Si vous êtes un gestionnaire immobilier chargé de la gestion des propriétés de vos clients, la gestion organisée de leurs clés est probablement une priorité absolue. Un système de gestion des clés moderne ne simplifie pas seulement l'administration, il augmente également l'efficacité globale de votre entreprise.
Ici, nous allons expliquer pourquoi toute entreprise de gestion immobilière multi-familiale doit investir dans un système de clés performant. Poursuivez votre lecture pour découvrir les bases de la gestion moderne des clés et pourquoi il est essentiel que vous fassiez le changement dès que possible.
Suivre l'inventaire des clés
Traditionnellement, les gestionnaires immobiliers utilisaient des boîtes, des casiers ou des coffres-forts pour gérer physiquement les clés. Le personnel et les locataires pouvaient y déposer les clés. Cependant, ce n'est pas sécurisé car des individus non autorisés peuvent facilement forcer les serrures et voler dans les boîtes à clés.
Les systèmes de gestion de clés connectés au cloud sont une alternative moderne. Ils vous permettent de suivre les clés des propriétés de vos clients depuis un tableau de bord en ligne. Chaque clé est associée à un identifiant unique qui est scanné lorsque la clé est retirée et déposée.
Depuis n'importe quel appareil, vous avez une vue claire du statut de chaque clé. Vous pouvez voir qui a retiré une clé en dernier et quelle est la chaîne de traçabilité pour chaque clé. Vous pouvez également organiser les clés par groupes et gérer plusieurs emplacements pour vous assurer de garder un œil sur toutes les clés de vos clients.
Un contrôle accru
Le suivi de vos clés vous offre, à vous et à vos clients, une tranquillité d'esprit. Il garantit également que vous ne perdez pas de clés et qu'elles ne tombent pas entre de mauvaises mains. C'est un excellent premier pas vers une gestion efficace des clés grâce aux informations qu'il vous fournit.
Cependant, ces informations seraient inutiles sans le contrôle qu'offre un système de gestion des clés de propriété. Vous pouvez contrôler qui a l'autorisation d'accéder aux clés depuis votre tableau de bord sur ordinateur ou mobile. Cela signifie que vous pouvez attribuer des clés à des locataires spécifiques, des invités de courte durée ou du personnel de maintenance pour leur fournir un accès exclusif aux pièces et aux zones restreintes.
Capacités d'accès ponctuel
Vous pouvez également accorder un accès limité dans le temps à certaines personnes. Certains prestataires, comme le personnel de nettoyage et les professionnels de la maintenance, n'ont besoin d'accéder au bâtiment qu'à certaines heures. Vous pouvez définir des autorisations de sorte que les clés ne soient accessibles que pendant leur créneau horaire prédéfini. Il n'y a pas lieu de s'inquiéter de l'utilisation des clés en dehors des heures de travail.
Un service entièrement connecté au cloud vous permet de contrôler votre inventaire de clés en temps réel. Vous n'avez pas à craindre d'être pris au dépourvu par une demande d'accès soudaine et urgente et de devoir vous précipiter sur place. Un contrôle complet est à portée de clic.
Cela signifie également qu'il vous est facile de fournir un accès ponctuel à un espace pour certaines personnes. Par exemple, si quelqu'un vient réparer un problème dans une propriété ou remplacer des appareils, il peut avoir besoin d'une clé pour accéder facilement à la zone. Vous pouvez créer l'accès avec peu ou pas de préavis, et le prestataire peut récupérer la clé lui-même sans avoir besoin de personnel sur place.
Une fois leur travail terminé, ils peuvent déposer la clé eux-mêmes, toujours sans que le personnel n'ait à superviser le transfert. C'est un moyen simple et efficace de savoir qui a accès à votre propriété à tout moment.
Des visites de propriété plus simples
Un bon système de gestion des clés permet également des visites de propriété autoguidées et sans contact. Cela est devenu extrêmement populaire dans un monde post-COVID. Étant donné que les visites sans contact limitent la propagation des germes et permettent aux locataires potentiels de visiter la propriété selon leur propre emploi du temps, il peut s'agir d'une excellente fonctionnalité à offrir.
Avec Keycafe, les locataires pré-qualifiés peuvent récupérer les clés eux-mêmes. En tant que gestionnaire immobilier, vous pouvez approuver l'utilisation des clés par les locataires et/ou leurs agents immobiliers visitant l'appartement. Ils peuvent ensuite visiter la propriété à leur rythme avant de rendre les clés eux-mêmes.
Les locataires potentiels peuvent voir la propriété en personne plutôt qu'en ligne. Cela augmente vos taux de satisfaction et la probabilité de trouver de bons locataires. Les gens seront plus confiants dans leurs décisions de signer un bail.
Puisque vous recevrez une alerte lorsque la clé est retournée (ou lorsqu'elle n'est pas retournée à temps), vous pouvez vous assurer que les visites de propriété se déroulent comme prévu, où que vous soyez.
Responsabilité accrue
L'organisation des clés pour les gestionnaires immobiliers est importante pour de nombreuses raisons, mais elle peut aussi être une question juridique. Lorsque vous utilisez un système de gestion des clés, vous éliminez le besoin de boîtes à clés individuelles. Dans de nombreux cas, ces boîtes ne sont pas seulement inesthétiques – elles sont également illégales dans de nombreuses municipalités.
Les systèmes de gestion des clés augmentent la responsabilité légale de votre entreprise de gestion immobilière. Les clés sont stockées, gérées et distribuées dans le respect des cadres légaux.
Ils tiennent également le personnel et les invités responsables des clés qu'ils sont autorisés à utiliser.
Le personnel et les visiteurs ne peuvent pas partir avec des clés sans conséquence. S'ils le font, vous pouvez voir qu'ils étaient le dernier utilisateur à avoir accédé à une clé. Chaque retrait et dépôt de clé est nécessairement enregistré avec l'heure et le lieu où il a eu lieu, ainsi que l'identité de l'utilisateur qui a pris la clé.
Les informations de l'utilisateur sont également clairement accessibles depuis le tableau de bord Keycafe. Cela signifie que ceux qui retirent les clés seront toujours tenus responsables de les déposer. Vous n'avez pas à vous soucier du vol ou des personnes qui les emportent accidentellement.
Investissez dans un système de gestion des clés dès aujourd'hui
Un système de gestion des clés est essentiel pour tous les gestionnaires immobiliers. Maintenant que vous connaissez les bases de ces systèmes, il est temps de commencer à rechercher les meilleures solutions pour votre entreprise de gestion immobilière.
Keycafe s'engage à gérer des parcs de clés pour votre bâtiment, vos locataires et votre personnel. Contactez nos experts pour toute question restante et obtenez un devis pour votre nouveau système de gestion des clés dès aujourd'hui.
