Wie Excellence Academy die Schlüsselverwaltung für Schulungsräume und Fahrzeuge mit Keycafe optimierte

Die Excellence Academy bietet Erwachsenenbildung und Ausbildungsprogramme an zwei Schulungsstandorten in Roissy–Charles de Gaulle und Thiais an. Ihre Trainer benötigen regelmäßigen Zugang zu Schulungsräumen an beiden Standorten sowie zu Firmenfahrzeugen für berufliche Einsätze außerhalb der Region Paris. Vor der Implementierung von Keycafe verfügte die Excellence Academy über kein dediziertes Schlüsselverwaltungssystem. Ihr Verwaltungsteam war für die manuelle Koordination des Zugangs zu Schulungsräumen und Firmenfahrzeugen verantwortlich. Die Verwaltung der Schlüssel für die Schulungsräume am Standort Thiais war besonders umständlich. Trainer mussten manchmal mehrere Tage vor einem Kurs zum Roissy-Standort des Unternehmens reisen, nur um die Schlüssel abzuholen. Am Schulungstag reisten sie dann mit dem Schlüssel zurück nach Thiais. Die Verwaltung der Fahrzeugschlüssel stellte eine weitere operative Herausforderung dar. Trainer benötigten häufig Firmenfahrzeuge für Einsätze außerhalb der Region Paris, einschließlich Fahrten am Wochenende. Ohne eine autonome Möglichkeit zum Schlüsselaustausch mussten Fahrzeuge manchmal länger als nötig reserviert oder aus dem Verkehr gezogen werden. Das Unternehmen benötigte eine einfache Lösung, die es Trainern ermöglichen würde, die entsprechenden Schlüssel abzuholen und zurückzugeben, ohne auf die Anwesenheit eines Assistenten angewiesen zu sein.

Excellence Academy implementierte Keycafe, um sicheren, autonomen Zugang zu Schlüsseln für Schulungsräume und Firmenfahrzeuge zu ermöglichen. Das Unternehmen nutzt Keycafe nun an seinen beiden Standorten, einschließlich eines autonomen Standorts, wo Trainer Räume betreten müssen, ohne dass ein Verwaltungsmitarbeiter anwesend ist. Über die Keycafe App kann das Team jedem Trainer die richtigen Schlüssel basierend auf seinem bevorstehenden Zeitplan zuweisen. Keycafe sendet dann jedem Trainer automatisch eine einzigartige PIN, die speziell mit den benötigten Schlüsseln verknüpft ist. Jeden Freitag überprüft das Verwaltungsteam die Schulungseinheiten der kommenden Woche und weist jedem Trainer die entsprechenden Raumschlüssel zu. Trainer können dann ihre einzigartigen PINs verwenden, um die richtigen Schlüssel abzuholen und diese am entsprechenden Standort eigenständig zurückzugeben. Keycafe wird auch zur Verwaltung von Fahrzeugschlüsseln für Trainer eingesetzt, die auf beruflichen Reisen unterwegs sind, einschließlich Wochenendausflügen außerhalb der Region.

Keycafe hat die Verwaltung des Zugangs zu Schulungsräumen und Firmenfahrzeugen an den zwei Standorten der Excellence Academy vereinfacht. Trainer müssen nicht mehr unnötige Fahrten nach Roissy unternehmen, nur um einen Schlüssel abzuholen, bevor sie einen Kurs in Thiais halten. Stattdessen können sie den entsprechenden Raumschlüssel direkt und eigenständig abrufen, basierend auf den ihnen über die Keycafe Plattform zugewiesenen Zugriffsrechten. Das System hat auch die Verwaltung von Fahrzeugschlüsseln für Geschäftsreisen verbessert. Flexiblere Schlüsselübergaben bedeuten, dass Fahrzeuge nicht mehr unnötig lange aufgrund von administrativer Verfügbarkeit oder Wochenendplanung reserviert werden müssen. Für das administrative Team haben Fernzuweisungen von Schlüsseln die Zeit und Ressourcen reduziert, die für die Koordination des Zugangs erforderlich sind. Das Unternehmen muss nicht mehr sicherstellen, dass ein Assistent bei jeder KeyExchange physisch anwesend ist, wodurch der autonome Schulungsstandort effizienter betrieben werden kann. Nach der Installation ihres zweiten Keycafe Systems erkannte die Excellence Academy, wie die Lösung unabhängige Abläufe über mehrere Standorte hinweg unterstützen könnte. Das Unternehmen hob Zeitersparnisse und Ressourcenoptimierung als seine wichtigsten Ergebnisse hervor.