La forma en que las personas trabajan y viven ha seguido evolucionando desde que el coworking y el coliving se generalizaron por primera vez. Horarios híbridos, políticas de regreso a la oficina, equipos distribuidos y el aumento constante del nomadismo digital han convertido lo que antes eran categorías inmobiliarias de nicho en elementos permanentes del paisaje urbano. Con ese crecimiento ha llegado un cambio paralelo. La llave física, antes fundamental para gestionar el acceso, está siendo cada vez más reemplazada o complementada por credenciales móviles, plataformas basadas en la nube y proptech integrado.
Esta publicación actualiza un artículo anterior sobre la gestión de llaves para espacios compartidos con datos de mercado actuales, tendencias recientes y hacia dónde parece dirigirse la industria en 2026.
Una nota rápida sobre las cifras
Las estimaciones del tamaño del mercado para el coworking y el coliving varían ampliamente dependiendo de cómo cada analista define la categoría, con el coliving construido específicamente frente a una vivienda compartida más amplia, y el coworking dedicado frente a todos los formatos de oficina flexible produciendo totales muy diferentes. Las cifras a continuación se extraen de fuentes de la industria mencionadas, pero los lectores deben considerar cualquier cifra única de tamaño de mercado como una estimación entre muchas, en lugar de una cifra definitiva.
El mercado de espacios compartidos en 2026
El espacio de trabajo flexible ya no es una categoría secundaria. Se ha convertido en una parte estructural de la demanda de oficinas. Según el informe Global Flexible Office Trends 2025 de Cushman & Wakefield, el 55% de los ocupantes globales ahora utilizan espacios flexibles, con otro 17% planeando aumentar su uso, y JLL proyecta que el 30% de todo el espacio de oficinas de EE. UU. se utilizará de forma flexible para 2030.
La huella de EE. UU. ha escalado en consecuencia. A partir del tercer trimestre de 2025, había aproximadamente 8.420 ubicaciones de coworking en todo el país, y el espacio de coworking promedio ofrece alrededor de 90 escritorios en 13.000 pies cuadrados de espacio. Manhattan lidera con 287 ubicaciones y 12 millones de pies cuadrados, seguido por Los Ángeles con 322 ubicaciones y 7,2 millones de pies cuadrados, mientras que mercados secundarios como Denver, Raleigh–Durham, Phoenix y Houston continúan ganando terreno.
La consolidación está reconfigurando el panorama de los operadores. En enero de 2025, CBRE Group adquirió Industrious en una transacción valorada en aproximadamente 400 millones de dólares, integrando al operador en un nuevo segmento de Operaciones y Experiencia de Edificios.
El coliving ha madurado de manera similar. Los analistas de la industria ahora describen el coliving como una clase de activo inmobiliario reconocida, con un mercado global que se acerca a los 20 mil millones de dólares y tasas de crecimiento que superan el 20% anualmente. En EE. UU. específicamente, el mercado de coliving está valorado en aproximadamente 4.200 millones de dólares en 2025, concentrado en ciudades donde la asequibilidad de la vivienda se ha convertido en un problema crónico, incluyendo Nueva York, San Francisco, Los Ángeles y Austin. Una señal de hacia dónde se dirige el sector: Habyt y Common se fusionaron en enero de 2023 para formar una entidad que gestiona más de 30.000 unidades en 40 ciudades y 14 países.
La base de clientes también es más amplia que el estereotipo inicial. El estudio de MBO Partners de 2025 encontró que el número de nómadas digitales de EE. UU. ha crecido un 153% desde 2019 y ahora representa aproximadamente el 12% de la fuerza laboral estadounidense. Esa es una población que vive, trabaja y viaja de maneras que favorecen los espacios flexibles con acceso sin fricciones.
Por qué la gestión tradicional de llaves presenta desafíos en espacios compartidos
En cualquier edificio con rotación constante, las llaves físicas crean fricciones predecibles:
Una alta rotación de miembros o residentes significa cambios frecuentes de llaves y cadenas de custodia poco claras
El acceso fuera del horario laboral y 24/7 requiere cobertura de personal o llaves predistribuidas
Una llave maestra perdida puede significar cambiar todas las cerraduras de las puertas afectadas
No existe un verdadero registro de auditoría, por lo que los operadores confían en la palabra de las personas sobre quién entró y salió
Estos no son problemas teóricos. Alrededor del 60% de los operadores citan el aumento de los costos operativos y la inflación como su condición de mercado más desafiante, y las horas de personal absorbidas por los armarios de llaves, los cierres y las entregas manuales son exactamente el tipo de costo que los sistemas de acceso más nuevos están diseñados para eliminar.
El cambio hacia un control de acceso más inteligente
La historia más importante no son solo mejores armarios de llaves. Es que la pregunta "¿dónde está la llave física?" ha sido reemplazada por "¿quién tiene permiso, en qué dispositivo, durante qué período de tiempo?"
Para 2026, las tarjetas de acceso en los espacios de coworking de gama alta se habrán convertido en gran medida en reliquias, con operadores de todo el mundo adoptando sistemas de entrada basados en aplicaciones móviles y credenciales inteligentes construidos sobre plataformas que se integran con el software de gestión de coworking.
Datos recientes de la industria respaldan este cambio:
El informe multifamiliar de Parks Associates de 2025 encontró que el 24% de los propietarios y operadores multifamiliares ahora utilizan tecnología de edificios inteligentes, y más del 59% de los inquilinos prefieren propiedades con control de acceso móvil.
En un conjunto de datos específico de coliving citado por firmas de investigación de mercado, la adopción de tecnología de acceso inteligente supuestamente alcanzó alrededor del 68% de las propiedades de coliving para 2024 (esta es una de varias estimaciones que circulan en el sector y debe tratarse como direccional en lugar de precisa).
Aproximadamente el 32% de las organizaciones ya utilizan identidades móviles, y el 73% de los usuarios finales y socios de la industria de control de acceso consideran las identificaciones móviles una máxima prioridad.
Mike Green, Gerente Senior de Ofertas para Soluciones Móviles en LenelS2, describió 2025 como el año de la credencial móvil, particularmente las soluciones basadas en NFC wallet.
Lo que realmente hacen los sistemas de acceso modernos
Las plataformas de acceso basadas en la nube de hoy en día hacen considerablemente más que abrir puertas. Las capacidades más citadas consistentemente entre proveedores y análisis de la industria incluyen:
Gestión remota basada en la nube. Los administradores conceden o revocan el acceso desde cualquier lugar en tiempo real. La automatización permite la incorporación y la desvinculación, de modo que a los nuevos miembros se les concede acceso en el momento en que se unen, y los miembros que se van pierden el acceso instantáneamente, eliminando brechas de seguridad.
Registro y análisis en tiempo real. Cada evento de acceso tiene una marca de tiempo, proporcionando un registro de auditoría y datos de uso que los operadores pueden incorporar en las decisiones de precios, diseño y personal. Alrededor del 67% de los operadores de espacios de coworking utilizan, en promedio, cuatro herramientas tecnológicas diferentes para gestionar su negocio, y los registros de acceso son cada vez más importantes como insumos para cómo esas herramientas se comunican entre sí.
Integraciones de API con software de gestión de propiedades y reservas. Aquí es donde reside la ventaja operativa en espacios más grandes. Cuando un miembro reserva una sala de reuniones, la puerta de esa sala (o su llave) está disponible durante el período reservado sin intervención del personal. Cuando finaliza un contrato de coliving, el acceso al edificio se revoca automáticamente en todas las puertas que cubría.
Opciones sin contacto y biométricas. Las soluciones biométricas que utilizan huellas dactilares o reconocimiento facial tienden a reservarse para zonas de mayor seguridad en lugar de para cada puerta, equilibrando la protección con las consideraciones de costo y privacidad.
Detección de anomalías impulsada por IA. Las plataformas más nuevas pueden señalar patrones de acceso inusuales y alertar a los operadores antes de que los incidentes escalen, incluyendo entradas denegadas repetidas en horas extrañas, intercambio de credenciales o puertas abiertas.
El costo oculto de la digitalización total y un camino intermedio más inteligente
Existe un aspecto importante que a menudo se pasa por alto en artículos como este. Pasar de llaves físicas a una configuración totalmente digital con cerraduras inteligentes en todas partes es realmente costoso. Cada puerta necesita hardware nuevo, a menudo nuevo cableado o baterías, cobertura de red e integración en la plataforma de gestión. En un edificio de coworking de varios pisos con oficinas privadas, salas de conferencias, salas de correo, armarios de TI, almacenamiento, gabinetes de equipos, vehículos y servicios compartidos, fácilmente se pueden contar cientos de puntos de acceso. Multiplique eso por el costo del hardware inteligente y la instalación, añada el tiempo en que los espacios están parcialmente fuera de servicio durante el despliegue, y la factura se acumula rápidamente.
La mayoría de los operadores no necesitan que cada puerta sea una cerradura inteligente. Necesitan saber quién tiene acceso a qué, cuándo, y poder cambiarlo rápidamente. Aquí es donde Keycafe encaja.
Cómo Keycafe reduce los costos sin renunciar a las funcionalidades digitales
Keycafe aborda el problema desde una perspectiva diferente. En lugar de arrancar cada cerradura y reemplazarla con hardware inteligente, Keycafe permite a los operadores mantener las llaves físicas, fobs y tarjetas de acceso que ya utilizan, y coloca la inteligencia a su alrededor en un SmartBox conectado a la nube. Las llaves permanecen físicas. La capa de gestión se vuelve completamente digital.
En la práctica, esto significa que los operadores de coworking y coliving pueden implementar Keycafe en una fracción del tiempo y a una fracción del costo de hardware de una renovación completa de cerraduras digitales, mientras siguen obteniendo el conjunto de funcionalidades que la industria demanda:
Permisos basados en la nube y gestión remota. Agregue, revoque o programe el acceso a las llaves en tiempo real desde una aplicación de escritorio o móvil, hasta el minuto.
Registro de auditoría completo. Cada recogida y devolución de llave se registra automáticamente, con verificación de identificación con foto opcional en el SmartBox para que no haya ambigüedad sobre quién tomó qué llave.
API robusta. La API de Keycafe expone puntos de conexión para usuarios, llaves, reservas, intercambios y SmartBoxes, para que los operadores puedan integrar el acceso a las llaves directamente en sus sistemas de gestión de miembros, reservas o PMS. Cuando se crea una reserva, se puede emitir automáticamente un código de recogida de llave. Cuando el plan de un miembro finaliza, sus permisos pueden revocarse a través del mismo flujo de trabajo que gestiona la facturación.
Integraciones con plataformas de hostelería y alquiler. Las integraciones predefinidas con Mews, Hostaway y Fleetio cubren hoteles, alquileres a corto plazo y operaciones de flotas, que se superponen en gran medida con las configuraciones de coliving y coworking con servicios.
Soporte multisitio. Los operadores que gestionan varias ubicaciones pueden administrarlas todas desde una sola cuenta, con funcionalidades como Key Roaming para controlar qué llaves se pueden devolver a qué sitios.
SSO y autenticación moderna. Se admite el inicio de sesión único de Google y Microsoft, junto con la autenticación por código QR en el SmartBox.
Resiliente sin conexión. Los SmartBoxes admiten la recogida de llaves sin conexión durante interrupciones de internet, para que un problema de conectividad no deje a nadie fuera del edificio o del servicio.
Escalable con el espacio. Un SmartBox puede configurarse para una sola llave o para varios miles de llaves, con capacidad añadida a medida que el operador crece.
Precios mensuales fijos y predecibles. Keycafe cobra una tarifa mensual fija por ubicación, independientemente de si gestiona 9 o 400 llaves, lo cual es inusual en una industria donde la mayoría de los sistemas de acceso digital escalan el costo por puerta o por credencial. Para los operadores de espacios compartidos, eso significa que el inventario de llaves puede crecer con el negocio sin que la factura de gestión de acceso crezca al mismo ritmo.
La ventaja práctica para los operadores de espacios compartidos es sencilla. Obtiene control de acceso basado en la nube, registro en tiempo real, automatización de API e integración en su pila de software existente, pero sigue trabajando con las cerraduras y llaves que ya tiene. La implementación puede realizarse en días en lugar de las semanas o meses que puede requerir una modernización de cerraduras inteligentes en todo el edificio, la inversión de capital inicial es drásticamente menor, y el costo continuo es predecible en lugar de escalar con cada nueva llave o puerta. Dado que el 60% de los operadores citan el aumento de los costos operativos como su mayor desafío de mercado, tener una partida de gestión de acceso que no se dispare a medida que el espacio crece es una ventaja operativa significativa. Para los operadores que desean los beneficios operativos modernos sin molestar a los inquilinos o desinstalar hardware funcional, este suele ser el punto de partida más sensato, y en muchos casos termina siendo la respuesta a largo plazo en lugar de un paso intermedio.
También se combina bien con cerraduras inteligentes donde realmente añaden valor. Un operador de coworking podría usar credenciales móviles en la puerta principal y en las salas de conferencias mientras usa Keycafe para las llaves de oficinas, llaves de buzones, almacenamiento y vehículos compartidos. Los dos enfoques no son mutuamente excluyentes, y tratarlos como una pila híbrida a menudo ofrece mejores resultados económicos que apostar todo por uno solo.
Hacia dónde se dirige esto
Algunas tendencias a tener en cuenta hasta 2026 y más allá:
Seguridad como servicio. En los mercados secundarios y terciarios de EE. UU., la pila de seguridad del proveedor de coworking funciona cada vez más como la infraestructura de ciberseguridad compartida de la región para pequeñas empresas, agrupando el control de acceso físico, Wi-Fi segmentado y monitoreo en la tarifa mensual.
IA en operaciones. Los analistas de la industria esperan que la IA pase de ser una palabra de moda a la columna vertebral operativa para 2028, con la mayoría de los operadores profesionales de coliving utilizándola para la fijación dinámica de precios, el mantenimiento predictivo, la asignación automatizada de residentes y la comunicación centrada en chatbots. Los datos de acceso son una de las entradas más limpias para alimentar estos modelos.
La institucionalización favorece la estandarización. A medida que el capital institucional fluye hacia el coworking y el coliving, los inversores exigen estandarización, informes en tiempo real sobre ocupación y mantenimiento, y registros de auditoría digitales. La era de gestionar cientos de puertas con una hoja de cálculo y un armario de llaves ha terminado, prácticamente hablando.
Las pilas híbridas se convierten en el estándar. En lugar de elegir entre cerraduras inteligentes y armarios de llaves inteligentes, los operadores están utilizando cada vez más ambos. Las credenciales móviles cubren las puertas perimetrales de alto tráfico y los espacios de servicios, mientras que los sistemas de llaves gestionados en la nube se encargan de todo lo demás.
En resumen
El coworking y el coliving han pasado de ser experimentales a institucionales, y el control de acceso ha evolucionado con ellos. El objetivo es el mismo, independientemente del camino que tomen los operadores: conseguir que las personas adecuadas accedan a los espacios correctos en el momento preciso, con un registro claro de lo sucedido.
Lo que ha cambiado es que la elección ya no es "llaves tradicionales" versus "costosa modernización digital completa". Los sistemas de gestión de llaves conectados a la nube como Keycafe hacen posible llevar las llaves físicas a la era moderna del control de acceso sin el costo y la interrupción de reemplazar cada cerradura del edificio. Para la mayoría de los espacios compartidos, esa es la versión práctica de lo que la industria ha llamado siempre acceso inteligente.
