Cómo Transports PECH Automatizó la Gestión de Flotas de Vehículos Pesados y Aplicó la Disciplina Operativa

Antes de implementar Keycafe, Transports PECH dependía de un sistema tradicional de tablero de llaves con ganchos, seguimiento manual y un proceso de registro de conductores. Si bien inicialmente era funcional, este sistema se volvió cada vez más difícil de mantener y gestionar con el tiempo, especialmente a medida que aumentaba el número de vehículos y conductores.

Uno de los principales desafíos era asegurar que los conductores respetaran sus asignaciones de vehículos. En la práctica, los conductores —ya fuera intencionalmente o no— no siempre seguían las reglas de asignación, lo que generaba inconsistencias e ineficiencias operativas.

Además, la gestión de conductores temporales (personal interino) planteaba un desafío logístico significativo. Estos reemplazos de última hora requerían un acceso rápido y seguro a los vehículos, lo que el sistema manual tenía dificultades para soportar sin perturbar la organización.

Otra limitación era la incapacidad de inmovilizar fácilmente los vehículos cuando se requería mantenimiento o reparaciones. No había una forma fiable de evitar el acceso a ciertas llaves de vehículos cuando estas necesitaban ser retiradas de la circulación.

Transports PECH instaló el sistema de gestión de llaves SmartBox de Keycafe para digitalizar y centralizar su flota de llaves de vehículos.

Las llaves de camiones y vehículos pesados se almacenan de forma segura en el SmartBox, cada una sujeta a un llavero único. El sistema permite a la empresa asignar derechos de acceso en función de los conductores, grupos de vehículos o necesidades operativas específicas.

Para los conductores temporales, el equipo puede generar códigos de acceso de un solo uso para vehículos específicos, lo que permite una asignación rápida y segura de vehículos sin interrumpir los flujos de trabajo existentes.

Además, Keycafe permite al equipo bloquear llaves específicas al ser devueltas, asegurando que los vehículos que requieren mantenimiento no puedan ser accedidos hasta que se completen las reparaciones.

La adopción de Keycafe generó mejoras operativas inmediatas para Transports PECH, particularmente en el control de flotas, la gestión de conductores y la flexibilidad diaria.

La empresa recuperó el control total sobre la asignación de vehículos, asegurando que los conductores solo accedan a vehículos autorizados. Esto redujo el uso no autorizado y mejoró la alineación entre la planificación y las operaciones en el terreno, algo crítico para la gestión de rutas de transporte regulares. La rendición de cuentas y la disciplina de los conductores también aumentaron. Con el acceso controlado, los procesos internos se respetan mejor sin necesidad de una supervisión constante.

La gestión de conductores temporales y de última hora se volvió significativamente más eficiente. Los equipos de despacho ahora pueden generar códigos de acceso de un solo uso en segundos, lo que permite una asignación de vehículos rápida y segura sin interrupciones operativas. Los flujos de trabajo de mantenimiento también mejoraron con la capacidad de bloquear las llaves al devolverlas, asegurando que los vehículos que necesitan reparaciones no sean reasignados por error.

En general, Keycafe fortaleció el control operativo al mismo tiempo que brindó a Transports PECH la flexibilidad necesaria para gestionar un entorno de transporte dinámico.