Demostraciones en líneaE-Demonstrations optimiza las operaciones de flota y eventos con el sistema de gestión de llaves de Keycafe.
Instalaciones y Logística
Amberes, Bélgica
50
250
“Conocimos a Keycafe en el momento oportuno. Desde la integración de Keycafe, nos preocupamos mucho menos por la gestión de nuestras llaves. Hay mucha más claridad sobre cuándo y por quién se prestan nuestras llaves.”
Yo Engelen
Gerente General
Acerca de las E-Demostraciones
Con sede en Wilrijk, Bélgica, E-Demonstrations se especializa en el soporte y la producción integral de eventos. Ofrecen una amplia gama de servicios para ayudar a las empresas a exhibir eficazmente su marca en ferias comerciales, roadshows y activaciones.
Gideon Leung es el Gerente de Marketing en Keycafe, liderando el marketing global y desempeñándose como experto en productos de la compañía. Él redacta la documentación técnica, los anuncios de nuevas funciones, las actualizaciones de productos y las guías prácticas que ayudan a clientes de todo el mundo a aprovechar al máximo la plataforma.
Desafío
Con una flota de más de 90 vehículos y una participación frecuente en proyectos a gran escala, E-Demonstrations necesitaba una mejor manera de gestionar el acceso a vehículos, edificios y equipos.
Antes de Keycafe, todas las llaves se guardaban en una ubicación central donde los empleados podían simplemente tomar lo que necesitaban. Si bien este enfoque era sencillo, ofrecía una visibilidad limitada sobre quién había accedido a llaves específicas y cuándo.
Cuando las llaves desaparecían, los empleados tenían que depender de la comunicación manual para determinar quién las había usado por última vez. Encontrar respuestas a menudo significaba contactar a varios colegas y buscar en oficinas, vehículos o pertenencias personales.
Valerie Bertels, Soporte de RRHH y Administrativo en E-Demonstrations, explica que la empresa buscaba una forma más eficiente de almacenar, rastrear y recuperar llaves, manteniendo al mismo tiempo una responsabilidad clara para cada evento de acceso.
A medida que la empresa continuaba gestionando vehículos, eventos y proyectos temporales que involucraban a diferentes equipos, voluntarios y socios externos, se volvió cada vez más importante contar con un sistema seguro que pudiera simplificar el acceso mientras mantenía un registro completo de la actividad de las llaves.
Puntos de Dolor
- Falta de Visibilidad de Llaves — A los empleados no les resultaba fácil identificar quién tenía una llave específica o cuándo se había llevado.
- Búsquedas de llaves que consumen tiempo — El personal dedicaba tiempo valioso contactando a colegas y buscando llaves extraviadas.
- Control de Acceso Limitado — El sistema anterior no proporcionaba permisos individuales ni un registro del uso de las llaves.
- Coordinación Compleja — La gestión del acceso se volvió más desafiante durante proyectos que involucraban a múltiples equipos, voluntarios y socios externos.
Solución
E-Demonstrations implementó el sistema SmartBox de Keycafe para reemplazar su proceso informal de intercambio de llaves con un flujo de trabajo estructurado y rastreable. La empresa ha confiado en Keycafe durante seis años, integrándolo en sus operaciones diarias.
Con Keycafe, los empleados ya no necesitan depender de la comunicación manual para localizar llaves o determinar quién tiene acceso. El sistema proporciona una visión clara de la actividad de las llaves, permitiendo al equipo identificar rápidamente quién accedió a una llave y cuándo.
Esta visibilidad ha adquirido un valor especial para la gestión de flotas, donde E-Demonstrations puede rastrear fácilmente el uso de las llaves de los vehículos y revisar el historial de acceso siempre que sea necesario.
Implementación
- Centralized Key Management — Vehicle keys and other important access items are organized in one secure location, making them easier for employees to access and return.
- Simple User Management — Employees, volunteers, and other authorized users can be added to the system and receive access based on their needs.
- Digital Access Records — Each key pickup and return is automatically logged, creating a reliable history of key usage.
- Flexible Applications — Beyond vehicle management, E-Demonstrations uses Keycafe for event spaces, meeting rooms, volunteer access, and other operational workflows.
“El sistema es en realidad un flujo de trabajo en sí mismo. Registramos a todos los que necesitan acceso al sistema, y ese proceso es bastante fluido y autoexplicativo.”
Resultados
La claridad sobre los permisos de acceso y la capacidad de rastrear quién ha usado qué llaves le ha ahorrado a E-Demonstrations mucho tiempo y frustración. “Anteriormente, teníamos que contactar a varios empleados para averiguar quién no había devuelto una llave”, dice Engelen. “Ahora, cuando una llave no ha sido devuelta, podemos averiguar fácilmente quién la pidió prestada por última vez”.
Engelen también elogia la simplicidad del sistema y añade que menos llaves perdidas significan que la empresa está ahorrando dinero, al no tener que mandar a hacer llaves nuevas. Con las llaves organizadas y contabilizadas, E-Demonstrations tiene más facilidad para mantenerse receptivo a las necesidades de sus clientes.
El Resultado
- Rendición de cuentas de llaves mejorada — Las demostraciones electrónicas permiten identificar rápidamente quién accedió a una llave y cuándo.
- Operaciones Más Eficientes — Los equipos dedican menos tiempo a gestionar las entregas de llaves y a buscar llaves extraviadas.
- Mejor Control de Acceso — Empleados, voluntarios y socios pueden acceder a las llaves aprobadas, manteniendo la seguridad y la supervisión.
Personalice su solución ahora
Configure y adquiera su sistema de gestión inteligente de llaves en minutos. Nuestros especialistas en integración trabajarán con usted para configurar su solución y garantizar su éxito. Si Keycafe no es la solución adecuada para su negocio, ¡podrá devolverlo para obtener un reembolso completo durante hasta 45 días!
También podría interesarte
Aparcamiento en Aeropuerto Simplificado: La Solución de Entrega de Llaves de Smile Parking
Leer el caso de estudio
Sin Llaves Perdidas: Dynamic SLR Utiliza Keycafe para Mantener su Flota en Funcionamiento
Leer el caso de estudio