Hotelbetrieb neu erfunden: Die Reise des DoubleTree by Hilton Hotels mit Keycafe

Das DoubleTree by Hilton Hotel in Windsor Locks, CT, stand vor einer kritischen Herausforderung. Die Sorge, dass Schlüssel zu sensiblen Bereichen des Hotels in die falschen Hände geraten könnten, war allgegenwärtig, wobei das Problem des Schlüsselmanagements den Kern dieser Angelegenheit bildete. Täglich mussten Schlüssel an das 90-köpfige Team des Hotels ausgegeben und wieder eingesammelt werden, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten. Ohne ein robustes System zur Überwachung und Kontrolle dieser Schlüsselübergaben war das Hotel jedoch anfällig für Risiken. Das Risiko, dass Schlüssel verlegt wurden, war hoch, was eine ständig lauernde Bedrohung für die Hotelanlage und potenziell hohe Kosten für den Austausch von Schlössern darstellte.

Die Herausforderung war zweifach: die Gewährleistung eines Mechanismus zur Aufbewahrung von Schlüsseln bei Nichtgebrauch sowie die präzise Verfolgung von Ausgabe und Rückgabe der Schlüssel. Letzteres war entscheidend, nicht nur um das Diebstahlrisiko zu minimieren, sondern auch um klare Verantwortlichkeiten zu etablieren. Ihr bestehendes System war umständlich und es fehlten die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen, um unbefugten Zugriff oder Missbrauch zu verhindern. Infolgedessen konnte das Managementteam nicht feststellen, wer einen bestimmten Schlüssel zu einer bestimmten Zeit besaß, was es schwierig machte, etwaige Sicherheitsverletzungen bis zu ihrer Ursache zurückzuverfolgen. Dieses Fehlen eines effektiven Systems beeinträchtigte die betriebliche Effizienz und stellte ernsthafte Sicherheitsrisiken dar, wodurch eine dringende Lösung erforderlich wurde.

Nachdem sie von einem Schwesterhotel der Hilton-Kette von Keycafe erfahren hatten, entschied sich das Managementteam, eine SmartBox für eine sichere und effiziente Schlüsselverwaltung auszuprobieren. Mit diesem System kümmern sich die Mitarbeiter eigenverantwortlich um die Entnahme und Rückgabe von Schlüsseln zu Beginn und am Ende ihrer Schichten mithilfe von PIN-Codes, ohne die Notwendigkeit einer administrativen Aufsicht. Dies fördert das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter und gewährleistet, dass sie für die Schlüssel in ihrem Besitz zur Rechenschaft gezogen werden können.

Die Echtzeit-Tracking-Funktion von Keycafe optimierte das System zusätzlich und lieferte eine umfassende Dokumentation der Schlüsselnutzung. Die Lösung ermöglichte es dem Team zu verfolgen, wer welchen Schlüssel zu einem bestimmten Zeitpunkt hatte, und erhöhte die Transparenz ihrer Abläufe. Neben dem Schutz der Schlüssel verschaffte ihnen dies auch ein Gefühl der Kontrolle, das ihnen zuvor gefehlt hatte.

Darüber hinaus gewährleistete die benutzerfreundliche Oberfläche von Keycafe einen reibungslosen Übergang für die Mitarbeiter und ermöglichte es ihnen, sich schnell an das neue System zu gewöhnen. „Wir wissen genau, wer welchen Schlüssel hatte und wer Schlüssel nicht zurückgegeben hat, was uns die vollständige Kontrolle über unser Gebäude gibt“, sagt Mohamed Anwer, Direktor für Speisen und Getränke des DoubleTree Hardford.

Die Einführung von Keycafe in den Betrieb des DoubleTree by Hilton Hotels führte zu einer radikalen Transformation. Die unmittelbare Wirkung der Lösung war offensichtlich und wurde vom gesamten Team begrüßt, das von dem Maß an Kontrolle über jeden einzelnen Schlüssel beeindruckt war. Der Schlüsselverwaltungsprozess des Hotels, einst ein Anlass zur Besorgnis, war nun ein Musterbeispiel an Effizienz.

Die Mitarbeiter übernehmen nun mehr Verantwortung, da sie wissen, dass ihre Schlüsselnutzung verfolgt und aufgezeichnet wird. Dies führte zu einer allgemeinen Verbesserung ihres Verantwortungsbewusstseins und einer Reduzierung der Fälle von verlegten Schlüsseln. Die Lösung war so benutzerfreundlich und effizient, dass sie schnell zu einem integralen Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs aller Mitarbeiter wurde.

Die Zeit und Ressourcen, die zuvor für die Schlüsselverwaltung aufgewendet wurden, werden nun zur Verbesserung des Gästeerlebnisses und anderer wesentlicher Betriebsabläufe umgeleitet. „Keycafe ist ein unverzichtbares Werkzeug. Jetzt haben wir ein System, das funktioniert“, schloss Mohamed ab.