Adiós a las llaves perdidas: Caso de éxito de organización de flotas en una empresa de alquiler de equipos de construcción

En todas sus operaciones, Wiame Fils gestiona y alquila equipos de construcción, camiones pequeños, vehículos pesados y otros activos de su flota. Empleados y conductores requieren regularmente recoger y devolver las llaves de los vehículos para alquileres, reparaciones, préstamos y asignaciones diarias.

Antes de implementar Keycafe, la empresa carecía de un proceso uniforme para organizar los intercambios de llaves. Frecuentemente, las llaves se dejaban en lugares diversos, impidiendo saber quién las había tomado o si habían sido devueltas.

La solución existente era una pequeña caja de llaves interna con candado y una libreta de papel. Aunque se esperaba que el empleado a cargo registrara manualmente la asignación de cada vehículo, esta actualización a menudo se omitía si el asistente de flota estaba ausente.

En consecuencia, al regresar el asistente de flota, no existía un registro fiable sobre la ubicación o el responsable de cada llave. Esto resultaba en búsquedas constantes, pérdida de llaves e incertidumbre al necesitar acceso a un vehículo.

Wiame Fils requería un proceso más claro y fiable para mantener las llaves organizadas y obtener un historial preciso de cada recogida y devolución.

Wiame Fils implementó Keycafe para centralizar y hacer trazable la gestión de las llaves de sus vehículos. La empresa utiliza el sistema a diario para la entrega de llaves de vehículos en reparación, préstamo o devolución. Asimismo, el sistema apoya las operaciones de transporte de carga pesada de la empresa. Los camiones parten cada tarde y regresan a la mañana siguiente. Al finalizar cada ruta, los conductores deben devolver sus llaves al Keycafe SmartBox. Si un conductor se ausenta al día siguiente, la llave permanece disponible de forma segura para que otro empleado autorizado pueda utilizar el vehículo. Las recogidas y devoluciones de llaves se registran automáticamente, eliminando la dependencia de notas manuscritas. El equipo de flota puede consultar el sistema para saber quién tiene una llave específica y cuándo fue recogida o devuelta. Para facilitar la adopción por parte del personal, cada conductor recibe una breve formación interna sobre el uso de Keycafe. Este proceso sencillo se integró rápidamente en el flujo de trabajo diario de la empresa y fue muy bien recibido por los empleados.

Desde la instalación de Keycafe, Wiame Fils ha estandarizado la gestión de llaves en todas sus operaciones diarias de flota. Se acabaron las llaves extraviadas y la dependencia de registros manuales incompletos para localizarlas.

El seguimiento automático de la actividad ofrece a la empresa una visión precisa de su inventario de llaves. Cuando se requiere un vehículo, el equipo de flota puede identificar al instante a su usuario actual y verificar la hora de recogida o devolución de la llave.

Esta visibilidad ha puesto fin a las pérdidas de llaves que la empresa experimentaba anteriormente. Además, ha simplificado la reasignación de vehículos ante cambios de horario o la ausencia de un conductor, asegurando la disponibilidad de la flota en turnos consecutivos.

Los empleados han adoptado con facilidad el proceso estandarizado. Los conductores saben dónde devolver las llaves, y los compañeros pueden recoger las llaves de los vehículos disponibles sin buscarlas ni contactar a varios miembros del equipo.

Para Nathalie Hecht, Asistente de Flota, Keycafe ha disipado gran parte de la incertidumbre en la administración de la flota. Gracias a un registro organizado y fiable de cada KeyExchange, gestiona la flota con menos estrés y mayor confianza.