Comment améliorer le suivi de l'inventaire des véhicules dans votre concession

Un client appelle au sujet d'un SUV d'occasion repéré sur votre site web. Votre commercial consulte le système, confirme qu'il est en stock et planifie un essai routier pour l'après-midi même.

Le client arrive à l'heure, et c'est là que les recherches commencent. Quelqu'un pense que le SUV est parti au nettoyage, mais vingt minutes plus tard, un préparateur le retrouve sur le parking de débordement. Pendant ce temps, le client attend, assis à un bureau, de plus en plus exaspéré. Le temps passé en concession joue un rôle déterminant dans l'expérience client globale.

La plupart des directeurs de concession connaissent cette situation, car elle se reproduit chaque semaine sous une forme ou une autre. Votre système de gestion des stocks ne vaut que par l'exactitude des informations qu'il contient, et maintenir ces données à jour exige des efforts constants. Chaque véhicule doit être suivi, du jour de son arrivée jusqu'à son départ. Chaque étape – inspection, reconditionnement, préparation esthétique, photos, essais routiers et livraison – présente un risque de décalage avec le système.

Voici pourquoi le suivi des véhicules fait défaut et comment le rendre plus fiable.

Pourquoi le suivi des stocks de véhicules fait défaut

Votre logiciel de gestion de concession (DMS) sait qu'un véhicule existe. Il connaît son numéro VIN, son numéro de stock, son coût d'achat et son prix de vente. Ce qu'il ne sait pas toujours, c'est où se trouve le véhicule en temps réel ni ce qu'il est en train de subir.

Cet écart se creuse par petites touches au fil des opérations quotidiennes. Un technicien déplace une voiture pour libérer un pont, ou un préparateur transfère trois unités vers le parking arrière avant une livraison. Un véhicule termine son reconditionnement, mais personne ne met à jour son statut. Au cours d'une semaine chargée, ces déplacements non enregistrés s'accumulent jusqu'à ce que le système ne corresponde plus du tout à la réalité du parc.

Parmi les causes les plus courantes, on retrouve :

• Des déplacements de véhicules non consignés : Les véhicules transitent entre les parcs, les ateliers et les zones de stockage externes sans que le système soit mis à jour.

• Des statuts obsolètes : Une voiture est toujours indiquée « en reconditionnement » alors qu'elle est prête depuis plusieurs jours.

• Des transmissions de relais floues : La vente, l'atelier et la préparation esthétique pensent chacun que quelqu'un d'autre mettra la fiche à jour.

• Des clés empruntées sans traçabilité : Lorsque personne n'enregistre qui a pris les clés, il devient très difficile de savoir qui a utilisé le véhicule en dernier.

7 façons d'optimiser le suivi des stocks de véhicules

Un meilleur suivi ne commence pas par l'achat d'un nouveau logiciel. Il débute par des processus cohérents et appliqués par tous. Les outils sont utiles, mais seulement lorsque les habitudes de travail sont bien ancrées.

1. Faire de la réception le point de départ

Chaque véhicule doit être intégralement enregistré dès son arrivée. C'est en repoussant cette tâche à plus tard que des véhicules se retrouvent dans le système avec des informations manquantes.

Une fiche de réception complète doit inclure :

• Le numéro VIN et le numéro de stock

• Les photos à l'arrivée et les remarques sur l'état général

• Le nombre de clés et de télécommandes reçues

• L'emplacement de stationnement attribué

• Le statut initial (par exemple « en attente d'inspection »)

2. Définir des statuts de stock clairs

Indiquer qu'un véhicule est « en stock » n'apporte que peu d'informations à votre équipe. Un véhicule en stock peut tout aussi bien attendre des pièces que se trouver chez le préparateur esthétique. Des statuts clairs et partagés permettent à chacun de savoir exactement où en est chaque véhicule. Gardez cette liste courte pour que les équipes l'utilisent facilement sans hésitation.

3. Attribuer un emplacement précis à chaque véhicule

Un véhicule sans place attitrée peut se retrouver n'importe où. Un découpage par zones permet d'identifier clairement chaque secteur de votre site. Numérotez les allées et les emplacements dès que possible. Lorsqu'un véhicule est déplacé, son emplacement dans le système doit également être modifié.

4. Suivre les clés en parallèle des véhicules

La fiche d'un véhicule vous indique où il est censé se trouver, mais l'historique des clés vous révèle qui y a eu accès en dernier. Associez ces deux données et votre équipe retrouvera les véhicules bien plus rapidement.

De nombreuses concessions utilisent encore des panneaux à crochets ou des feuilles d'émargement papier pour gérer les clés. C'est pourquoi passer à un système intelligent de gestion des clés comme Keycafe est indispensable. Avant d'adopter Keycafe, Fuji Auto rangeait les clés dans des boîtes classées par marque et par ordre alphabétique. Comme le processus reposait entièrement sur un suivi manuel, les clés étaient fréquemment rangées dans la mauvaise boîte, interverties par erreur ou tout simplement perdues. Lorsqu'une clé manquait à l'appel, il était impossible de savoir qui l'avait prise ni où elle pouvait être.

Les systèmes numériques de gestion des clés résolvent ce problème en enregistrant chaque retrait et chaque restitution par utilisateur et par heure. Cette solution offre un historique d'accès complet, répertoriant chaque prise et dépôt de clé avec le nom de l'utilisateur, la date et l'horodatage précis.

5. Désigner un responsable à chaque transmission

La plupart des erreurs de suivi surviennent lorsqu'un véhicule change de mains. Définissez qui est responsable de la mise à jour à chaque étape et intégrez cette tâche dans les responsabilités du poste. La personne qui déplace le véhicule met à jour son emplacement.

Les transferts de clés nécessitent le même niveau de responsabilité. Les systèmes de gestion des clés comme Keycafe permettent à un commercial de transmettre directement une clé à un conseiller service ou à un collègue sans avoir à la remettre au casier. Ce transfert de garde est consigné numériquement, ce qui permet à votre équipe de rester sur le terrain et de se concentrer sur le client.

6. Mesurer le temps passé à chaque étape

Dès lors que les statuts sont renseignés de manière systématique, vous pouvez mesurer le temps passé par les véhicules à chaque étape. Commencez par établir votre point de référence actuel, puis identifiez les étapes où les véhicules attendent le plus longtemps.

7. Effectuer des contrôles réguliers du parc

Les contrôles internes du parc permettent de confronter les données de votre système avec ce qui se trouve physiquement sur votre site. Effectuez une rotation entre les différentes sections de votre stock en vérifiant une zone différente chaque jour ou chaque semaine. Lors de chaque contrôle, vérifiez trois éléments : le véhicule est-il à l'emplacement indiqué par le système, le statut est-il exact, et les clés sont-elles bien répertoriées ?

À quoi ressemble un meilleur suivi au quotidien

Lorsque vos registres correspondent à la réalité du parc, la différence se fait sentir dans toute la concession. Les équipes commerciales peuvent fournir aux clients des informations fiables sur la disponibilité et l'état d'un véhicule. Les équipes d'atelier et de reconditionnement bénéficient d'une visibilité claire sur leurs tâches à venir. Les directeurs identifient plus tôt les véhicules immobilisés depuis trop longtemps. Et les audits de financement deviennent de simples contrôles de routine, au lieu d'une traque de dernière minute pour retrouver des véhicules introuvables.

Repensez au client qui appelait pour le SUV d'occasion. Grâce à un suivi rigoureux, le commercial consulte le système et constate que le véhicule est prêt à être exposé, allée C, emplacement 14. L'historique des clés indique qu'elles ont été restituées le matin même après la préparation esthétique. Le SUV attend devant la concession, propre et prêt, avant même que le client n'arrive sur les lieux.

Par où commencer

Commencez par les véhicules que les clients viennent déjà voir. À la fin de chaque journée, extrayez la liste des véhicules prévus pour des essais ou des livraisons le lendemain. Assurez-vous que chaque véhicule se trouve à l'emplacement indiqué, que son statut est à jour et que les clés sont bien là où elles doivent être.

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