El Departamento de Policía de Aransas Pass monitorea las llaves de los vehículos de patrulla mediante Keycafe

Con poco menos de 10,000 residentes, Aransas Pass, Texas es una ciudad pequeña, pero eso no significa que su departamento de policía no esté ocupado. Treinta y dos agentes, nueve oficiales de telecomunicaciones, dos oficiales de control de animales, dos miembros del personal administrativo y un puñado de voluntarios combaten el crimen, proporcionan oficiales de recursos escolares, mantienen a la comunidad informada sobre nuevas ordenanzas, son responsables de los servicios de animales y ofrecen clases de defensa personal para civiles.

Con las manos llenas manteniendo segura a la comunidad, los empleados del Departamento de Policía de Aransas Pass no necesitan perder el tiempo buscando llaves. No solo se extraviaban las llaves, sino que también se perdían las tarjetas de crédito del departamento, lo que generaba frustración y pérdida de tiempo. Se utilizaba un registro de salida en papel, pero la mayoría de las veces simplemente se ignoraba. Además, todas las llaves y tarjetas de crédito estaban disponibles para todo el personal, lo que convertía los permisos y la organización en una pesadilla.

El Keycafe SmartBox resultó ser la solución perfecta.

«Las llaves de nuestros vehículos de patrulla se guardan en la caja», dice David Offalter, Gerente de TI de la Policía. «Cuando los oficiales comienzan su turno, encontrarán la llave de su unidad dentro de la aplicación móvil de Keycafe y la retirarán de la caja. Al final de su turno, la devuelven usando la pantalla táctil de la caja.» Dado que cada oficial es identificado por su cuenta de Keycafe al iniciar sesión en la aplicación móvil, el registro digital no puede ser ignorado como ocurría con el registro en papel.

La oficina también tenía dificultades para mantener seguras las tarjetas de crédito del departamento, al mismo tiempo que las ponía a disposición de los empleados autorizados cuando era necesario. Las SmartBox, con su estilo de casilleros, permiten el almacenamiento de objetos pequeños además de las llaves, por lo que usarlas para las tarjetas de crédito tenía perfecto sentido. Ahora, todas las llaves del departamento están etiquetadas con un Keycafe fob, y se crea un registro cada vez que se recoge o se devuelve una llave o tarjeta de crédito del casillero. Además, las llaves y tarjetas de crédito ahora pueden restringirse a los empleados que están autorizados para usarlas, eliminando el riesgo de uso no autorizado.

«Keycafe fue la única solución que encontramos que ofrecía la solución de cajas tipo casillero», afirma Offalter. «[Está] diseñada para ser flexible a las necesidades del cliente.»

Los oficiales y otros miembros de la fuerza ya no tienen que buscar frenéticamente cuando se extravían las tarjetas de crédito o las llaves de los vehículos del departamento. Antes de usar Keycafe, el departamento tenía que enviar un correo electrónico masivo y esperar a que los empleados respondieran. Gracias a los registros generados automáticamente por el sistema Keycafe, siempre saben quién retiró una llave por última vez. Según el Jefe de Policía Eric Blanchard, el "nivel de frustración del departamento relacionado con estos problemas está en su punto más bajo de la historia".

"A todo el mundo le encanta el sistema", dice Offalter. "Nos ha ahorrado mucho tiempo buscando llaves. Ahora, si falta una llave, sabemos exactamente a dónde ir para encontrarla."