Der Betrieb einer Fahrzeugflotte auf einem wachsenden Campus ist nicht einfach. Zwischen dem Transport von Sportteams, dem Umherbewegen von Personal und dem Bereitstellen von Ausrüstung dort, wo sie benötigt wird, benötigen Schulen ein System, das den richtigen Personen Zugang zu den richtigen Fahrzeugen ermöglicht, wenn sie diese benötigen.
Jahrelang verließ sich die New Hampton School, ein unabhängiges Internat in New Hampton, New Hampshire, mit rund 160 Mitarbeitenden, auf einen manuellen Schlüsselverwaltungsprozess.
Doch als die Flotte von einer Handvoll Bussen auf fast 30 Fahrzeuge wuchs, konnte die alte Routine, Schlüssel in einen Briefschlitz zu werfen und sie aus einem Plastikeimer zu fischen, nicht mehr mithalten. Schlüssel gingen verloren, Mitarbeitende verbrachten Zeit damit, sie zu suchen, und die Haftungsbedenken nahmen weiter zu.
Chuck George, Direktor für Campussicherheit, entschied, dass es Zeit für eine Veränderung war. Mit Keycafe verwandelte er einen unübersichtlichen, manuellen Schlüsselaustausch in ein automatisiertes System, auf das sich das gesamte Team verlassen konnte.
Abkehr von der manuellen Schlüsselverwaltung
Ein manuelles Schlüsselsystem kann gut funktionieren, wenn eine Flotte klein ist. Doch wenn die Flotte wächst, wird es schwieriger, den Überblick über die Schlüssel zu behalten und wer Zugang zu ihnen hat.
An der New Hampton School lief die gesamte Schlüsselnutzung früher über den Sportdirektor und die Ausrüstungsmanager, wobei Schlüssel von Hand ausgegeben und durch einen Türbriefschlitz zurückgegeben wurden.
"Manchmal wurden sie sofort zurückgegeben. Manchmal verschwanden sie für ein paar Tage, und es gab einfach keine Organisation darüber, wer welche Schlüssel hatte", erklärte Chuck. "Oft brauchten die Leute ein Fahrzeug, und die Schlüssel fehlten. Also mussten wir sie suchen. Das funktionierte früher, als es wirklich klein war, aber da wir gewachsen sind, war es einfach nicht mehr nachhaltig."
Das eigentliche Problem war die Verantwortlichkeit, oder deren Fehlen. Niemand hatte einen klaren Überblick darüber, wer einen Schlüssel hatte, warum sie ihn hatten oder wann er zurückgegeben würde.
Fahrzeugzugang mit Fleetio und Keycafe automatisieren
Als die New Hampton School ein Flottenmanagementsystem zur Verwaltung der Fahrzeugwartung und -zuweisungen suchte, entschieden sie sich für Fleetio. Die direkte Integration zwischen Fleetio und Keycafe machte es dann einfach, Fahrzeugbuchungen mit dem Schlüsselzugang zu verbinden.
Jetzt läuft der gesamte Buchungs- und Schlüsselzugangsprozess von selbst ab:
Buchung: Die Sportabteilung oder Mitarbeitende reichen ein Fahrzeuganfrageformular ein.
Automatisierung: Fahrzeugzuweisungen werden in Fleetio eingegeben, was sofort eine Keycafe-Buchung auslöst.
Zugang: Lehrkräfte und Mitarbeitende erhalten eine automatisierte E-Mail mit einem einzigartigen Zugangscode.
Abholung: Nutzer gehen zur Keycafe SmartBox, direkt dort, wo die Fahrzeuge geparkt sind, geben ihren Code ein, nehmen den Schlüssel und fahren los.
Mit dieser Integration war keine doppelte Dateneingabe oder manuelle Reservierungsverfolgung mehr nötig.
Verantwortlichkeit und finanziellen ROI fördern
Für jemanden, der eine Flotte von fast 30 Fahrzeugen überwacht, ist Haftung immer ein Problem. Zu wissen, wo jedes Fahrzeug ist und wer es fährt, ist unerlässlich.
"Verantwortlichkeit ist für mich ein sehr wichtiges Thema. Ich würde nicht sagen, dass ich ein Kontrollfreak bin, aber es ist gut zu wissen, wo sich die Dinge befinden", erklärte Chuck.
Die finanziellen Vorteile waren ebenfalls klar. Ein moderner Fahrzeugschlüssel kann zwischen 400 und 500 US-Dollar kosten, um ihn zu ersetzen, daher kann die Vermeidung verlorener Schlüssel der Schule Geld sparen. Eine bessere Übersicht darüber, wer welches Fahrzeug wann nutzt, hilft dem System auch, sich selbst zu amortisieren.
Die automatisierten Erinnerungen von Keycafe fordern Mitarbeitende auf, Schlüssel zurückzugeben, wenn sie diese vergessen haben, sodass Chucks Team keine Zeit damit verbringen muss, Leuten hinterherzujagen.
Einfache Einführung für das Campuspersonal
Die Einführung neuer Technologien an einer Schule kann eine Herausforderung sein. Chuck war sich nicht sicher, wie Lehrkräfte und Mitarbeitende reagieren würden, aber der Übergang zu Keycafe verlief reibungsloser, als er erwartet hatte.
"Ich arbeite an einem Ort, wo die Leute neuen Dingen gegenüber sehr skeptisch sind", sagte Chuck. "Aber es ist tatsächlich sehr einfach. Ich erhalte buchstäblich wöchentlich Komplimente von unseren Lehrkräften und Mitarbeitenden. Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft die Leute zu mir sagen: "Das ist das Beste, was wir je gemacht haben.""
Da das System selbstbedienbar ist, können Mitarbeitende Fahrzeugschlüssel selbstständig abholen und zurückgeben, ohne jedes Mal, wenn sie Zugang benötigen, einen Administrator aufspüren zu müssen.
Was kommt als Nächstes für den Campus-Zugang
Nachdem sie die Vorteile des automatisierten Flottenmanagements gesehen hat, erkundet die New Hampton School bereits andere Wege, wie Keycafe den Campus-Zugang unterstützen kann.
Die Schule testet derzeit Keycafe für einen neuen Outdoor-Campus-Pavillon mit Plänen, Buchungen über Outlook zu verbinden. Sie erwägen auch, Keycafe auf die Gebäudeverwaltung auszuweiten, um den Schlüsselzugang für externe Anbieter und Auftragnehmer zu verwalten.
Durch den Ersatz eines manuellen Schlüsselaustauschprozesses durch eine sichere, digitale Schlüsselverwaltung verfügt die New Hampton School nun über eine verantwortungsvollere und skalierbarere Methode, den Zugang auf dem gesamten Campus zu verwalten.
