Automatisierung von Gäste-Check-ins und Housekeeping-Workflows für ein Luxushotel aus dem 18. Jahrhundert

Domaine Sur Les Sarts ist ein Luxushotel, Spa und Seminarzentrum in Belgien. Das Premium-Anwesen befindet sich in einem ehemaligen Schlossbauernhof aus dem 18. Jahrhundert, der vor einem Jahrzehnt vollständig renoviert wurde, und bietet hochwertige Unterkünfte sowie Veranstaltungsräume. Historisch gesehen verwaltete die Unterkunft ihre physischen Schlüssel über ein traditionelles Empfangsmodell, was ein umfassendes, breit abgedecktes Zeitfenster für das Rezeptionspersonal erforderte, um jedem ankommenden Gast die Schlüssel physisch zu übergeben.

Dieser manuelle Betriebsablauf verursachte erhebliche Reibungsverluste bei nicht-standardisierten Ankunftszeiten. Späte Check-ins und frühe Ankünfte von Gästen führten häufig zu Engpässen in der Personalplanung und logistischen Herausforderungen für die Unterkunft. Da ein Rezeptionist physisch am Schalter anwesend sein musste, um Schlüssel auszugeben, zwangen unerwartete Änderungen der Ankunftszeiten der Gäste das Hotel, einen unflexiblen, arbeitsintensiven Rezeptionsplan aufrechtzuerhalten.

Um diese operativen Engpässe zu beheben, integrierte Domaine Sur Les Sarts das automatisierte Schlüsselverwaltungssystem von Keycafe in ihr Anwesen. Im Rahmen des modernisierten Arbeitsablaufs kontaktiert das Hotel die Gäste mehrere Tage vor ihrer Ankunft, um ihnen die Standard-Anreisedetails und präzise Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Nutzung des Keycafe-Systems zu übermitteln.

Bei Ankunft vor Ort müssen die Gäste nicht mehr an der Rezeption warten. Stattdessen absolvieren sie einen Self-Service-Check-in am Keycafe Smart-Schließfach, holen ihren Zimmerschlüssel in weniger als zwei Minuten ab, bevor sie sich direkt zu ihren Unterkünften begeben. Trotz anfänglicher Bedenken einiger Mitarbeiter während der frühen Phasen der Einführung passte sich das gesamte Team schnell an das System an und integrierte es in den täglichen Betrieb, um den Immobilienzugang in Echtzeit zu überwachen.

Seit der Einführung von Keycafe hat Domaine Sur Les Sarts menschliche Fehler sowohl in seinen Self-Service- als auch in traditionellen Check-in-Abläufen beseitigt. Die Automatisierung des Schlüsselaustauschs hat es dem Anwesen ermöglicht, die Öffnungszeiten seiner Rezeption zu reduzieren, wodurch die Arbeitskosten erheblich optimiert und gleichzeitig die gesamte operative Flexibilität verbessert wurden.

Darüber hinaus bietet das System Echtzeit-Transparenz über die Ankünfte und Abreisen der Gäste, was das interne Immobilienmanagement direkt optimiert hat. Die Reinigungsabteilung verlässt sich auf diese sofortigen Status-Updates, um den Zimmerwechsel nahtlos zu koordinieren und so einen äußerst agilen, reibungslosen Arbeitsablauf auf dem gesamten Anwesen zu gewährleisten.