Nel settore dei taxi, un veicolo fermo al deposito è un veicolo che perde denaro. Quando le flotte sono operative 24 ore su 24, i cambi di turno devono essere rapidi e organizzati. Ogni minuto trascorso da un autista in attesa delle chiavi di un veicolo è un minuto perso sulla strada, e ogni scambio di chiavi non registrato diventa un grattacapo amministrativo.
Da oltre 30 anni, C&H Taxi rappresenta un punto di riferimento affidabile per i trasporti a Charleston, nel West Virginia. Oggi, quest'azienda locale gestisce la propria flotta con un sistema di 38 chiavi di veicoli. Poiché C&H noleggia i propri mezzi a collaboratori indipendenti a tariffa oraria, sapere con precisione chi dispone di quale auto e per quanto tempo costituisce la base del proprio modello di business.
Per il CEO Jeb Corey, trovare un modo per monitorare l'accesso ai veicoli senza rallentare gli autisti o impegnare gli operatori dello smistamento era essenziale per la redditività dell'azienda.
Il problema: i costi nascosti del tracciamento su carta
Prima di Keycafe, C&H Taxi si affidava a un sistema di consegna manuale. Un membro del personale allo sportello di smistamento consegnava le chiavi del veicolo all'autista e registrava l'orario di ritiro su un registro cartaceo.
In un ufficio tranquillo, questo approccio potrebbe funzionare. In una centrale operativa frenetica, tuttavia, era facile che le informazioni andassero perse.
"A volte facevano un lavoro fantastico nel registrare questi dati", spiega Jeb. "Ma quando parli con gli autisti, rispondi al telefono e fornisci informazioni contemporaneamente, capita che quei dati non siano così precisi, o che vengano semplicemente dimenticati o non annotati."
Questa mancanza di dati creava due enormi problemi. In primo luogo, se un cambio di turno avveniva nel cuore della notte quando lo sportello non era presidiato, scambiarsi le chiavi tra autisti era logisticamente complicato. In secondo luogo, e soprattutto, registri imprecisi minacciavano direttamente le entrate dell'azienda. Poiché agli autisti viene fatturato il noleggio in base al tempo di possesso del veicolo, la mancanza dell'orario di riconsegna costringeva la direzione di C&H Taxi a visionare manualmente le registrazioni delle telecamere di sicurezza solo per capire quanto addebitare all'autista.
La soluzione: accesso self-service e controllo remoto della flotta
Jeb ha svolto ricerche approfondite prima di selezionare Keycafe, scegliendo alla fine il sistema per la sua facilità d'uso, la flessibilità e il valore complessivo.
C&H Taxi utilizza ora Keycafe per automatizzare completamente la consegna dei veicoli. La direzione programma il sistema in anticipo, consentendo agli autisti di accedere solo ai veicoli specifici che sono autorizzati a noleggiare. Da quel momento, il flusso di lavoro quotidiano procede in totale autonomia:
Ritiri self-service: gli autisti si avvicinano alla SmartBox Keycafe, inseriscono le loro credenziali univoche e ritirano la chiave senza dover parlare con un operatore.
Riconsegna chiavi rapida e sicura: ogni chiave è dotata di un tag NFC. Al termine del turno, gli autisti scansionano semplicemente la chiave, uno scomparto si apre automaticamente e la inseriscono all'interno in tutta sicurezza.
Accesso remoto ai veicoli: anche quando l'ufficio locale è vuoto, gli operatori da remoto possono utilizzare la dashboard di Keycafe per concedere istantaneamente agli autisti l'accesso a un altro veicolo.
Oltre la flotta: protezione delle carte carburante e delle chiavi aziendali
Dopo aver constatato l'efficacia del sistema nella gestione dei veicoli, C&H Taxi ne ha esteso l'utilizzo per proteggere altri beni aziendali.
Oggi, il sistema Keycafe dell'azienda custodisce chiavi di cancelli, porte degli edifici e carte carburante aziendali. Quando un autista deve fare rifornimento, ritira una carta carburante esattamente come una chiave dell'auto. La direzione ottiene una registrazione automatica con marcatura temporale che indica esattamente chi ha preso la carta e quando viene riconsegnata, garantendo la massima trasparenza e tracciabilità sulle spese di carburante.
Riduzione delle contestazioni sulle fatture e del lavoro amministrativo
Per C&H Taxi, monitorare le chiavi non significa solo sapere dove si trovano. Aiuta l'azienda a tracciare con precisione l'utilizzo dei veicoli, fatturare il tempo effettivo di utilizzo e ridurre il carico di lavoro amministrativo.
Grazie alle registrazioni orarie digitali di Keycafe, l'azienda dispone di un resoconto chiaro su quando le chiavi vengono restituite. Se un autista restituisce una chiave con un'ora di ritardo, il sistema fornisce una registrazione precisa dell'operazione.
"Vogliamo che queste informazioni siano precise. Quindi, se qualcuno riconsegna una chiave più tardi del previsto, ora abbiamo quel dato e possiamo assicurarci di addebitare l'importo corretto per quel tempo", osserva Jeb. "Senza la piattaforma, dovremmo ricorrere agli impianti di videosorveglianza e provare a guardare i filmati delle telecamere. Questo richiede molto tempo, energia e fatica, il che in qualsiasi azienda rappresenta un costo."
Semplificando la tracciabilità delle chiavi e registrando automaticamente gli orari di riconsegna, Keycafe aiuta C&H Taxi a ridurre il lavoro manuale, fatturare con precisione l'utilizzo dei veicoli e mantenere la flotta sempre attiva 24 ore su 24.
Punti chiave per le operazioni h24 e le flotte di trasporto:
Automatizza la tua fatturazione basata sul tempo. Se le tue entrate dipendono dalla conoscenza precisa di quanto a lungo viene utilizzato un bene, le registrazioni orarie digitali sono molto più affidabili rispetto al personale di smistamento.
Abilita le consegne non presidiate. La SmartBox Keycafe consente alla tua azienda di continuare a operare durante i turni notturni o nei fine settimana, senza dover pagare personale dedicato per gestire uno sportello chiavi.
Centralizza l'accesso a livello globale. I sistemi basati su cloud consentono al tuo team di gestione o ai call center remoti di risolvere istantaneamente i problemi di accesso da qualsiasi parte del mondo.
Proteggi le risorse ad alto rischio. Espandi il tuo sistema di gestione delle chiavi per tracciare beni fisici di valore, come carte di credito aziendali, carte carburante e chiavi di accesso a strutture protette.
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