Para las organizaciones con una flota de vehículos, la gestión de llaves representa un desafío diario a menudo subestimado.
Cada día, los equipos deben asegurarse de que los colaboradores adecuados puedan acceder a los vehículos correctos en el momento oportuno, manteniendo una visibilidad completa sobre los movimientos de llaves.
Ya sean vehículos de servicio, flotas técnicas, vehículos de intervención o vehículos compartidos entre varios equipos, la multiplicación de usuarios y desplazamientos hace que los métodos tradicionales sean rápidamente difíciles de mantener.
Durante mucho tiempo, muchas organizaciones funcionaron con procesos manuales: cuadernos de seguimiento en papel, tablas internas, armarios de llaves clásicos o intercambios informales entre colaboradores.
Si bien estos métodos pueden funcionar con una flota pequeña, rápidamente se vuelven complejos cuando el número de vehículos aumenta. El seguimiento de las llaves se convierte entonces en una fuente de pérdida de tiempo, incertidumbre y riesgos de seguridad.
Este es precisamente el desafío que enfrentó Assia Una, una asociación con sede en Ille-et-Vilaine que apoya a personas vulnerables por edad, discapacidad o enfermedad, tanto en sus hogares como en instituciones.
Con casi 100 vehículos en servicio, utilizados diariamente por diferentes equipos de campo y administrativos, la asociación necesitaba una solución que permitiera un mejor seguimiento del acceso a los vehículos y asegurar la gestión de las llaves.
Al adoptar Keycafe, Assia Una pudo transformar un proceso manual en una organización más fluida, más segura y con una mejor trazabilidad.
Retomar el control sobre los movimientos de llaves de los vehículos
Para los gestores de flota, uno de los principales desafíos es saber con precisión dónde se encuentran las llaves y quién las utiliza.
Cuando varios colaboradores utilizan los mismos vehículos, se vuelve esencial poder responder rápidamente a preguntas sencillas:
¿Quién tiene actualmente la llave de un vehículo?
¿Cuándo fue recogida?
¿Está el vehículo disponible?
¿Se ha devuelto la llave correctamente?
Sin un sistema centralizado, esta información a menudo depende de seguimientos manuales o de la memoria de los equipos.
En Assia Una, el crecimiento de la flota y los desplazamientos constantes de los vehículos hicieron que esta organización fuera progresivamente más difícil.
Como explica Vincent Prido, jefe de servicio en Assia Una:
« Nuestra actividad se basa principalmente en la atención domiciliaria, lo que significa que tenemos una flota en constante movimiento. Lo que era difícil para nosotros era seguir y saber dónde estaban los coches en un momento dado. »
Con Keycafe, la asociación ahora se beneficia de una mayor visibilidad sobre el uso de sus vehículos.
« Hoy en día, tenemos una herramienta digital que nos permite saber de manera fácil y sencilla dónde están nuestros coches y con quién. »
Reemplazar los seguimientos en papel por una trazabilidad digital de las llaves
Muchas organizaciones todavía utilizan métodos manuales para seguir las llaves de sus vehículos.
Estos sistemas presentan rápidamente ciertas limitaciones:
Información difícil de centralizar
Falta de historial preciso de los movimientos
Tiempo perdido buscando una llave o un vehículo
Dificultad para identificar responsabilidades en caso de problema
Una solución de gestión de llaves conectada permite centralizar las llaves en un armario seguro y conectado a la Cloud, registrando automáticamente cada retiro y cada devolución.
Cada movimiento se asocia a un usuario, ofreciendo así una visibilidad completa sobre el uso de los vehículos.
Para Assia Una, esta trazabilidad representa uno de los principales cambios aportados por Keycafe:
« Teníamos una gestión y una trazabilidad que se hacían a través de cuadernos de bitácora en papel. Hoy, tenemos una herramienta digital que nos permite saber realmente dónde están nuestros coches y con quién. »
Facilitar el acceso a los vehículos para los equipos de campo
En muchos sectores, los vehículos son utilizados por equipos móviles que necesitan poder desplazarse rápidamente.
Este es particularmente el caso en el sector de la atención domiciliaria, donde los profesionales deben realizar varias intervenciones cada día.
En Assia Una, los usuarios de Keycafe se distribuyen principalmente en dos grupos:
Los equipos de campo, en particular los auxiliares de enfermería, enfermeras y terapeutas ocupacionales que utilizan los vehículos durante sus rondas.
Los equipos administrativos que también necesitan acceder a los vehículos de servicio.
Una solución conectada permite simplificar esta organización, dando a los colaboradores un acceso rápido a las llaves necesarias, manteniendo al mismo tiempo un control completo para los responsables.
Esta organización permite reducir los intercambios manuales y agilizar el día a día de los equipos.
Asegurar el acceso para colaboradores permanentes y temporales
La gestión de llaves también se convierte en un desafío de seguridad cuando varios perfiles deben acceder a los vehículos.
Las organizaciones a menudo deben gestionar el acceso de:
Colaboradores permanentes
Nuevos empleados
Sustitutos
Personal temporal
Proveedores externos
Sin un seguimiento preciso, puede ser difícil saber quién ha utilizado un vehículo y en qué momento.
Gracias a Keycafe, las organizaciones pueden controlar mejor los accesos, manteniendo un historial completo de los usos.
Para Assia Una, este aspecto es particularmente importante:
« También tenemos personal que viene por períodos cortos, personal temporal o sustitutos, servicios que no conocemos necesariamente. En cualquier caso, podemos asegurar también estos accesos de esta manera (con Keycafe). »
Una adopción sencilla para todos los usuarios
Cuando una organización implementa una nueva herramienta digital, la adopción por parte de los equipos a menudo representa un desafío importante.
Para facilitar la transición, Assia Una organizó sesiones de sensibilización para los equipos de campo y administrativos.
Sin embargo, la simplicidad de uso de Keycafe permitió una rápida adopción.
« Incluso para los empleados que no tenían afinidad con las herramientas informáticas o digitales, no hubo ninguna dificultad. La herramienta sigue siendo sencilla y realmente accesible para todos los empleados. »
Una solución intuitiva permite así a las organizaciones mejorar sus procesos sin complicar el día a día de los usuarios.
« Hay todo un sistema de calibración al principio que toma un poco de tiempo para dominar la herramienta. Pero una vez que se entiende la herramienta, se consigue precisamente apuntar y adaptar en función de la organización que se necesita. »
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