Cómo Laurenty Mejoró el Control de Llaves de la Flota y las Instalaciones con Keycafe

Antes de implementar Keycafe, Laurenty ya utilizaba otro sistema de gestión de llaves. Según Julie Andry, Gerente de Cuentas, el sistema proporcionaba un nivel básico de organización, pero se quedaba corto en cuanto a usabilidad y fiabilidad: «Utilizábamos un sistema llamado Traka. Sin embargo, era mucho menos intuitivo y bastante más difícil de usar, especialmente para los trabajadores de la empresa. En general, se sentía bastante obsoleto». El proceso de acceso se basaba en códigos que no siempre funcionaban de forma fiable, lo que generaba frustración y ralentizaba la recuperación de las llaves. Además, el sistema no proporcionaba el nivel de control que Laurenty necesitaba, ya que los usuarios podían acceder a todas las llaves disponibles en lugar de solo a las que les habían sido asignadas. Con una flota de aproximadamente 20 vehículos de empresa, Laurenty necesitaba una solución que proporcionara una mejor trazabilidad y rendición de cuentas. La empresa necesitaba saber qué empleado había tomado la llave de cada vehículo cada día y asegurarse de que las llaves se gestionaran de forma segura durante las operaciones diarias.

Laurenty implementó el sistema de gestión de llaves SmartBox de Keycafe para centralizar y asegurar el acceso a las llaves de sus vehículos e instalaciones. Cada día, el equipo de limpieza utiliza el SmartBox para recoger las llaves que les han sido asignadas antes de comenzar sus tareas y devolverlas una vez que su trabajo ha terminado. El sistema se ha convertido en una parte esencial del flujo de trabajo diario de Laurenty. A través de la plataforma de Keycafe, Laurenty puede monitorear fácilmente los movimientos de las llaves y el historial de acceso, asegurando una visibilidad completa sobre quién tomó cada llave y cuándo.

La adopción de Keycafe aportó mejoras inmediatas a las operaciones diarias de Laurenty, particularmente en términos de eficiencia, visibilidad y rendición de cuentas. Los trabajadores ahora pueden recoger y devolver rápidamente sus llaves asignadas cada día a través de un proceso simple y fiable, reduciendo los retrasos y agilizando los intercambios de llaves. Al mismo tiempo, los gerentes se benefician de una trazabilidad completa, con la capacidad de ver quién accedió a cada llave y cuándo. Esta mayor visibilidad ha fortalecido la rendición de cuentas entre los equipos y ha mejorado el control sobre el acceso a vehículos e instalaciones. Más allá de las llaves de vehículos, Laurenty también utiliza Keycafe para gestionar llaves de ubicaciones y equipos seguros, lo que la convierte en una solución versátil para diferentes necesidades operativas. Con un sistema intuitivo que es fácil de usar y expandir, Keycafe ha ayudado a Laurenty a reemplazar un proceso obsoleto con un enfoque más eficiente, seguro y escalable para la gestión de llaves.