Automatizando los registros de huéspedes y los flujos de trabajo de ama de llaves para un hotel de lujo del siglo XVIII

Domaine Sur Les Sarts es un hotel de lujo, spa y centro de seminarios ubicado en Bélgica. Situado en una granja-castillo del siglo XVIII reconvertida que fue completamente remodelada hace una década, la propiedad de primera categoría ofrece alojamientos de lujo junto con espacios para eventos. Históricamente, la propiedad gestionaba sus llaves físicas a través de un modelo de recepción tradicional, lo que exigía un amplio horario de atención con gran cobertura para que el personal de recepción entregara físicamente las llaves a cada huésped que llegaba.

Esta configuración operativa manual generaba una fricción considerable durante los horarios de llegada no estándar. Los registros de entrada nocturnos y las llegadas tempranas de huéspedes provocaban con frecuencia tensiones en la programación y desafíos logísticos para la propiedad. Debido a que un recepcionista debía estar físicamente presente en el mostrador para distribuir las llaves, los cambios inesperados en los horarios de llegada de los huéspedes obligaban al hotel a mantener un horario de recepción inflexible e intensivo en mano de obra.

Para resolver estos cuellos de botella operativos, Domaine Sur Les Sarts integró el sistema automatizado de gestión de llaves de Keycafe en su propiedad. Bajo el flujo de trabajo modernizado, el hotel se pone en contacto con los huéspedes varios días antes de su llegada para proporcionarles los detalles de llegada estándar e instrucciones precisas y paso a paso sobre cómo usar el sistema Keycafe.

Cuando los huéspedes llegan al lugar, ya no necesitan esperar en la recepción. En su lugar, completan un check-in de autoservicio en el casillero inteligente Keycafe, recuperando la llave de su habitación en menos de dos minutos antes de dirigirse directamente a su alojamiento. A pesar de la reticencia inicial de algunos miembros del personal durante las primeras fases de implementación, todo el equipo se adaptó rápidamente al sistema, integrándolo en las operaciones diarias para monitorear el acceso a la propiedad en tiempo real.

Desde que adoptó Keycafe, Domaine Sur Les Sarts ha eliminado el error humano en sus flujos de trabajo de check-in, tanto de autoservicio como tradicionales. La automatización del intercambio de llaves ha permitido a la propiedad reducir el horario de su recepción, optimizando significativamente los costos laborales y mejorando la flexibilidad operativa general.

Además, el sistema proporciona visibilidad en tiempo real de las llegadas y salidas de los huéspedes, lo que ha agilizado directamente la gestión interna de la propiedad. El departamento de limpieza confía en estas actualizaciones de estado instantáneas para coordinar la rotación de habitaciones de forma fluida, asegurando un flujo de trabajo altamente ágil y sin fricciones en toda la propiedad.