Lange & Fetter Motors: Fin a las llaves perdidas y a las búsquedas en un concesionario Ford de alto volumen

Antes de adoptar Keycafe, Lange & Fetter Motors gestionaba su enorme inventario de entre 300 y 400 llaves de vehículos mediante un sistema manual y sin control. Las llaves de vehículos nuevos y usados se almacenaban indistintamente en un único armario de uso común. Este sistema obsoleto carecía de registro físico y no ofrecía ningún tipo de trazabilidad ni responsabilidad cuando las llaves pasaban de mano en mano entre los departamentos de ventas, detallado, servicio y los talleres de carrocería externos.

El personal a menudo perdía un tiempo valioso buscando llaves en el lote principal y en los terrenos secundarios adicionales. Sin un control claro de responsabilidades, el extravío de llaves interrumpía las operaciones diarias, hacía perder el tiempo a los empleados y generaba costos constantes para el concesionario.

Lange & Fetter Motors implementó Keycafe para mejorar la forma en que el concesionario gestiona sus llaves. Cada empleado utiliza un PIN único para retirar y devolver las llaves a través de la SmartBox, creando un proceso claro y uniforme para el control de acceso.

A medida que los vehículos pasan por el concesionario, los empleados transfieren digitalmente la responsabilidad de las llaves de un departamento a otro, ya sea de un vendedor a un especialista en detallado o a un técnico de servicio. Cada entrega queda registrada, lo que ofrece a los gerentes una vista en tiempo real de qué departamento tiene cada llave y en qué etapa del proceso de reacondicionamiento o venta se encuentra el vehículo.

Los técnicos también pueden identificar y retirar rápidamente las llaves que necesitan en lugar de buscarlas por todo el edificio. Al reemplazar el seguimiento manual por un registro claro de los movimientos de las llaves, Keycafe ayuda al equipo a mantenerse organizado, localizar los vehículos con mayor facilidad y mantener en marcha las operaciones diarias.

Lange & Fetter Motors experimentó mejoras inmediatas en la organización y la eficiencia tras implementar Keycafe. Los gerentes pueden ver quién tiene cada llave, cuánto tiempo lleva retirada y si ha cambiado de manos. Esto facilita la localización de los vehículos cuando los clientes están esperando o cuando es necesario traer un automóvil del depósito. El personal ya no tiene que perseguir a los compañeros de trabajo ni seguir rastros de papel para encontrar las llaves, y el concesionario también ha registrado menos errores administrativos.

El mayor impacto ha sido la reducción en la pérdida de llaves. Desde que instaló Keycafe, el concesionario no ha perdido ninguna llave, lo que ayuda a evitar costosos reemplazos y a mantener su estándar de contar con dos llaves para cada vehículo. Al rastrear cada movimiento, Keycafe ayuda al equipo a supervisar las llaves y a resolver problemas en lugar de llegar a un callejón sin salida, evitando pérdidas potenciales de más de $1,600 al mes y $19,200 al año.