang tot de ruimte te krijgen. Je kunt de toegang zonder voorafgaande melding aanmaken en de aannemer kan de sleutel zelf ophalen zonder dat er personeel ter plaatse hoeft te zijn.

Wanneer ze klaar zijn met hun werk, kunnen ze de sleutel zelf weer inleveren, opnieuw zonder dat er personeel nodig is om dit te overzien. Dit is een eenvoudige en effectieve manier om te allen tijde te weten wie toegang heeft tot je pand.

Maakt bezichtigen van woningen eenvoudiger

Een goed sleutelbeheersysteem maakt het ook mogelijk om contactloos woningen te bezichtigen via selfservice. Dit is razend populair geworden in deze post-covid wereld. Gezien het feit dat contactloze rondleidingen de verspreiding van ziektekiemen beperken en het toekomstige huurders toelaat het pand te bezichtigen wanneer het hun uitkomt, kan dit een uitstekende optie zijn.

Met Keycafe kunnen vooraf gescreende potentiële huurders zelf sleutels ophalen. Jij als vastgoedbeheerder kunt toestemming geven voor het gebruik van de sleutels door potentiële huurders en/of hun makelaars die het appartement willen bezichtigen. Zij kunnen de woning dan op hun eigen tempo bekijken, waarna ze de sleutels zelf terugbrengen.

Potentiële huurders kunnen de woning persoonlijk bekijken in plaats van online. Dit verhoogt je tevredenheidscijfers en de kans dat je goede huurders vindt. Mensen zullen meer vertrouwen hebben in hun beslissing om bij jou te huren.

Aangezien je een waarschuwing krijgt wanneer de sleutel wordt ingeleverd (of wanneer de sleutel niet op tijd wordt ingeleverd), kun je er van overal ter wereld op toezien dat bezichtigingen volgens schema verlopen.

Verbeterde accountability

Het organiseren van sleutels voor vastgoedbeheerders is belangrijk om verschillende redenen, maar het kan ook een juridische kwestie zijn. Wanneer je met een sleutelbeheersysteem werkt, elimineer je de noodzaak van individuele sleutelkastjes. In veel gevallen zijn deze kastjes niet alleen lelijk - ze zijn in veel gemeentes ook illegaal.

Met sleutelbeheersystemen ben je wettelijk gezien veel beter ingedekt als vastgoedbeheerder. Sleutels worden opgeslagen, beheerd en gedistribueerd binnen de wettelijke grenzen.

Ze houden ook het personeel en de gasten verantwoordelijk voor de sleutels die ze mogen gebruiken.

Personeel en bezoekers kunnen niet zomaar met sleutels weglopen zonder gevolgen. Doen ze dat toch, dan kun je zien dat zij de laatste gebruiker waren die toegang had tot een sleutel. Elke keer dat een sleutel wordt opgehaald of afgegeven, wordt de tijd en de locatie geregistreerd, samen met de identiteit van de gebruiker die de sleutel heeft meegenomen.

De gebruikersinformatie is ook overzichtelijk toegankelijk vanuit het Keycafe dashboard. Dit betekent dat degenen die sleutels ophalen altijd verantwoordelijk worden gehouden voor het afgeven ervan. Je hoeft je geen zorgen te maken over diefstal of mensen die ze per ongeluk meenemen.

Investeer nu in een sleutelbeheersysteem

Een sleutelbeheersysteem is onmisbaar voor alle vastgoedbeheerders. Nu je de basisprincipes van deze systemen kent, is het tijd om van start te gaan met het zoeken naar de beste oplossingen voor je vastgoedbeheerbedrijf.

Keycafe helpt jouw je arsenaal aan sleutels makkelijk te beheren voor je gebouw, je huurders en je personeel. Contacteer onze experts met al je resterende vragen en vraag vandaag nog een offerte aan voor je nieuwe sleutelbeheersysteem.