Cero llaves perdidas: Cómo Groupe ABS tomó el control de una flota de campo de 130 vehículos

Groupe ABS gestiona una intensa operación de campo, con 130 vehículos para sus actividades diarias. Cuando la flota era más pequeña, la gestión de vehículos era sencilla. Las llaves se guardaban en un tablero a la vista en la pared, donde los empleados las recogían y devolvían después de usarlas.

A medida que la empresa crecía, ese sistema sencillo dejó de funcionar. Con más vehículos y equipos distribuidos en varias oficinas, resultaba difícil saber quién tenía cada vehículo. Las llaves desaparecían con regularidad. Sin un registro claro de quién las usaba o cuándo regresarían, el equipo carecía de visibilidad sobre la flota.

El problema también se volvió costoso. Las llaves modernas contienen chips transpondedores que deben programarse para el vehículo. «Las llaves con chip pueden ser bastante caras, unos quinientos dólares, y a veces más», afirmó David Fitz-Morris, Director de Operaciones de Campo en Groupe ABS.

Las entregas de vehículos generaban otro desafío. Los empleados debían coordinar con los supervisores para obtener las llaves, lo cual resultaba complicado por los diferentes horarios y las múltiples ubicaciones. Los equipos podían terminar esperando para acceder a un vehículo, mientras los supervisores dedicaban tiempo a coordinar quién recogería y devolvería las llaves.

Groupe ABS instaló SmartBoxes Keycafe para gestionar las llaves de su flota. Cada llave se vincula a un vehículo específico mediante un llavero de seguimiento, y los empleados pueden recoger y devolver las llaves utilizando un PIN o autenticación móvil. Los supervisores eliminan la coordinación manual de las entregas, facilitando el acceso autónomo de los equipos a los vehículos.

Groupe ABS integró Keycafe con su base de datos de empleados a través de la API abierta. Al añadir un nuevo empleado, se crea automáticamente su acceso a Keycafe según los vehículos que tiene autorización para usar, eliminando la configuración manual de cuentas y las listas de permisos separadas.

Los supervisores pueden gestionar el acceso de forma remota y visualizar el estado de cada llave a través de la aplicación Keycafe. Cada recogida y devolución se registra con el empleado y la hora, proporcionando al equipo un registro claro del uso de los vehículos.

Keycafe simplificó rápidamente la gestión de las llaves de la flota de Groupe ABS. En pocas semanas, el equipo redujo el tiempo dedicado a la coordinación de entregas y a la búsqueda de llaves perdidas. La pérdida de llaves se minimizó, eliminando costes recurrentes de reemplazo, y cada uso vehicular quedó vinculado a un empleado específico.

El acceso de autoservicio también facilitó a los empleados ponerse en marcha sin esperar a un supervisor. Los supervisores dedican menos tiempo a gestionar entregas y más a sus responsabilidades diarias. La integración con la base de datos de empleados optimizó la gestión administrativa, actualizando el acceso vehicular automáticamente conforme los empleados se incorporan o dejan la empresa.

El registro de cada recogida y devolución proporciona a Groupe ABS una visión clara de la actividad de las llaves en todas sus sedes. Los supervisores visualizan quién accedió a cada vehículo y cuándo, incrementando la trazabilidad del equipo y simplificando la resolución de incidencias.