Si votre entreprise utilise plusieurs jeux de clés et gère des employés avec différents niveaux d'accès, un système de gestion de clés est essentiel. Mais qu'est-ce qu'un système de gestion de clés ? Et comment cela peut-il vous aider ?
Aujourd'hui, nous allons explorer les aspects plus détaillés des systèmes de gestion de clés d'entreprise et discuter de la manière dont ils peuvent vous aider à simplifier l'accès, à améliorer la responsabilisation et à réduire les risques dans vos opérations quotidiennes.
Qui a besoin d'un système de gestion de clés ?
La gestion des clés est essentielle dans toute organisation qui gère plusieurs clés ou jeux de clés utilisés par plusieurs personnes.
Plus le nombre de personnes et de clés à gérer est élevé, plus le processus devient complexe. Un système de gestion de clés garantit que seules les bonnes personnes ont accès au bon moment et vous aide à savoir qui détient les clés.
Les types d'entreprises qui utilisent ou ont besoin de gestion de clés incluent les concessions automobiles, les sociétés de gestion immobilière, les exploitants de locations à court terme (STR), les entreprises de construction, les fournisseurs de services logistiques, les gestionnaires d'installations, les hôtels, les agences de location de voitures, les flottes de véhicules gouvernementales, les universités, et des dizaines d'autres secteurs d'activité et cas d'utilisation.
À quoi sert un système de gestion de clés ?
Un système de gestion de clés facilite la récupération et le dépôt des clés à un endroit précis sans supervision du personnel, tout en assurant un niveau élevé de responsabilisation.
Un système de gestion de clés garde les clés dans un emplacement central et accessible et vous permet d'attribuer des autorisations afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent récupérer les clés. Une application logicielle basée sur le cloud contrôle l'accès, vous fournissant l'historique d'accès pour chaque clé et chaque utilisateur en temps réel, simplifiant et automatisant la gestion des clés même sur plusieurs sites et propriétés.
Les managers peuvent définir des autorisations à distance en fonction des cartes d'accès, des codes PIN uniques, des plages horaires et d'autres paramètres pour garantir que seules certaines personnes peuvent accéder aux clés et que les clés des actifs critiques sont toujours disponibles en coordination avec les opérations de l'entreprise. Selon le niveau des besoins de votre organisation, les systèmes de gestion de clés peuvent être intégrés à l'infrastructure informatique et aux flux de travail de l'entreprise.
Avantages d'un système de gestion de clés
Un système de gestion de clés automatise et rationalise ce qui serait généralement un processus compliqué, inefficace et chronophage en entreprise. Voici quelques-uns des avantages :
Réduire les coûts de remplacement des clés perdues. Vous saurez toujours qui a récupéré les clés, facilitant leur repérage en cas de besoin.
Plus de recherche de clés, car elles sont conservées dans leur propre compartiment unique jusqu'à leur récupération par le personnel désigné.
Attribuer des autorisations complexes pour des groupes, des départements, etc., garantissant que seules les personnes autorisées ont accès aux clés. Les autorisations peuvent être révoquées ou modifiées à tout moment.
Tout contrôler depuis le cloud en temps réel. Les systèmes de gestion de clés permettent la gestion à distance, garantissant un processus simple et fiable. Les parties prenantes peuvent consulter leur inventaire de clés et leur statut à partir d'une source unique de vérité.
Gagnez du temps et de l'argent, éliminez les erreurs. La gestion de clés à distance et automatisée élimine le besoin de personnel 24h/24 pour faciliter ou enregistrer les échanges de clés.
Types de systèmes de gestion de clés
Les systèmes de gestion de clés sont utilisés depuis des décennies sous une forme ou une autre. Voici les types les plus courants de systèmes de gestion de clés manuels et basés sur la technologie :
Tableau perforé (Pegboard). Toutes les clés sont visibles et accrochées à un tableau perforé qui peut être ouvert ou fermé. Vous verrez cette méthode utilisée dans certains parkings, ateliers de réparation automobile, cabanes, installations de stockage, et plus encore.
Armoires. Les clés sont conservées dans des armoires, un peu comme la méthode du tableau perforé mais généralement fermées et verrouillées.
Type casier. Chaque clé est verrouillée dans un compartiment individuel, de sorte que seule la clé à laquelle on accède est visible. Il n'y a aucune confusion quant à la clé à prendre, et c'est plus esthétique pour les applications destinées aux clients utilisant cette méthode.
Non basé sur le cloud. Boîtes de gestion de clés programmables, généralement accessibles avec un code ou une clé physique. Bien que certaines données puissent être signalées à un logiciel sur site non connecté, elles ne peuvent pas être gérées à distance et nécessitent toujours une intervention directe de l'opérateur.
La gestion de clés basée sur le cloud Keycafe est un système SmartBox connecté à Internet qui permet la gestion à distance, l'automatisation et l'accès basé sur les autorisations.
Comment choisir le meilleur système de gestion de clés pour votre entreprise
Le bon système de gestion de clés peut vous aider à réduire les coûts, à automatiser et à simplifier les processus, et à gagner en efficacité, ce qui ajoute de la valeur pour l'utilisateur final — et pour les résultats nets. Lors du choix du système de gestion de clés qui vous convient, tenez compte de vos besoins et priorités, de qui utilisera le système et de la facilité de gestion du flux de travail.
Voici quelques éléments à prendre en compte :
Comment le système est-il contrôlé ? Nécessite-t-il une saisie manuelle au point d'utilisation, obligeant le personnel à se rendre physiquement sur le site du casier, ou peut-il être géré en ligne depuis n'importe où ?
Quels types de niveaux d'autorisation offre-t-il ? Certains systèmes ont de simples codes PIN basés sur la clé, permettant à quiconque disposant de ce code PIN d'accéder à cette clé. D'autres basent les autorisations sur l'utilisateur, permettant un contrôle d'accès précis à la minute près pour n'importe quelle clé individuelle par n'importe quel utilisateur.
Convivialité. Plus il y a d'utilisateurs qui doivent accéder au système, plus il doit être simple. Assurez-vous que le processus est suffisamment simple pour que n'importe qui puisse l'utiliser.
Support client. Quelles sont vos options de service client et de support ? En cas de problème, vous devez pouvoir joindre une personne en direct 24h/24 et 7j/7.
Comment accédez-vous aux clés ? Certains systèmes offrent plusieurs options d'accès via badge utilisateur, fob, code PIN, application mobile et authentification à deux facteurs (2FA), tandis que d'autres systèmes utilisent des codes PIN universels pour toutes les clés.
Options de personnalisation. Deux entreprises ne fonctionnent jamais exactement de la même manière. Assurez-vous que le système de gestion de clés que vous choisissez simplifie ou s'intègre facilement à votre flux de travail actuel. Il est bon d'obtenir une consultation pour comprendre exactement comment vous devez gérer les clés, afin de vous assurer d'obtenir un système qui vous apportera le retour sur investissement le plus rapide.
Combien de clés votre entreprise utilise-t-elle ? Un système de gestion de clés modulaire offre une plus grande capacité et est plus facile à faire évoluer à mesure que vous grandissez.
Quels types de clés devez-vous stocker ? Par exemple, utilisez-vous des cartes-clés ? Des télécommandes de voiture ? De grands trousseaux de clés ? Certains systèmes sont mieux adaptés pour stocker des jeux de clés plus importants tout en restant propres et bien rangés.
Vos besoins en matière de gestion de clés sont-ils uniquement destinés au personnel interne ou sont-ils destinés aux clients ? Certains systèmes de gestion de clés sont plus faciles à comprendre et à utiliser pour les utilisateurs occasionnels, les clients et le public.
Considérations de coût. Certains systèmes de gestion de clés entraînent un coût initial élevé, tandis que d'autres ont des coûts de démarrage plus faibles et des frais d'abonnement continus.
L'esthétique est-elle un problème ? Si vous installez le système de gestion de clés à l'extérieur ou pour l'utilisation par les clients, l'apparence du boîtier correspond-elle à votre marque ? Son apparence peut-elle être personnalisée ou de marque ?
Options d'intégration. Le système de gestion de clés peut-il s'intégrer à votre pile logicielle existante pour automatiser les flux de travail ?
Nous espérons que vous avez obtenu des éclaircissements sur les avantages des systèmes de gestion de clés pilotés par logiciel et sur la manière dont ils peuvent aider votre entreprise.
Keycafe offre une gestion complète des clés à distance via une application mobile ou de bureau très conviviale. Keycafe propose une gamme complète de types d'autorisations, des simples codes de clé attribués à une clé aux codes utilisateur qui limitent l'accès par temps ou par nombre de clés. Keycafe offre également la possibilité d'utiliser l'authentification à deux facteurs pour une tranquillité d'esprit accrue. Le système de casiers à clés Keycafe, appelé « SmartBox », garantit que chaque jeu de clés est dissimulé et empêche tout accès non autorisé.
Une consultation avec un représentant de compte Keycafe vous fournira la connaissance du flux de travail le mieux adapté à votre organisation afin que vous puissiez tirer le meilleur parti du système. Contactez-nous dès aujourd'hui, et entamons la conversation.
