Maternelle Sumire Améliore la responsabilisation en intégrant les notifications Keycafe dans Slack.

Operated by Social Welfare Corporation Nagatanagasaki, Kindergarten Sumire is a preschool and after-school program focused on emotional development for children aged 0-5. The company prides itself as the second home for young children, providing lessons on English speaking/hearing, nutrition through cooking lessons, Eisar lessons (traditional dance from the Okinawa islands), and art curriculums. Kindergarten Sumire places working parents first, always striving to benefit the parents while providing educational services to the children.

At the kindergarten, the operational focus is on improving efficiency and security through information and communications technology. To achieve this, each staff member is provided with an iPad to perform various tasks. Keycafe was initially introduced to facilitate key exchanges among early shift/late shift teachers, and to implement accountability for the usage of keys for sensitive areas and vehicles.

Keys for entrance doors, security locks, vehicles, and a warehouse are all stored in Kindergarten Sumire’s SmartBox. All staff are registered with their own Keycafe account, and access to groups of keys are set according to staff seniority and responsibilities. For example, only drivers and other staff that periodically need to drive have permission for vehicle keys, preventing unauthorized access to school buses and other vehicles. In the same way, keys to sensitive areas of the campus are only accessible to authorized staff with the required clearance.

Staff use the Keycafe app on their iPads to initiate key pickups and dropoffs at the SmartBox, and to check on any key’s live status. This allows them to see whether a key is available or in use before attempting to pick up a key. Keycafe also provides logs showing who last used a key and at what time, so misplaced keys can always be tracked down.

Prior to implementing Keycafe, Kindergarten Sumire centralized notifications from various softwares into Slack, so naturally they used Keycafe’s simple API to integrate key management notifications the same way. This enabled the whole team to always have the latest information on any key’s location or status.

Depuis la mise en œuvre de Keycafe, le Jardin d'enfants Sumire a constaté des améliorations significatives dans l'efficacité de la gestion des clés. Grâce au SmartBox Keycafe et à l'application sur leurs iPads, les membres du personnel peuvent accéder rapidement aux clés dont ils ont besoin, éliminant ainsi le temps perdu à chercher des clés égarées. Le système de gestion transparent, avec un suivi en temps réel et des journaux d'utilisateurs, a créé une culture de responsabilisation parmi les membres du personnel, ce qui a entraîné une réduction du nombre de clés perdues ou égarées et une augmentation de l'efficacité opérationnelle globale. L'accès aux zones sensibles de l'école et aux véhicules est désormais strictement limité au personnel autorisé, réduisant ainsi les risques liés à une utilisation non autorisée.

L'intégration de l'API de Keycafe avec la plateforme de communication Slack de l'école a facilité une coordination fluide au sein de l'équipe. Tout mouvement de clés est instantanément communiqué à toute l'équipe, renforçant ainsi la responsabilisation de chaque membre. Ce système permet également une réponse rapide en cas d'urgence ou d'activité de clé inhabituelle, ce qui contribue à la sécurité globale et au fonctionnement efficace du jardin d'enfants. Avec Keycafe, le Jardin d'enfants Sumire a atteint son objectif de tirer parti de la technologie pour renforcer à la fois l'efficacité et la sécurité de ses opérations, offrant ainsi plus de réassurance au personnel et aux parents.

« En plus des retraits et dépôts quotidiens de clés, la création et la révocation des accès aux clés, lors du départ ou de l'arrivée de personnel, sont devenues beaucoup plus fluides. Ce fut un bonus inattendu », a déclaré M. Momoo, Directeur général du jardin d'enfants.