Nie wieder verlorene Schlüssel: Wie ein Unternehmen für Baugerätevermietung seine Flottenschlüssel organisierte

Wiame Fils verwaltet und vermietet Baumaschinen, Kleintransporter, schwere Fahrzeuge und andere Fuhrparkgüter in all seinen Geschäftsbereichen. Mitarbeiter und Fahrer müssen regelmäßig Fahrzeugschlüssel für Vermietungen, Reparaturen, Ausleihen und tägliche Einsätze abholen und zurückgeben.

Vor der Implementierung von Keycafe hatte das Unternehmen keinen konsistenten Prozess für die Organisation dieser Übergaben. Schlüssel wurden häufig an verschiedenen Orten hinterlassen, was es schwierig machte zu bestimmen, wer sie mitgenommen hatte oder ob sie zurückgegeben worden waren.

Das Unternehmen nutzte einen kleinen internen Schlüsselschrank, der mit einem Vorhängeschloss gesichert war, sowie ein Notizbuch aus Papier. Wenn ein Fahrzeug zugewiesen wurde, wurde vom Mitarbeiter, der die Übergabe abwickelte, erwartet, dies manuell zu erfassen. Allerdings aktualisierten andere Mitarbeiter das Notizbuch nicht immer, wenn der Fuhrparkassistent abwesend war.

Infolgedessen gab es bei der Rückkehr des Fuhrparkassistenten oft keine zuverlässige Aufzeichnung, die zeigte, wo ein Schlüssel war oder wer ihn hatte. Dies führte zu wiederholten Suchen, verlorenen Schlüsseln und Unsicherheit, immer wenn das Team Zugang zu einem Fahrzeug benötigte.

Wiame Fils benötigte einen klareren, zuverlässigeren Prozess, der seine Schlüssel organisiert halten und eine genaue Historie jeder Abholung und Rückgabe liefern würde.

Wiame Fils führte Keycafe ein, um einen zentralisierten und nachvollziehbaren Prozess für die Verwaltung seiner Fahrzeugschlüssel zu schaffen. Das Unternehmen nutzt das System nun tagsüber, um Schlüssel für Fahrzeuge zu übergeben, die repariert, ausgeliehen oder zurückgegeben werden.

Das System unterstützt auch den Betrieb ihrer Schwerlastwagen. Lkw fahren jeden Abend ab und kehren am folgenden Morgen zurück. Am Ende jeder Tour müssen die Fahrer ihre Schlüssel an die Keycafe SmartBox zurückgeben. Wenn ein Fahrer am nächsten Tag abwesend ist, bleibt der Schlüssel sicher verfügbar, damit ein anderer autorisierter Mitarbeiter das Fahrzeug nutzen kann.

Schlüsselentnahmen und -rückgaben werden automatisch erfasst, wodurch die Notwendigkeit entfällt, sich auf handschriftliche Notizen zu verlassen. Das Flottenteam kann im System überprüfen, wer einen bestimmten Schlüssel hat und wann er entnommen oder zurückgegeben wurde.

Um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erleichtern, erhält jeder Fahrer eine kurze interne Schulung zur Nutzung von Keycafe. Der unkomplizierte Prozess wurde schnell in den täglichen Arbeitsablauf des Unternehmens integriert und wurde von den Mitarbeitern gut angenommen.

Seit der Installation von Keycafe hat Wiame Fils einen konsistenten Schlüsselverwaltungsprozess für den täglichen Flottenbetrieb etabliert. Schlüssel werden nicht mehr an verschiedenen Orten liegen gelassen, und das Team muss sich nicht mehr auf unvollständige handschriftliche Aufzeichnungen verlassen, um sie zu finden.

Die automatische Aktivitätsverfolgung verschafft dem Unternehmen einen genauen Überblick über seinen Schlüsselbestand. Wenn ein Fahrzeug benötigt wird, kann das Flottenteam sofort den aktuellen Benutzer identifizieren und bestätigen, wann der Schlüssel abgeholt oder zurückgegeben wurde.

Diese Transparenz hat die Schlüsselverluste eliminiert, die das Unternehmen zuvor verzeichnete. Sie hat auch die Umverteilung von Fahrzeugen erleichtert, wenn sich Fahrpläne ändern oder ein Fahrer abwesend ist, und trägt dazu bei, dass die Flotte über aufeinanderfolgende Schichten hinweg zugänglich bleibt.

Der standardisierte Prozess wurde von den Mitarbeitern schnell angenommen. Fahrer wissen, wo Schlüssel zurückgegeben werden müssen, während Kollegen verfügbare Fahrzeugschlüssel abrufen können, ohne sie suchen oder mehrere Teammitglieder kontaktieren zu müssen.

Für die Flottenassistentin Nathalie Hecht hat Keycafe einen Großteil der Unsicherheiten in der Flottenverwaltung beseitigt. Mit einer organisierten und zuverlässigen Aufzeichnung jedes Schlüsselaustauschs kann sie die Flotte mit weniger Stress und größerem Vertrauen verwalten.