Cómo SEGAM aseguró operaciones de ambulancia 24/7 con trazabilidad completa de llaves

Antes de implementar Keycafe, SEGAM no contaba con un sistema estructurado de gestión de llaves. Cada una de sus siete entidades separadas utilizaba buzones con cerradura de combinación para guardar las llaves de sus respectivas ambulancias. “El problema era que teníamos enormes problemas de trazabilidad”, afirma Quentin Roos, Director de Operaciones.

Los equipos de ambulancias que terminaban los turnos de tarde o las operaciones nocturnas a veces olvidaban devolver las llaves o las colocaban en el buzón equivocado. A las 5:30 de la mañana, cuando los equipos de la mañana llegaban para iniciar los transportes de diálisis y radioterapia, las llaves a menudo faltaban o estaban extraviadas. Esto provocaba retrasos, confusión y estrés operativo en el momento más crítico del día.

No existía una trazabilidad real. La dirección no disponía de un método fiable para saber quién había tomado o devuelto una llave. Se perdía tiempo buscando, llamando al personal o intentando localizar vehículos. SEGAM necesitaba una solución segura, trazable y fiable, capaz de apoyar operaciones continuas.

Para centralizar y asegurar la gestión de flotas, el grupo implementó sistemas Keycafe SmartBox en sus siete entidades de ambulancias. Al inicio de un turno, los paramédicos introducen un código de acceso personal único en la SmartBox y seleccionan la llave de su vehículo asignado en la pantalla táctil. El compartimento con la llave se abre automáticamente y la transacción se registra al instante.

El equipo de operaciones gestiona la flota de forma remota a través de la aplicación móvil, lo que les permite supervisar las ambulancias de turnos diurnos y nocturnos. En caso de un problema, los gerentes pueden usar la aplicación para desbloquear compartimentos al instante o revisar el historial de acceso de turnos anteriores, asegurando que ningún vehículo quede inactivo debido a una llave extraviada u olvidada.

Para garantizar la disponibilidad 24/7 para transportes médicos de emergencia, el sistema incluye una batería de respaldo que mantiene la funcionalidad durante cortes de energía. Esta fiabilidad del hardware está respaldada por el equipo de soporte técnico receptivo de Keycafe, que brinda asistencia inmediata para resolver cualquier riesgo operativo.

La transición a un sistema automatizado aportó estabilidad operativa inmediata a los servicios de ambulancia 24/7 de SEGAM. Las llaves perdidas ya no son un problema. Los retrasos matutinos causados por llaves extraviadas han sido eliminados. Las ambulancias parten a tiempo, asegurando que los pacientes reciban sus tratamientos programados sin interrupciones.

La organización también obtuvo un claro retorno de la inversión. Anteriormente, SEGAM tenía que adquirir regularmente llaves de repuesto cuando se perdían. Más importante aún, cuando una ambulancia no podía salir del estacionamiento, los equipos permanecían inactivos durante más de 30 minutos, lo que resultaba en una pérdida de ingresos.

Hoy en día, las operaciones se desarrollan sin problemas, con visibilidad y control completos. La dirección puede identificar y contactar rápidamente al empleado responsable si falta una llave, evitando que los pequeños problemas escalen.