Von verlorenen Schlüsseln zu null: Wie Groupe ABS die Kontrolle über eine 130 Fahrzeuge umfassende Außendienstflotte übernahm

Groupe ABS betreibt einen geschäftigen Außendienst mit 130 Fahrzeugen zur Unterstützung des täglichen Betriebs. Als die Flotte kleiner war, war die Fahrzeugverwaltung unkompliziert. Die Schlüssel hingen an einem offenen Brett an der Wand, wo Mitarbeiter sie abholen und nach Gebrauch zurückgeben konnten.

Als das Unternehmen wuchs, funktionierte dieses einfache System nicht mehr. Mit mehr Fahrzeugen und über mehrere Büros verteilten Teams wurde es schwierig, den Überblick zu behalten, wer welches Fahrzeug hatte. Schlüssel gingen regelmäßig verloren, und da es keine Aufzeichnung darüber gab, wer ein Fahrzeug genommen hatte oder wann es zurückgegeben werden würde, hatte das Team wenig Einblick in die Flotte.

Das Problem wurde auch kostspielig. Moderne Schlüssel enthalten Transponderchips, die auf das Fahrzeug programmiert werden müssen. „Schlüssel mit einem Chip können recht kostspielig sein, etwa fünfhundert Dollar, und es kann manchmal sogar noch mehr sein“, sagte David Fitz-Morris, Field Operations Director bei Groupe ABS.

Fahrzeugübergaben schufen eine weitere Herausforderung. Mitarbeiter mussten sich mit Vorgesetzten abstimmen, um die Schlüssel zu erhalten, was bei unterschiedlichen Zeitplänen und mehreren Standorten schwierig war. Teams mussten unter Umständen auf den Zugang zu einem Fahrzeug warten, während Vorgesetzte Zeit damit verbrachten, zu koordinieren, wer die Schlüssel abholen und zurückgeben würde.

Groupe ABS installierte Keycafe SmartBoxes zur Verwaltung seiner Fuhrparkschlüssel. Jeder Schlüssel ist über einen Tracking-Fob mit einem bestimmten Fahrzeug verknüpft, und Mitarbeiter können Schlüssel mittels einer PIN oder mobilen Authentifizierung abholen und zurückgeben. Vorgesetzte müssen nicht mehr jede Schlüsselübergabe koordinieren, sodass Teams bei Bedarf unabhängig auf Fahrzeuge zugreifen können.

Groupe ABS hat Keycafe auch über die offene API an seine Mitarbeiterdatenbank angebunden. Wird ein neuer Mitarbeiter hinzugefügt, wird dessen Keycafe-Zugang automatisch basierend auf den Fahrzeugen erstellt, für die er autorisiert ist. Dadurch entfallen die manuelle Kontoeinrichtung und separate Berechtigungslisten.

Vorgesetzte können den Zugang remote verwalten und den Status jedes Schlüssels über die Keycafe App einsehen. Jede Abholung und Rückgabe wird mit Angabe des Mitarbeiters und der Uhrzeit erfasst, wodurch das Team eine klare Aufzeichnung der Fahrzeugnutzung erhält.

Keycafe hat die Verwaltung der Flottenschlüssel von Groupe ABS schnell vereinfacht. Schon in den ersten Wochen verbrachte das Team weniger Zeit mit der Koordination von Übergaben und der Suche nach fehlenden Schlüsseln. Vorfälle mit verlorenen Schlüsseln sanken nahezu auf Null, wodurch wiederkehrende Ersatzkosten entfielen, während jede Fahrzeugnutzung einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet wurde.

Der Self-Service-Zugang erleichterte es den Mitarbeitern zudem, sich auf den Weg zu machen, ohne auf einen Vorgesetzten warten zu müssen. Vorgesetzte verbringen weniger Zeit mit dem Management von Übergaben und mehr Zeit mit ihren täglichen Aufgaben. Die Integration mit der Mitarbeiterdatenbank reduzierte den Verwaltungsaufwand zusätzlich, indem der Fahrzeugzugang automatisch aktualisiert wurde, wenn Mitarbeiter dem Unternehmen beitreten und es verlassen.

Da jede Entnahme und Rückgabe aufgezeichnet wird, hat Groupe ABS nun einen klaren Überblick über die Schlüsselaktivitäten an all seinen Standorten. Vorgesetzte können sehen, wer wann auf welches Fahrzeug zugegriffen hat, was dem Team mehr Verantwortlichkeit verleiht und es einfacher macht, Fragen zu klären, wenn sie auftreten.