Desafio

A CAM Industrial Solutions estava enfrentando o desafio de gerenciar com eficácia o uso de veículos no local de uma fábrica em Ontário. A ausência de um sistema centralizado para monitorizar e controlar o acesso dos veículos levou à utilização indevida dos veículos e ao abandono das chaves nos veículos. Esta situação representava um risco significativo, especialmente fora do expediente, não só em termos de segurança, mas também na gestão da responsabilização por danos nos veículos.

Cada incidente de uso indevido ou dano a um veículo significou aumento de custos operacionais e perda de tempo na investigação e resolução desses problemas. A necessidade de um sistema que pudesse integrar-se perfeitamente nas suas operações e criar uma cultura de responsabilização e eficiência era evidente. A CAM Industrial Solutions precisava urgentemente de uma solução transformadora para recuperar o controle e a supervisão de sua frota de veículos.

Pontos de dor

• Acesso não controlado de veículos: As chaves eram frequentemente deixadas nos veículos, levando ao acesso e uso não monitorados.
• Falta de responsabilidade: Nenhum sistema implementado para rastrear quem usou os veículos, especialmente após o expediente, e nenhum recurso para danos inexplicáveis aos veículos.
• Ineficiência Operacional: Tempo significativo desperdiçado rastreando chaves e resolvendo problemas relacionados ao uso do veículo.

Solução

A CAM Industrial Solutions recorreu à Keycafe para enfrentar estes desafios. Em comparação com produtos concorrentes, a equipa concluiu que a solução da Keycafe proporcionava uma forma mais económica e eficiente de gerir a utilização dos veículos. Ao atribuir veículos a grupos de trabalho específicos e qualificar motoristas primários e de reserva dentro de cada grupo, a utilização do Keycafe garantiu que apenas pessoal autorizado pudesse aceder aos veículos durante o seu turno. A facilidade de uso do sistema, apoiado por um aplicativo para smartphone e uma interface web, juntamente com um suporte ágil ao cliente, tornaram a integração perfeita e eficaz.

No início do turno do motorista, eles retiram a chave do veículo para o qual receberam permissão no Keycafe SmartBox usando seu código PIN, que cria um registro da retirada da chave. No final do turno, eles simplesmente devolvem a chave à SmartBox usando o mesmo código PIN, que novamente registrará a devolução da chave, criando um registro abrangente do uso do veículo naquele dia.

Implementação da Solução CAM Industrial

• Acesso controlado: Veículos atribuídos a grupos específicos com motoristas primários e reserva designados, garantindo acesso controlado, mas flexível.
• Registros de acesso total: O sistema Keycafe permitiu que os motoristas autoassinassem as chaves do veículo no início do turno e as devolvessem no final, criando um registro de transações.
• Suporte responsivo: A equipe de suporte do Keycafe foi facilmente acessível e ajudou a resolver dúvidas rapidamente, garantindo uma configuração e operação tranquilas.

Resultado

A adoção do Keycafe pela CAM Industrial Solutions gerou resultados imediatos e impactantes. O sistema não só simplificou a gestão da utilização dos veículos, mas também melhorou significativamente a responsabilização e reduziu o tempo gasto na investigação de danos nos veículos. A capacidade de rastrear e identificar quem assinou as chaves do veículo revelou-se inestimável, marcando uma melhoria substancial na eficiência operacional e na segurança.

Houve hesitação inicial por parte dos funcionários que esperavam um novo processo lento e árduo para assinar as chaves, mas eles se adaptaram rapidamente após a primeira retirada das chaves, percebendo o quão rápido era. Todos concordaram e apreciaram a transparência e eficiência que isso trouxe ao seu dia a dia. O gerente de projetos, Rocky Ellison, considerou o Keycafe um complemento perfeito para o conjunto de ferramentas da empresa: “A responsabilidade geral foi mais do que esperada. A capacidade de atribuir imediatamente acesso a um novo usuário a partir do meu telefone tornou o tratamento de chamadas fora do expediente perfeito.”

O resultado

• Redução de Danos aos Veículos: Foi observada uma redução notável nos danos aos veículos, com o Keycafe permitindo a identificação precisa de quem utilizou os veículos e quando, reduzindo o tempo gasto em investigações.
• Transformação Cultural e Operacional: Rápida adoção e apreciação do impacto do sistema na transparência e eficiência.
• Responsabilidade Aprimorada: A responsabilidade geral superou as expectativas.